Документооборот

С 1 января1999 г. первичные  учетные документы принимаются  к уче­ту, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Гос­комстатом России по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнитель­ной власти по следующим разделам учета:

• по учету труда и  его оплаты;

• учету основных средств  и нематериальных активов;

• учету материалов;

• учету малоценных и  быстроизнашивающихся предметов;

• учету работ в капитальном  строительстве;

• учету работы строительных машин и механизмов;

• учету работ в автомобильном  транспорте;

• учету результатов инвентаризации;

• учету кассовых операций;

• учету торговых операций;

• учету сельскохозяйственной продукции и сырья.

Применение унифицированных  форм первичной учетной документации регламентируется"Положением по ведению бухгалтерского учета и от­четности в Российской Федерации",утвержденным Минфином Российской Федерации от29 июля 1998 г. № 34н.

Госкомстат России по мере необходимости вносит изменения  и дополнения в унифицированные  формы первичной учетной документации,а также обеспечивает дальнейшую разработку унифицированных форм первичной учетной документации, утверждая их по согласованию с Минфином России Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

Формы унифицированных документов приспособлены для ведения хо­зяйственного  учета в условиях механизированной обработки учетных дан­ных,а также для обработки вручную, они удовлетворяют требованиям стан­дартов на унифицированные системы документации:ГОСТ 6.10.1-80, ГОСТ6.10.2-83, ГОСТ 6.20.1-75, ГОСТ 6.20.2-75.

В формах исключены дублирующие  реквизиты, зоны расположения показателей, подлежащих машинной обработке,очерчены утолщенными линиями, используются форматы бланков по ГОСТ 9327-60 - A3 (297 х420); А4 (210 х 297); А5 (148x210).

Каждой из форм присвоено  кодовое обозначение по Общесоюзному классификатору управленческой документации(ОКУД).

При заполнении заголовочной и оформляющей части документов в строках, определяющих состав комиссии,обязательно указываются должности,фамилии и инициалы членов комиссии.В оформляющей части всех документов опреде­лены места для подписей материально ответственных и должностных лиц.

Краткими указаниями по заполнению и применению отдельных форм первичных  учетных документов предусматривается  примерное количество выписываемых документов.

Внедрение в организациях на территории Российской Федерации  уни­фицированных форм первичной учетной  документации,как элемент учетной политики,производится с начала финансового года.

 

Внесение изменений  в унифицированные формы первичной  учетной документации

 

В унифицированные формы  первичной учетной документации(кроме (форм по учету кассовых операций),утвержденные Госкомстатом России, ор­ганизация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. В обязательном порядке при этом должны быть оставлены без изменений все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм пер­вичной учетной документации,а также соблюдены требования стандартов к их структуре и оформлению.

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допус­кается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим  ор­ганизационно-распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных  в альбомах унифицированных форм пер­вичной учетной документации,являются рекомендуемыми и могут изменять­ся.При тиражировании бланков документов по усмотрению пользователей допускается изменять следующие характеристики форм документов:

• формат(разрешается использовать форматы A3, А4, А5по ГОСТ 9327-60);

• размеры заголовочной,табличной и оформляющей частей;

• ширину граф;

• состав реквизитов и показателей  постоянного наполнения;

• состав вспомогательных  реквизитов.

При изготовлении бланочной  продукции на основе унифицированных  форм первичной учетной документации допускается вносить изменения  в части расширения и сужения  граф и строк с учетом значности  показателей,включения дополнительных строк (включая,свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение:

 

Рациональная организация  документооборота— это одно из основ­ных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ,как носитель информации,выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения,предприятия,фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений,а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления,поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности  обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание,особенно в бухгалтерии,где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Установление того или  иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления,а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.

Для каждого вида или рода документов(требований,накладных,счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов.В этом графике указываются,через какие инстанции(рабочие места)и в какой последователь­ности проходит документ,и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским за­писям на его основе.

Правильно организованный документооборот  должен удовлет­ворять двум главнейшим условиям:

Во-первых,для каждого документа устанавливается кратчай­ший путь прохождения,т.е. минимальное количество отдельных инстанций(рабочих мест),через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.

Во-вторых,для каждого документа определяется минимальный срок прохождения,ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции(со­ставление,оформление,обработка,учетные записи и т.п.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Библиографический список литературы:

 

• Основы бухгалтерского учета – М., Издательство «Зенит». 1992 – 204 с.
• Положение «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» N 105 от 29 июля 1983 г.
• Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998
• Государственная система документационного обеспечения управления: основные положения. М., 1996.
• Ожегов С. И. и Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. М., 1994.
• Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 1999г.
• Основные нормативные акты по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности (с комментариями).- М.:ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2001. – 272 с.
• Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года №129-Ф3
• Кудряев В. А. Организация работы с документами. М., 1998.
• Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления. Ростов н/Д., 1997.
• Организация работы с документами. Инфра М.,1998 г.
• Бабаев Ю. А. Теория Бухгалтерского учета. М., 1999
• Пошерстник Е.Б., Пошерстник Н.В. Документооборот в бухгалтерском учете. – СПб.: - Издательский Торговый Дом «Герда», 2000, 320 с.