Документні потоки та масиви як системні об'єкти

Хронологічна структура ДП та М - це співвідношення документів за роком видання. Її вивчення результативне при встановленні рівня та швидкості оновлення або старіння документів у документних системах.

ДП та М можна структурувати за будь-якими формальними ознаками документних класифікацій, визначаючи співвідношення документів, що відрізняються знаковою природою інформації, способом документування, матеріальною конструкцією документів, призначеністю для сприйняття інформації користувачем та ін. Так, останнім часом у ДП та М зростає питома вага електронних документів, що свідчить про активне впровадження новітніх інформаційних технологій у сферу документних комунікацій.

У документалістиці поширені інші ознаки структурування ДП: за рівнями та спрямованістю функціонуваннявідокремлюють вхідні, вихідні та внутрішні потоки; за складністю напрямів ДП поділяють на два види: симплексний (спрямований від одного створювача до одного користувача) та мультиплексний (від кількох створювачів до одного або кількох користувачів).

Таким чином, ДП та М як системні об'єкти мають структуру, що відображає концентрацію та розсіювання документів, їх кількісне зростання і старіння залежно від конкретних ознак: належності документів конкретним авторам, темам, місцю та року видання тощо. З появою нових наукових напрямів, носіїв, засобів документування інформації та ін. інновацій, що відбуваються в інфосфері, структура ДП та М змінюється. Наприклад, у розвинутих країнах світу в 1990-х рр. електронні форми інформування про нові публікації та доставки їх копій користувачам змінили співвідношення основних видів наукових документів у потоці: швидко зростає кількість наукових журналів на оптичних носіях, збільшується питома вага публікацій з проблем нових інформаційних технологій та ін.

Стеження за змінами структури ДП та М дозволяє прогнозувати закономірності розвитку документних комунікацій суспільства, здійснювати науково обґрунтоване управління документними системами.

5. Закономірності  функціонування документних потоків

У теоретичному знанні про систему ДК особливе місце посідають закономірності її існування. Їх значення в тому, що вони відбивають суттєві, сталі, необхідні зв'язки між документно-комунікаційними явищами. Закономірність указує на загальний характер процесу, який є не хаотичним скупченням випадковостей, а підкорюється необхідній послідовності, певному порядку, який не залежить від свідомості людини. Якщо явище наступає закономірно, а не випадково, то воно відповідає певному закону. Поняття "закон" та "закономірність" - однопорядкові, тобто суттєвих відмінностей між ним не існує.

Закономірності функціонування ДП та М - це найстійкіші тенденції їх розвитку та використання у суспільстві. Вони зумовлені наявністю у документів об'єктивних властивостей, що забезпечують їх значущість та необхідність у система соціальних комунікацій. За ступенем узагальнення та функціональної роллю розрізняються загальні й специфічні закономірності. Загальні закономірності є відносно незалежними один від одного й рівноправні за значенням, формуються під впливом зовнішнього середовища на ДП та М як систему.

Основну загальну закономірність, що є методологічною основою теорії розвитку документних комунікацій, відбиває закон відповідності складу та обсягу ДП та М зовнішньому середовищу – інформаційним потребам членів суспільства, завданням різних видів документних систем на кожному конкретному історичному етапі.

З розвитком суспільного прогресу, ускладненням та диференціацією інформаційних потреб постійно зростають обсяги ДП та М та темпи їх доведення до користувачів. Досягнення науково-технічного прогресу сприяють ускладненню структури ДП та М виникненням документів на новітніх носіях інформації та спеціалізованих документних установ по їх розповсюдженню та кумулюванню. Функціонування "закону відповідності" детально вивчено як теоретичну базу розвитку бібліотечного та архівного фондознавства.

З ускладненням та збільшенням обсягів ДП та М постає необхідність в його ущільненні через впровадження нових знакових засобів та способів документування інформації, винахід новітніх носіїв інформації та видів документів. Цю тенденцію можна охарактеризувати як закономірність ущільнення ДП та М під час його історичного розвитку. Класичними прикладами її дії можуть бути перехід писемності від ідеографічних до літерно-звукових (алфавітних) знакових систем, перехід від рукописів до друкування, а від них - до електронних технологій документування інформації. Взагалі цю закономірність підтверджує вся еволюція документа від глиняних табличок до СD-RОМ.

З попередньою закономірністю тісно пов'язана інша тенденція розвитку ДП та М, яку можна охарактеризувати як закономірність зберігання й спеціалізації різних видів документів. Її зміст в тому, що попередні й нові види і форми документів взаємодоповнюють один одного, спеціалізуючись на виконанні певних функцій, поряд із новітніми використовуються й минулі досягнення технологій документування інформації. Так, широке розповсюдження великої кількості ідентичних примірників поліграфічних документів не ліквідувало рукописи, аудіовізуальні документи використовують поряд з текстовими та фотографічними. Еволюція функціонування документних комунікацій свідчить, що попередні види документів, віддавши частину своїх функцій новим видам, як правило, не відмирають, а зберігаються й починають ефективно виконувати порівняно обмежені функції.

Ця закономірність зумовлена тим об'єктивним фактором, що потреби у нових засобах комунікації не ведуть до повного усунення тих потреб, які задовольнялися попередніми засобами. Вона свідчить, що документно-комунікаційні засоби характеризуються великою стабільністю, оскільки призначені для матеріального втілення суспільної свідомості. Їх використання в різних галузях людської діяльності означає створення стійкого каналу зв'язку між членами певного об'єднання.

Закономірність зберігання й спеціалізації різних видів документів має виключно важливе значення, її знання допомагає краще зрозуміти роль та значення документних систем суспільства, вести аргументовану критику щодо "концепцій” відмирання та заміни друкованих документів машинопрочитуваними, традиційних бібліотек - органами НТІ, комп'ютерними базами даних, глобальними мережами та віртуальними бібліотеками. Фахівці документно-комунікаційної сфери мають усвідомлювати, що нові електронні технології що призначені більш ефективно забезпечити рух інформації на її конкретних стадіях, лише доповнюють та збагачують вже існуючу систему документних комунікацій, а не призводять до її відмирання.

Специфічні закономірності пов'язані з окремими властивостями інформаційної складової документів, що впливають на динаміку росту ДП та М, приводять до розсіювання концентрації, старіння або актуалізації документів. Необхідність вивчення цих закономірностей з позицій документознавчого підходу потребує їх детального висвітлення. 

ЕВОЛЮЦІЯ ПОНЯТТЯ «ДОКУМЕНТ»

Одним з найважливіших проявів людської поведінки є комунікація, тобто спілкування з іншими людьми за допомогою певних знаків або символів. Спочатку інформацію про навколишній світ людина передавав за допомогою жестів, міміки, крику, дотиків і т.п.найпростіших засобів зорової, слуховий, дотиковий комунікації. Виникнення осмисленої мови та мови ознаменувало, на думку ряду вчених, поява першої інформаційної технології в історії людського суспільства.

Між тим у міру розвитку людини зростала потреба в передачі інформації не тільки в просторі, але також і в часі, тобто в зберіганні інформації. Однак найпростіші засоби комунікації, передачі інформації були недосконалі. Та ж людська мова чутна лише на невеликій відстані і тільки в момент її проголошення. Важко було зберігати потрібну інформацію, оскількизнання на перших порах ще не були відокремлені від суб'єкта, який мав їх. Не випадково в той період роль своєрідних банків знань і каналів їх передачі грали старі, тобто найдосвідченіші члени суспільства.

Відділення інформації від суб'єкта і перші спроби її закріплення були пов'язані із застосуванням сигналізації. Для передачі інформації в просторі використовувалася сигналізація димом, вогнем багать, звуками труб, барабанним боєм, певним чином покладеними гілкою або стрілою і т.п. Використовувалися також предмети, яким надавалося символічне значення.Хрестоматійним став наведений давньогрецьким істориком Геродотом приклад символічного послання стародавніх скіфів персам. Це послання складалося з птиці, жаби, миші і пучка стріл і означало: "Якщо ви, перси, не навчитеся літати, як птахи, стрибати по болотах, як жаби, ховатися в нори, подібно мишам, то будете обсипані нашими стрілами, як тільки вступите на скіфську землю ".

Пізніше на зміну символічної прийшла умовна сигналізація, в якій предмети використовувалися як умовні знаки за попередньою домовленістю людей про те, що буде означати певний предмет. У результаті з'явилися системи мнемонічних знаків для ведення рахунку за допомогою предметів, а також більш складне "вузликове письмо: у древніх інків (кіпу), в Древньому Китаї, у монголів. Ймовірно, подібного роду "лист" було і у слов'ян. Не випадково в російській мові збереглося вираз "зав'язати вузлик на пам'ять", тобто зберегти в пам'яті будь-яку інформацію. Як умовні знаки використовувалися також бирки (дощечки) з карбами - у торговельних, фінансових, кредиторських операціях. У слов'ян такі бирки називалися "носами", так як їх зазвичай носили з собою, закріплюючи будь-яку інформацію за допомогою різних насічок, зарубок. Звідси походить вислів "зарубати на носі", тобтозапам'ятати міцно-міцно.

Для закріплення і передачі інформації у часі використовувалися могильні пагорби, кургани, хрести, надгробки, знаки власності (геральдичні знаки, межові камені, знаки клейма для худоби тощо).

Предметні способи спілкування збереглися і в наші дні: вручення хліба і солі як знакгостинності, букетів квітів і сувенірів як знак уваги, знаки відмінності у військових, прапори держав, система сигналізації світлофорами і семафорами і т.п.

Поява писемності ознаменувало перехід людства до нової інформаційної технології. За допомогою графічних знакових систем стало можливим відокремити інформацію від суб'єкта і зафіксувати її на якому-небудь матеріалі з метою подальшої передачі в часі і просторі. У результаті з'явилася документована інформація, тобто документ.

Інформація, зафіксована на матеріальному носії, виконувала в давнину роль свідчення,докази. Саме на цю найважливішу функцію документа спочатку зверталося основну увагу.Латинське слово "documentum" походить від "doceo" - "вчу" або "сповіщаю" і означало саме"свідчення", "доказ". Важливо зауважити, що термін "документ" більш старий, ніж термін "інформація". До того ж до початку 20 століття поняття інформації було пов'язано насамперед з повідомленням, кваліфікованою, з передачею повідомлень, їх інтерпретацією.

У Росії термін "документ" був переведений Петром Першим саме як "письмове свідоцтво". На всьому протязі 18 століття у визначенні поняття "документ" виділялося насамперед його правове призначення. Між тим сам цей термін протягом тривалого часу майже не вживався. Замість нього в діловодної практиці зазвичай використовувалися інші терміни: "акт", "справа", "папір".

Проте поняття постійно змінюються, удосконалюються, уточнюються, наповнюються новим змістом. Чому? Перш за все тому, що поглиблюються уявлення про досліджуваних явищах і предметах, їх сутності, їх найбільш значущих сторонах. Поступове накопичення знань про документи призвело в 19 ст. до виділення, крім правового, також і управлінського аспекту документа, що знайшло відображення в знаменитому словнику В.І. Даля, де документ визначався як "будь-яка важлива ділова папір, так само диплом, свідоцтво".

До середини 20 століття отримав визначеність ще один найважливіший аспект документа - історичний, тобто його значення як носія ретроспективної інформації. Так, автори "Словника сучасної російської літературної мови", виданого в 1954 р., виділили "історичні документи - літописи, хроніки, запису, тощо, які свідчать про який-небудь історичну подію, особі, епосі і т.п." .

У першій половині 20 століття було істотно переглянуто зміст поняття "інформація", яке стало зв'язуватися з категорією відображення, як загальним властивістю матерії, первинним по відношенню до інформації. А в другій половині 20 ст. з розвитком кібернетики, інформатики, обчислювальної техніки розгорнулося активне вивчення соціальної сутності та інформаційної природи документа, що призвело до подальшого розширення і, найголовніше, до поглиблення його поняття. Саме в цей період було дано теоретичне обгрунтування нерозривному зв'язку понять "документ" та "інформація". Однак незавершеність наукових уявлень і, як наслідок, наявність численних і різноманітних суджень про сутність, природу, зміст поняття "інформація" не могли не позначитися також і на визначенні поняття "документ". Яким чином?

Серед філософів, дослідників природи, представників технічних наук ось уже протягом кількох десятків років точиться суперечка навколо двох різних підходів до поняття "інформація". Одні з них розглядають інформацію як властивість, як атрибут, властивий всімматеріальним об'єктам, у тому числі і неорганічної природи. Ця концепція інформації одержала назву атрибутивної. Інші вважають, що інформація з'явилася лише з виникненням життя і пов'язують її з функціонуванням систем, що самоорганізуються, не визнаючи наявності інформації в неживій природі. У свою чергу, серед прихильників другого підходу є кібернетики, які вважають, що інформаційні процеси протікають у всіх самоврядних системах, і антропоцентрісти, які відносять інформацію лише до людського суспільства і свідомості.