Документні потоки та масиви як системні об'єкти

Результатом наукових суперечок є відсутність точного визначення поняття інформація.Так, у Словнику основних термінів у галузі інформатики представлено чотири найбільш поширених тлумачення цього поняття:

1. "Інформація - це сенс отриманого повідомлення, його інтерпретація";
2. Інформація - це "зміст повідомлень", а також "саме повідомлення, дані";
3. "Інформація - це третя складова трьох основ світобудови (матерія, енергія та інформація)";
4. "Інформація - це те, що зменшує невизначеність події".

Однак у кінцевому рахунку всі автори сходяться на тому, що соціальна життя неможливе без інформації, яка виступає в якості двигуна суспільного і технічного прогресу. При цьому найважливіша роль відводиться соціальної інформації, яка поділяється на масову (світоглядну, естетичну, побутову), спеціальну (наукову, ділову, корпоративну) і особисту. Саме соціальна інформація пов'язується з поняттям документа.

Неоднозначне тлумачення поняття "інформація" викликає у ряді випадків необхідність більш чіткого його визначення і фіксації в окремих нормативних актах. Так, у ст. 2 чинного з 1995 р. Федерального Закону РФ "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації"інформація розглядається як "відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх подання".

Таким чином, до теперішнього часу поняття "документ" увібрало в себе такі найбільш істотні характеристики, як інформаційне призначення, матеріальний носій, а також рядфункціональних аспектів.

Разом з тим визначення поняття "документ" у різних науках має суттєві відмінності. Це залежить, по-перше, від більш чи, навпаки, менш широкого тлумачення поняття інформації і, по-друге, від висунення на перший план якоюсь однією складовою документа, від акцентування уваги на якому-небудь окремому його функціональному аспекті. В інформатиці, наприклад, документ нерідко визначається як "матеріальний об'єкт, що містить інформацію в закріпленому вигляді". У результаті під це визначення підпадає неосяжне безліч об'єктів, тому що в природі немає матеріальних об'єктів, які не містили б яку-небудь інформацію. У документалістиці - однієї з наук про інформацію - під документом розуміється "будь-яка семантична інформація, виражена на будь-якій мові і зафіксована будь-яким способом на будь-якому носії з метою її звернення до динамічної інформаційній системі". Це визначення значно звужує поняття документа, але тим не менш включає в нього одночасно і книги, і журнали, і газети, і службові документи і т.п.

Для суспільних наук, в залежності від їх предмета, цілей і завдань, у визначенні поняття документа характерно виділення якихось окремих його сторін. Так, в юридичних науках акцентується увага на правовому аспекті. У результаті документ фігурує переважно як засібдокументування та докази правових відносин. У сфері управління документ досліджується головним чином як засіб фіксації і передачі управлінських рішень. В історичній науці документи розглядаються насамперед як історичні джерела, тобто носії ретроспективної інформації.

У зв'язку з цим перед документознавством, що вивчають в історичному розвитку всі категорії, види і різновиди документів, стоїть важливе завдання - дати найбільш точне, узагальнююче визначення поняття "документ". Проте вирішити таке завдання непросто, про що свідчить і зазначене вище різноманіття дефініцій, і триваючі дискусії на цю тему. Яскравим відображенням важкого процесу вироблення оптимального визначення поняття документа є вітчизняні Державні стандарти на терміни та визначення.

Визначення поняття "документ"

 Визначення поняття "документ" в стандартах та законодавчих актах

Документ як джерело соціологічної і психологічної інформації

Часто соціолог, психолог, соціальний працівник може дізнатися про індивідів, соціальні групи, заклади і навіть про соціальні інститути багато нового, якщо він вивчить пов'язані з ними інформаційні джерела. Безпосереднє вивчення різноманітних інформаційних джерел може дозволити виявити мотиви, інтереси, цінності, стереотипи, установки, стратегії поведінки індивідів, соціальних груп і організацій і прогнозувати їхню поведінку в майбутньому, встановлювати можливість і засоби впливу на їхнє функціонування і розвиток.

Документи нерідко виступають у якості головного джерела інформації, що доповнюється опитуванням або прямим спостереженням. Зазвичай це матеріали преси, а також листи читачів, статистичні звіти, картки персонального обліку (наприклад, бібліотечні формуляри при вивченні читацького попиту), адміністративні інструкції, рекламні тексти, політичні листівки і т.д.

Документальною у соціології і психології називають будь-яку інформацію, фіксовану в друкарському або рукописному тексті, на магнітній стрічці, на фото- або кіноплівці. У цьому розумінні значення терміна відрізняється від загальновживаного: зазвичай документом ми називаємо лише офіційні матеріали.

У цілому документи можна підрозділити на 3 категорії:

документи внутрішнього походження і внутрішньо орієнтовані, тобто складені досліджуваним нами індивідом, соціальною групою або закладом (наприклад, службові циркуляри, що відбивають самий процес ухвалення рішення);

 документи внутрішнього походження, але зовнішньо орієнтовані, у яких інформація навмисно подається таким чином, щоб сформувати в людей цілком визначений імідж джерела, і котрі, отже, можуть як точно відбивати, так і затемнювати процес і результати прийняття рішень;

документи зовнішнього походження, але внутрішньо орієнтовані (наприклад, передвиборна агітація, що надає реципієнту вихідний матеріал для прийняття рішень). Кожна з цих категорій джерел може бути більшою або меншою мірою доступною або корисною для дослідника, але при цьому всі вони рівною мірою  забезпечують можливість більш глибокого проникнення в суть поведінки.

За способом фіксування інформації розрізняють: рукописні і друкарські документи; записи на кіно- або фотоплівці, на магнітній стрічці.

З погляду  цільового призначення виділяються матеріали, що були провоковані самим дослідником. Ці документи називають цільовими. Але соціолог або психолог має справу і з матеріалами, складеними незалежно від нього, заради якихось інших цілей, тобто  з наявними (нецільовими) документами. Зазвичай саме ці матеріали і називають власне документальною інформацією в соціологічному дослідженні.

За ступенем персоніфікації документи діляться на особисті і безособові. До особистих відносять картки індивідуального обліку (наприклад, бібліотечні формуляри або анкети і бланки, завірені підписом), характеристики і рекомендаційні листи, видані даній особі, листи, щоденники, заяви, мемуарні записи. Важливим джерелом вивчення політичного життя є документи поіменного голосування в представницьких органах влади. Безособові документи - це статистичні або подійні архіви, дані преси, протоколи зборів.

У залежності від статусу документального джерела виділимо документи офіційні і неофіційні. До першого відносяться урядові матеріали, постанови, заяви, комюніке, стенограми офіційних засідань, дані державної і відомчої статистики, архіви і поточні документи різних закладів і організацій, ділова кореспонденція, протоколи судових органів і прокуратури, фінансова звітність і т.п.

Неофіційні документи - це багато які особисті матеріали, згадані вище, а також складені приватними громадянами безособові документи (наприклад, статистичні узагальнення, виконані іншими дослідниками на основі власних спостережень).

Особливу групу документів (до них ми ще повернемося) складають численні матеріали засобів масової інформації: газет, часописів, радіо, телебачення, кіно, відеоматеріали.

Нарешті, за джерелом інформації документи розділяють на первинні і вторинні. Первинні складаються на базі прямого спостереження або опитування, на основі безпосередньої реєстрації  подій , що відбуваються. Вторинні являють собою опрацювання, узагальнення або опис, зроблений на основі даних первинних джерел.

Крім цього, можна, звичайно, класифікувати документи за їхнім прямим змістом, наприклад, літературні дані, історичні і наукові архіви, архіви соціологічних досліджень, відеохроніки суспільних подій.

Проблема достовірності документальної інформації

Розрізняють надійність, істинність самого документа і достовірність відомостей, що наводяться в ньому.

Достовірність інформації в першу чергу залежить від джерела доступного документа. Різні джерела володіють свого роду певним ступенем достовірності відомостей, що наводяться. В усіх випадках первинні дані є надійнішими за вторинні. Тому офіційний особистий документ, отриманий із перших рук, є більш надійним і достовірним, ніж неофіційний, безособовий і до того ж складений на основі інших документів.

При використанні вторинних документів важливо встановити їхнє першоджерело. Це можна робити вибірково, із тим, щоб оцінити загальну похибку вторинних матеріалів. Звичайні операції контролю, розглянуті вище, необхідно застосовувати і для цільових документів, запланованих дослідником.