Документационное обеспечение управления

Введение

       Успех любого предприятия зависит от множества факторов, таких как решение финансовых вопросов, организация производственного процесса, подбор персонала, стиль руководства. Но не менее важное значение имеет делопроизводство и документооборот, на котором, можно сказать и держится вся деятельность предприятия, потому что ни одна официальная организация не может существовать без документационного подкрепления.

В процессе деятельности в любой организации возникает  значительный объем разнообразных управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Будучи носителями той или иной информации, документы живут своей жизнью: они появляются, функционируют (используются), затем теряют свою значимость и либо отправляются на хранение в архив, либо уничтожаются.

Сегодня в одной  из самых консервативных сфер деятельности работе с официальными документами  осуществляется технологический прорыв: на смену бумажному делопроизводству приходит электронный документооборот.

Как бы разнообразна ни была деятельность учреждения, какую  бы фактическую работу оно ни выполняло, составление бумаг и прочее делопроизводство занимает в нем существенное место. Правильное делопроизводство должно точно фиксировать все операции учреждения. Бумага должна совершать свой круговорот с максимальной скоростью и с минимальной затратой труда и времени. Хранение бумаг должно быть проведено по такой системе, чтобы всякая справка могла быть сделана с наибольшей быстротой. Наконец, система внутренней документации должна давать возможность быстрого контроля.

Служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая  может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и в полном комплекте. В противном случае документы теряют свою значимость и не могут уже выполнять заранее предназначенную им роль, что порой очень усложняет работу того или иного предприятия. Система документационного обеспечения управления несовершенна ни на одном современном предприятии. В крупных организациях случаются сбои в делопроизводстве и документообороте, что уж говорить о малых предприятиях. Постоянно появляются какие-то новшества, которые с одной стороны может, и упрощают работу, но создают неудобства с их адаптацией. Этим обуславливается актуальность данной темы.

 

1.Документационное обеспечение управления

Залог обоснованного  и эффективного управленческого  решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения  и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.

Информация – важнейший  товар. В условиях жесткой конкуренции  выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.

Необходимой составной  частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и самоуправление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

В современных условиях значительного роста объемов  информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

1.1. Понятие  документационного обеспечения  управления и его роль

            Документационное обеспечение управленческой деятельности (управления) – сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

          Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Общеизвестно, что любое управленческое решение основывается на информации, основными критериями которой являются: своевременность, объективность, многоаспектность, достаточность по объему. Для оперативного принятия управленческого решения также важна быстрая ее обработка.

Информация закрепляется в документах на различных носителях  с применением методов, обеспечивающих эффективное использование информации внутри организации в полном объеме. Документы требуют определенной процедуры документирования, которую  совершают в процессе деятельности юридические лица независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы. Значительный массив документации составляют управленческие документы. Характер информации в них зависит от тех функций, которые реализуются с помощью этой документации. Документы могут иметь как сугубо социальное назначение, затрагивающее узкий круг лиц и отношений, так и общее назначение, распространяющееся на несколько или на все субъекты и объекты управления.

Неправильно составленный или не вовремя полученный и обработанный документ часто приводит к негативным экономическим последствиям. Чрезвычайно актуальной является и проблема обеспечения сохранности документов. Обязательное сохранение определенных видов документов предписывается законодательными актами.

Любому органу управления для исполнения своих функций  необходимы эффективная система  документационного обеспечения  управления (ДОУ) и профессионально  подготовленные специалисты в этой области.

Основные задачи ДОУ:

1. Отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;
2. Обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Работа с  документами должна иметь настолько  отработанный порядок, чтобы не отвлекать  работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

При централизованной форме все операции по обработке  документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная  форма предусматривает рассредоточение  делопроизводственных операций между  структурными подразделениями.

При смешанной  форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).

2.Правила оформления реквизитов «Адресат», «Заголовок».

 

Наименование  реквизита	Код реквизита	Требования  к оформлению	Пример	Примечания
Сведения об адресате	15	Указываются наименования адресатов: организаций или структурных  подразделений (в именительном падеже), должностных или физических лиц (в дательном падеже)	Генеральному директору ОАО «Северные регионы» В.А.Лагутину   Государственное учреждение   Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела   Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393   О.П .Образцову   ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264	При направлении  документа в несколько однородных организаций (структурных подразделений) сведения указываются обобщенно
Заголовок к  тексту	18	Включает в  себя согласованное с наименованием  документом указание на краткое содержание последнего (обычно в предложном или  родительном падеже).    В строке должно быть не более 28 символов, точка после не ставится, переносы не допускаются, между строками один интервал, от левого поля или по центру в зависимости от шаблона	ПРИКАЗ   О создании аттестационной комиссии   ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ   Ведущего  эксперта	Заголовок к  тексту документов, оформленных на листах А5, может не составляться

 

 

3. Характеристика ИСД.

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную  роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению. 
       Информационно-справочные документы, как, являются основанием для издания приказов по личному составу. 
       Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству. 
     В состав информационно-справочных документов, как правило, включают: 
Докладная записка; Служебная записка; Объяснительная записка; 
Предложение; Представление; Заявление; Протокол; Акт; Справка; Заключение; Отзыв; Перечень; Список; Переписка. 
В составе информационно-справочной документации выделяют: 
   1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней). 
   2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики). 
    3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней). 
       Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов. 
      Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. 
 
Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения.  
Докладные записки могут быть двух видов: внешняя; внутренняя. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя. 
Внешние докладные записки составляются на общем бланке. 
Текст докладной записки состоит из трех смысловых разделов: 
• в первом разделе излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания; 
• во втором - анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения; 
• в третьем - содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. 
При этом второй раздел в докладной записке может отсутствовать.  
Как правило, внутреннюю докладную записку подписывает составитель, если она представляется руководителю подразделения. Если она представляется руководителю организации, то подписывается и составителем и руководителем подразделения. Внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации. 
      Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. 
        Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному. 
Служебная записка по своему назначению близка к докладной записке, но в отличие от неё имеет внутренний, служебный характер. Она составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения. 
 
Служебные записки могут информировать руководство по следующим вопросам: материально-технического обеспечения; хозяйственного обеспечения;организационного обеспечения. 
Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги. Текст служебной записки, как правило, состоит из двух разделов:обоснования (изложения причин составления);предложения, просьбы, заявки и тому подобное.Служебную записку подписывает составитель (специалист или руководитель подразделения).Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись. 
       Объяснительная записка: 
1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 
2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному. 
По содержанию объяснительные записки разделяют на две группы: 
1) прилагающиеся к основному документу (акт, план, отчет и другие) и поясняющие содержание отдельных его понятий, разделов, положений. 
2) по поводу каких-либо происшествий, фактов, сложившихся ситуаций. 
Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов: 
• первый содержит факты, послужившие поводом к ее написанию; 
• второй – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. 
Объяснительную записку подписывает ее составитель.Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись. 
       Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения)По содержанию заявления подразделяются на две группы: 
• по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, о переводе, об увольнении по собственному желанию и так далее); 
• сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организации, отдельных должностных лиц и так далее без указания на нарушения собственных прав заявителя.В трудовых отношениях заявление выступает в качестве документа, фиксирующего инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с какими-либо действиями работодателя. ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1. ТК РФ и другие. 
В зависимости от количества заявителей заявление может быть: 
индивидуальным;коллективным (например, в статье 195 ТК РФ упоминается о заявлении от представительного органа работников). 
Заявление составляется в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном у конкретного работодателя. 
Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении может проставляться резолюция руководителя и отметка об исполнении документа. 
Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются копии документов об образовании, анкета, автобиография и другие). 
Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения («прошу принять...», «прошу проверить состояние ...»), а затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения текста свободная. 
Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное). 
Обязательными реквизитами заявления (в трудовых отношениях) являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись. 
        Справка: 
1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 
2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера. 
Выделяют справки: 
подтверждающие факты биографического или служебного характера; 
отражающие основную (производственную) деятельность организации. 
       Работники, как правило, обращаются к работодателю или в кадровую службу организации с просьбой выдать справки, подтверждающие факты биографического или служебного характера. 
Их основная цель — подтвердить наличие или отсутствие определенного факта, например: место работы; должность, профессия, специальность; 
стаж работы в определенной должности (по профессии, специальности); 
размер заработной платы; размер начисленных и фактически уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование. 
Справки с места работы могут быть затребованы заинтересованными органами государственной власти (например, суд, орган внутренних дел), органами местного самоуправления (например, орган опеки и попечительства), сторонними организациями (например, банковская организация) для подтверждения разнообразных фактов.Объем сведений, содержащихся в справке с места работы, зависит от адресата ее представления. Поэтому работодателю или кадровым работникам организации при выдаче справок следует предупредить работника, что в заявлении о выдаче справки должен быть определен состав сведений, а также указан адрес ее представления.ТК РФ наделяет правом обращаться к работодателю за указанными справками только работника. В отношении иных лиц, обращающихся с просьбами о выдаче справок, действуют правила о защите персональных данных работника, установленные главой 14 ТК РФ. 
Сведения в справку с места работы вносятся на основании данных личной карточки, приказов по личному составу, других кадровых документов. 
Как правило, справка с места работы оформляется на бланке - шаблоне (трафаретном бланке для справок) и они могут составляться на общем бланке формата А4 или А5. В подавляющем большинстве требования органов государственной власти, местного самоуправления сводятся к тому, чтобы справка с места работы составлялась на фирменном бланке организации, в этом случае объем информации об организации будет максимально индивидуализирован. 
     Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. По содержанию различают следующие виды актов: приема-сдачи (материальных ценностей, документов); 
обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда);испытаний (образцов, систем, технологий); 
выделения к уничтожению документов;о списании материальных ценностей; 
о нарушении установленных правил; ревизии, инвентаризации; 
расследования аварий, несчастных случаев;о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;об отказе от дачи объяснений по факту нарушения трудовой дисциплины.Таким образом, акты можно разделить на три подгруппы: по производственным, хозяйственно-финансовым вопросам и вопросам, связанным с документированием трудовых отношений. Акт – это документ, который составляется коллегиально (не менее двух составителей).Объясняется это констатирующей природой этого документа и доказательственным назначением. Например, на основании актов часто принимаются важные кадровые решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд не примет его во внимание, а факт, который в нем зафиксирован, при отсутствии других доказательств может быть признан неустановленным.

 

4. Контроль  исполнения документов.

Постановка  на контроль обеспечивает своевременное исполнение наиболее важных и срочных документов. 
Содержание контроля исполнения:

-занесение данных  о документах, исполнителях и  сроках исполнения в учетные  формы; установление промежуточных  контрольных сроков для напоминания  исполнителям; извещение исполнителей  о сроках и получение информации  о ходе исполнения; фиксация промежуточных результатов исполнения документов;

-информирование  руководства о результатах контроля;

-снятие документов  с контроля по указанию руководителя;

-подготовка  сводок, сообщений об исполнительской  дисциплине на оперативных совещаниях  у руководства организации.

         Контроль осуществляют:

-руководители;

-заместители  руководителя;

-специальные  структурные подразделения (инспекции  по контролю);

-работники службы  делопроизводства;

-секретари-референты.

           Сроки исполнения документов  делятся на: типовые и индивидуальные.

Типовые сроки  устанавливаются нормативными актами высших органов государственной  власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами. 
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации. Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа. Как правило, срок исполнения документов не превышает 10 дней. Изменение сроков исполнения проводится: 
типовых – введением нового нормативного акта; индивидуальных – руководителем, поставившим документ на контроль. Сроки исполнения считаются: для входящих документов – с даты поступления; для внутренних и исходящих – с даты подписания или утверждения.

Чтобы не было разночтений  в сроках исполнения, используют формулировку в резолюциях и распорядительных документах: 
«…исполнить до 01.09.2004» или «… исполнить к 01.09.2004». 
      Для ведения контрольных операций в качестве учетных форм используются 
журналы регистрации; персональный компьютер; органайзер (планировщик).

      Для контроля используются как специальные контрольные журналы, так и обычные журналы регистрации. Если в регистрационном журнале нет графы о контроле и сроках исполнения, эти данные указывают в графе «Примечание». 
      Персональный компьютер (программа Outlook и др.) предоставляет возможность для проведения контрольных операций. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо).В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций. ПК не только будет давать предварительные напоминания контролирующему работнику, но и сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя. Контролер проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства). 
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и др.). 
Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Кроме того, ставится отметка об исполнении в учетной форме. 
       При небольшом объеме контролируемых документов используют обычный органайзер (планировщик) с календарными датами. Контролирующее лицо записывает окончательный и промежуточные сроки проверки исполнения (вместе с номером документа и фамилией исполнителя) и в соответствующие дни проводит контрольные операции.