Документирование трудовых отношений

Ошибкой в широком  смысле признается непреднамеренное отклонение от истины или правил. Исходя из этого  определения, можно сказать, что  ошибкой в договоре является отклонение от воли сторон, для реализации которой, собственно говоря, договор и заключается.

«Можно выделить несколько видов ошибок:

1. Собственно ошибки - наиболее распространенные ошибки при заключении договора. Собственно ошибки возникают тогда, когда при оформлении договора в письменном виде либо искажается предварительная устная договоренность сторон, либо не уделяется внимание некоторым важным для исполнения договора моментам.
2. Ошибки вследствие введения в заблуждение. Такие ошибки еще называются ошибками с отягчающими обстоятельствами.
3. Опечатки. Вопрос относительно опечаток в тексте договора остается наименее урегулированным с точки зрения права. Причем речь идет об опечатках, которые порой имеют существенное значение. При их обнаружении стороны могут быть поставлены в такие условия, которые согласно обычаям делового оборота признаются кабальными.

Это могут быть опечатки в названии сторон, в их реквизитах, в том числе и в банковских, в суммах, в названии предмета договора и пр. Все опечатки независимо от того, совершены они преднамеренно  или по вине одной из сторон, могут  иметь решающее юридическое значение, хотя в случае опечатки в тексте договора законом предусмотрены наименее серьезные правовые последствия.

Наличие опечатки в тексте заключенного договора не является поводом  для отмены данного договора. Обнаруженная в тексте договора опечатка подлежит исправлению по соглашению сторон». ¹⁷

Кончено, следует избегать допущения любых ошибок при оформлении трудового договора. Но если все-таки ошибки были допущены, то их можно исправить, заверив фразой: «Исправленному верить»  и подписью уполномоченного на то должностного лица.

 

 

1.3. Издание приказа о приеме  на работу.

Приказ (распоряжение) о  приеме на работу оформляется работодателем  письменно на основе унифицированной формы № Т-1 либо Т-1а (если одним приказом на работу принимаются сразу несколько сотрудников). ¹⁸

В приказе (распоряжении) указываются:

– наименование работодателя;

– номер и дата составления  документа;

– фамилия, имя, отчество работника, его табельный номер;

– наименование структурного подразделения, в которое принимается сотрудник;

– должность (специальность, профессия);

– срок испытания, если оно  было установлено при приеме на работу в трудовом договоре;

– условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.);

– оклад (тарифная ставка), надбавки;

– реквизиты трудового  договора, на основании которого документ издается.

Нередко сотрудники кадровых служб или работодатели неверно заполняют отдельные реквизиты приказа (распоряжения) о приеме на работу. В частности, в строке «Условия приема на работу и характер предстоящей работы» пишут срок трудового договора. Между тем этот срок должен отражаться в другой графе – «Дата», где заполняются две строки: «с» и «по». Если же с работником заключен трудовой договор на неопределенный срок, то вторая строка просто не заполняется. ¹⁹

Поскольку основой приказа  является унифицированная форма  Т-1 – своеобразный шаблон – ошибки могут возникать лишь при заполнении соответствующих граф. Однако, здесь тоже следует внимательно отнестись к внесению в шаблон тех или иных сведений, т.к. ошибки допущенные на ранних этапах оформления приема на работу в дальнейшем могут повлечь появление ошибок и в других документах.

Приказ (распоряжение) о  приеме на работу подписывает руководитель организации или иное специально уполномоченное на это лицо. А вот  прием на работу генерального директора, не являющегося единственным учредителем (участником) фирмы, по мнению Роструда, «оформляется приказом о вступлении в должность, который издает сам директор на основании заключенного трудового договора». ²⁰

Приказ (распоряжение) о  приеме на работу должен быть предоставлен работнику для ознакомления под  роспись не позднее, чем в трехдневный срок с момента фактического начала работы.

 

1.4. Оформление и заполнение трудовой книжки работника. Типичные ошибки.

Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. ²¹ Форма трудовой книжки, порядок ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Трудовые книжки и вкладыши в них нового образца введены в действие с 1 января 2004 года.

Обязанность по ведению трудовых книжек возложена на всех работодателей, кроме работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Трудовая книжка должна быть предъявлена работником при  оформлении приема на работу и заключении трудового договора.

В отдельных случаях, предусмотренных трудовым законодательством, трудовые отношения могут возникнуть и без предъявления трудовой книжки, причем отсутствие трудовой книжки не может служить основанием для  отказа в заключении трудового договора.

На работника, принятого  на работу впервые, трудовая книжка оформляется  работодателем в присутствии  работника не позднее недельного срока со дня его приема на работу.

Трудовые книжки ведутся  на государственном языке Российской Федерации. В случае местонахождения организации в одном из субъектов Российской Федерации, где официальным является язык субъекта Российской Федерации, - возможно внесение записей на языке субъекта Федерации наряду с государственным языком Российской Федерации. Это установлено пунктом 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек.²²

Все записи о выполняемой  работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а  также о награждении, произведенном  работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании приказа работодателя не позднее недельного срока (при увольнении - в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

 «В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

·   фамилия, имя, отчество;

·   дата рождения (число, месяц, год);

·   образование;

·   профессия, специальность». ²³

Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами), дата рождения указываются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительского удостоверения). Любые ошибки, внесения этих сведений могут привести к проблемам при оформлении пенсий, когда работники будут вынуждены подтверждать свои права иными документами либо будут устанавливать факт принадлежности им трудовой книжки в судебном порядке.

Типичными ошибками при  заполнении титульного листа трудовой книжки являются неправильно записанные фамилия, имя и отчество работника, что делает трудовую книжку недействительной.

Также часто не указывается  образование сотрудника. Иногда внизу  подчеркивается одной чертой наличие  образования, а графа остается незаполненной. Необходимо словами записать вид  образования сотрудника. Если человек имел сначала одно образование, а потом получил другое, то рядом записывается новое образование, без перечеркивания предыдущей записи об образовании. 

Присутствие записи об образовании  в трудовой книжке нового образца  обязательно. Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном образовании) осуществляется только на основании надлежаще оформленных документов (аттестата, удостоверения, диплома).

Возможно внесение записи о неоконченном образовании соответствующего уровня, она также вносится на основе надлежаще заверенных документов (зачетной книжки, студенческого билета, справки  образовательного учреждения и тому подобное).

«Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год. Записи дат производятся восемью арабскими цифрами (по две цифры для обозначения числа и месяца, четыре цифры - для года). Например, дата рождения - 6 октября 1972 года. В трудовой книжке должно быть записано: 06 10 1972.

Часто в трудовой книжке не указываются профессия или  специальность. Но заполнение данного  раздела является обязательным, и  сведения указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний или других надлежаще оформленных документов (диплом, свидетельство (сертификат), или свидетельство о дополнительном образовании (повышения квалификации)».²⁴

Дата заполнения также  обязательна для указания. В случае если дата заполнения трудовой книжки будет указана ранее, чем был выпущен сам бланк трудовой книжки, то такая трудовая книжка также будет признана недействительной. Работодатели очень часто совершают такую ошибку, если трудовая книжка заполняется гораздо позднее того срока. «После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. 
      Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. 
      Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. 
      Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы). 
      Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей». ²⁵

Порядок внесения сведений о награждениях регламентирован  разделом 4 Инструкции №69.

При заполнении сведений о награждениях в графе 3 раздела  «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении за трудовые заслуги:

- о награждении государственными  наградами, в том числе о  присвоении государственных почетных  званий, на основании соответствующих  указов и иных решений;

-  о награждении  почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами;

-  о других видах  поощрения, предусмотренных законодательством  РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового  распорядка организации, уставами  и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных  системой оплаты труда или выплачиваемых  на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

«Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением  случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение». ²⁶

Важно помнить, разделах «Сведения о работе», «Сведения  о награждениях» зачеркивание ранее  внесенных неточных или неправильных записей не допускается. При необходимости  изменения записи после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе пишется: «Запись за № __ недействительна.

В соответствии с Инструкцией  «запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер. Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником». ²⁷