Документирование деятельности кадровой службы

Министерство образования  и науки Российской Федерации 

Государственное общеобразовательное  учреждение

высшего профессионального  образования 

«Магнитогорский государственный  университет»

 

 

Курсовая работа

Тема: Документирование деятельности кадровой службы.

 

 

 

                                                         Выполнила: студентка

                                                                    ПОиСТ ДиДОУ  гр. 306

  

                                                                            Проверила: 

 

 

 

 

Магнитогорск 2012

Оглавление

Введение

Часть1.  Документирование кадровой деятельности.

1.2. Общегосударственные законодательные и нормативно-методические акты, необходимые в работе службы кадров.

1.3. Организационно-правовые документы организации.

Часть 2. Законодательная и нормативная регламентация документирования приема на работу.

2.1. Разновидность документов, по приему на работу.

2.2. Составление и оформление заявления, анкеты, трудового договора (контракта).

2.3. Особенности подготовки и оформления приказов по личному составу (о приеме на работу).

2.4. Оформление трудовой книжки.

2.5. Личная карточка работника.

Заключение

Список использованной литературы

Литература

Приложения

 

 

 

 

Введение

Термин "делопроизводство" характеризует совокупность работ  по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них  документов. Понятием "документ" определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.

 Таким образом, понятия  "управление", "информация", "делопроизводство", "документ" органически взаимосвязаны.  Шло время, авторы, изучающие эволюцию делопроизводства, и документации, в то время было выделено два этапа развития. Первый этап 1970-1980 гг. В это время большинство авторов считали, что «бумажное управление» уже устарело. Однако второй этап делопроизводства показал, что "бумажный" поток увеличивается, и делается вывод, что существование традиционного делопроизводства и обработки документов на ЭВМ будут весьма продолжительными. Отдел кадров  представляет собой отдельно структурное подразделение предприятия, подчиненное руководителю предприятия.  В зависимости от вида предприятия, количество структуры кадровой службы  различно. Если предприятие имеет небольшой штат сотрудников и предприятие можно назвать мелким, то в принципе отдел кадров может состоять из одного или двух сотрудников, с распределенными обязанастями. Если предприятие крупное, то оно имеет целый  отдел, или кадровую службу, которая имеет, целую структуру. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.  От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в-третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.  В наше время правильное оформление документов, в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Большое значение в нашей жизни имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что отражает актуальность темы. Почти повсеместно из-за малочисленности и некомпетентности персонала фирмы не придают значения оформлению, ведению и сохранению документации по личному составу. Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства. При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для  сохранности ценных документов.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение законодательно-правовых актов, нормативных документов в кадровой службе, а так же правильное оформление заявлений, трудовых книжек, анкет и личной карточки сотрудника.

 При написании курсовой  работы были использованы такие  источника, как Трудовой Кодекс Российской Федерации, который регулирует трудовые правоотношения предприятия с работником. На основании статей кодекса, на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода работников. Инструкция по заполнению трудовых книжек подробно рассматривает, регламентирует правила оформления и ведения основного документа о трудовой деятельности работника - трудовой книжки.

Используемая литератора очень хорошо помогает при работе с данной темой курсовой работы. Большое значение при рассмотрении отдельных процедур, выполняемых кадровой службой при оформлении движения персонала предприятия, а также создаваемых при этом документов и регламентации их с точки зрения трудового законодательства и различных нормативных актов имеет статья Т.В. Кузнецовой "Работа с кадровыми документами". Важнейший правовой акт - приказ по личному составу - регулирующий трудовые правоотношения граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций наиболее полно и подробно рассмотрела в своей работе В.С. Иритикова.

Таким образом, источники  и литература помогают разобраться  в одной из наиболее важных функций  кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) - документирование трудовых правоотношений.

Структура данной курсовой работы: курсовая работа состоит из введения, основной части, заключения и списка источников и литературы.

 

 

 

 

 

 

 

Часть 1. Документирование кадровой деятельности

1. Общегосударственные законодательные и нормативно-методические акты, необходимые в работе службы кадров.

Вся управленческая деятельность любой организации обязательно  документируется. Но особенно строго следует  подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления  и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую  силу, касается каждого гражданина лично. И от работника службы кадров требуется, прежде всего, безупречное  знание законодательно-правовых актов, в которых нашли отражение  вопросы организации труда и  оформления трудовых отношений работодателя и работника. Пакет этих актов (в  бумажной или электронной форме, как удобнее) должен быть в каждой кадровой службе, чтобы в любой  момент можно было к ним обратиться и проверить законность решения  вопроса и его закрепление  в документе. Открывает этот пакет Конституция Российской Федерации, где ст.37 посвящена праву на труд и отдых, где каждому "работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежедневный отпуск". Основным законодательным актом, которым постоянно руководствуется в своей работе кадровая служба, является Трудовой кодекс РФ. В нем, прежде всего, находим определение базового понятия - "социальное партнерство". В соответствии со ст.25 Трудового кодекса РФ "сторонами социального партнерства являются работники и работодатели в лице уполномоченных в установленном порядке представителей". В новой редакции Трудового кодекса в статью добавлен абзац: "Органы государственной власти и органы местного самоуправления являются сторонами социального партнерства в случаях, когда они выступают в качестве работодателей, а также в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством".

Служба кадров строит свою работу на основных принципах социального  партнерства, изложенных в ст.24, таких  как:  равноправие сторон, уважение и учет интересов сторон, заинтересованность сторон в участии в договорных отношениях, соблюдение сторонами и их представителями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, полномочность представителей сторон,  свобода выбора при обсуждении вопросов, входящих в сферу труда, добровольность принятия сторонами на себя обязательств, реальность обязательств, принимаемых на себя сторонами, обязательность выполнения коллективных договоров, соглашений, контроль за выполнением принятых коллективных договоров, соглашений, ответственность сторон, их представителей за невыполнение по их вине коллективных договоров, соглашений.

Прежде всего отметим, что отдельная ст.5 посвящена перечислению законодательных и иных актов, в  которых регулируются трудовые отношения. Таким образом, в Трудовом кодексе  РФ прописаны соподчиненность законодательных  и нормативных правовых актов, главенство и их иерархия, что должно учитываться  работником кадровой службы. Работникам кадровых служб важно также помнить, что в соответствии с Трудовым кодексом РФ законодательный акт, содержащий нормы трудового права вступает в силу со дня, указанного в этом акте, и прекращает свое действие в  связи с:  истечением срока действия, вступлением в силу другого акта равной или высшей юридической силы, отменой (признанием утратившими силу) данного акта либо отдельных его положений актом равной или высшей юридической силы. Особую значимость для работников кадровых служб имеет ст.14 "Исчисление сроков". В ней указано, что "прекращение трудовых прав и обязанностей начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений. Сроки, исчисляемые годами, месяцами, неделями, истекают в соответствующее число последнего года, месяца или недели срока. В срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни. Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день".  Эта статья очень важна не только при оформлении увольнений, но и при определении стажа работы и во всех других случаях, где приходится учитывать каждый день работы гражданина.

Надо подчеркнуть также  важность для работника кадров ст.65, в которой перечислены документы, предъявляемые поступающим на работу. В ст.283 указаны документы, предъявляемые при приеме на работу по совместительству. Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работы, согласно Трудовому кодексу, остается трудовая книжка. Ей посвящена ст.66. Кроме того, в Кодексе определены случаи и порядок составления документов, впервые включено описание содержания важнейших из них, в частности трудового договора, коллективных договоров и соглашений, даны сроки ознакомления работника с документами (приказом о приеме на работу (ст.68), приказом о дисциплинарном взыскании (ст. 193)), порядок выдачи копий документов (ст.62) и т.д. Оформление трудовых правоотношений требует сбора персональных данных о работнике. Понятие персональных данных также дано в Трудовом кодексе в ст.85, где к ним отнесена "информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника". Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса. Полезно также иметь комментарий к Трудовому кодексу, дающий разъяснения всех его статей. Состав информации, относящейся к государственной тайне, определен Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне" (в нем в ст.5 подробно указаны сведения, которые могут представлять государственную тайну) и Указ Президента РФ от 30.11.1995 N 1203 "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне", последние уточнения и изменения в который внесены Указом Президента РФ от 11.02.2006 N 90. 6 марта 1997 г. Указом Президента РФ (N 188) утвержден Перечень сведений конфиденциального характера (в ред. от 23.09.2005), где п.1 стоят "сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные) за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях".  Вопросам защиты персональных данных посвящена и специальная глава Трудового кодекса РФ (гл.14 - "Защита персональных данных работника"). Персональным данным и их защите полностью посвящен Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

 Цель Закона - "обеспечение  защиты прав и свобод человека  и гражданина при обработке  его персональных данных, в том  числе защиты прав на неприкосновенность  частной жизни, личную и семейную  тайну". Для любого работника  кадровой службы крайне важно  положение ст.1 в которой говориться, что Законом регулируются отношения,  связанные с обработкой персональных  данных, с использованием средств  автоматизации и без использования  таких средств, то есть положения  Закона распространяются и на  традиционные технологии работы  с документами, содержащими персональные  данные. В основных понятиях, раскрываемых в ст.3, есть и развернутые определения: "персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация; обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных."  В Законе изложены принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации: свобода поиска, получения, передачи, производства, распространения информации законным способом; достоверность, своевременность, открытость; равноправие языков при создании информации; обеспечение безопасности и неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия. В Законе четко определены права и обязанности обладателя информации, права физических и юридических лиц на доступ к информации и одновременно ст.9 говорит об ограничении доступа к информации. В этом Законе персональным данным прямо посвящен лишь один пункт в ст.9, так как одновременно вышел Федеральный закон "О персональных данных". В новом Законе речь идет не об информационных ресурсах (этого понятия в Законе нет), а об информационных системах, которые делятся на федеральные, региональные, муниципальные и иные системы. Специальные статьи определяют права обладателей информации, порядок создания и эксплуатации информационных систем, в том числе специально ст.14 посвящается государственной информационной системе. Новым является раздел Закона (ст.15) об использовании информационно-телекоммуникационных сетей и порядке подключения к ним. Последний раздел Закона 2006 г. (ст.16), как и Закона 1995 г. (гл.5) посвящен защите информации. Он более четко и кратко, как это и положено законодательному акту, определяет, что: "Защита информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на:

1) обеспечение защиты  информации от неправомерного  доступа, уничтожения, модифицирования,  блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от  иных неправомерных действий  в отношении такой информации;

2) соблюдение конфиденциальности  информации ограниченного доступа;

3) реализацию права на  доступ к информации".

Для организаций, имеющих  право помещать изображение герба  на бланках и печатях, важен Федеральный  конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".  В соответствии со ст.4 Закона Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, а также на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти. Статья 10 Закона указывает, что "порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения Государственного герба Российской Федерации устанавливается Правительством Российской Федерации". В соответствии с этой статьей надо обратиться к Постановлению Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", в котором указано, "что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне".  Технические требования к гербовой печати изложены в ГОСТе Р 51511-2001 (с изм. N 1 от 25.12.2002 N 505-ст)"Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Основные положения, форма, размеры и технические требования". При заказе печати учреждению вместе с эскизом нужно приложить выписку из учредительных документов юридического лица с полным и сокращенным (если такое предусмотрено) наименованием. Юридическое лицо, как правило, имеет один экземпляр гербовой печати, но в отдельных случаях при необходимости, по решению руководителя юридического лица, допускается изготовление дополнительных экземпляров гербовых печатей. В этом случае в соответствии с п.3.5 ГОСТа Р 51511-2001 "в нижней части информационного поля против часовой стрелки симметрично относительно вертикальной оси клише печати размещается следующая вспомогательная информация о печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации:   номер печати (если печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации для данного юридического лица изготовлена не в единственном экземпляре), обозначаемый арабскими цифрами, начиная с цифры 2 для второй печати". При утере гербовых печатей изготавливают их дубликаты.