Документ: понятие и основные требования к его составлению и оформлению

Содержание

Введение……………………………………………………………………………..3

Глава 1. История развития документооборота

1. Понятие «документ», и его функции ………….............................................5
2. Основные виды документов............................................................................6

Глава  2. Основные требования к составлению и оформлению документа

2.1.     Требования  к оформлению документов……………….............................12

2.2.    Состав реквизитов документов…………………………………………….13

Заключение...............................................................................................................24

Список  литературы………………………………………………………………25

Приложения..............................................................................................................27

 

 

 

Введение

 

Деятельность любой организации  невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При  этом информация все чаще принимает  фиксированный документальный характер.

Документ  в управлении, будь он на бумажном носителе или дан  в электронном виде, выступает  одновременно и как предмет труда  и как его результат. В документе  фиксируются факты, события, явления  практической и мыслительной деятельности человека - тем самым документ выполняет  важнейшую свою функцию - информационную. К этой функции документа тесно  примыкает организационная функция. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для  организаций и координации их деятельности. Внешние связи организаций  обеспечивает коммуникативная функция  документа. Документ выполняет юридическую  функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательство при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. А также, документ осуществляет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует  повышенного уровня образовательной  подготовки, а хорошо оформленный  документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, формирует  имидж организации.         

Целью курсовой работы является изучение понятия «документ» и основных требований к его составлению и оформлению.

Исходя из поставленной цели были определены следующие задачи:

1. Изучить понятие «документ»;
2. Ознакомиться с основными правилами оформления документов;
3. Рассмотреть требования к оформлению документов.

Предметом исследования данной работы является документооборот, и основные требования к составлению и оформлению. Объектом исследования - документ и его функции.

Для решения поставленных задач применены следующие методы исследования:

- изучение научной литературы;

- анализ и обобщение отечественной практики;

- сравнение организации  документообороту согласно Государственному  Стандарту (ГОСТу).          

Практическая значимость исследования продиктована тем, что  данная тема актуальна, так как она  широко используется в трудах отечественных  авторов:   М.И.Басакова, Ю.М. Демина, Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина и представляет большой интерес для изучения.

 

 

Глава 1.  История развития документооборота

1. Понятие «документ», и его функции

Документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) - понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием.

Термин «документ» ввел в русский язык Петр I, он объяснил его понятие как «письменное  свидетельство и доказательство». Если мы заглянем в толковый словарь  В. Даля, то увидим: «Документ - всякая важная деловая бумага». В современном  толковом словаре С.И. Ожегова читаем: «Документ - деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». Оксфордский словарь гласит: «Документ - это текст или изображение, имеющее  информационное значение». Анализ последовательных определений термина «документ» позволяет выделить три основных формулировки:

- «документ» - материальный  объект,

- «документ» - носитель  информации,

- «документ» - документированная  информация [6, с. 11].

С позиций ДОУ  наиболее общим считается обозначение  документа, как материального объекта  с зафиксированной на нем информацией  в виде текста, звукозаписи или  изображения, предназначенного для  передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного  использования (Федеральный закон  «Об обязательном экземпляре документа» от 29.12.94. № 77-ФЗ). В последнее время  при определении понятия «документ» подчеркивается скорее не материальная, а информационная составляющая.

В результате эволюции понятие «документ» стало официально толковаться следующим образом:

Документ  - зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»  от 20.02.95 № 24-ФЗ).

В современном  обществе документы выполняют очень  важные функции, такие как информационная, социальная, коммуникативная, правовая, управленческая, функция учета, функция  исторического источника. В управленческой функции документы выступают  как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации. Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают  воздействие на сферу управления, выступая регулятором различных  сторон деятельности организации или  учреждения [10, с. 14].

В документоведческой науке ключевым понятием является документ - основной объект её изучения. Однако именно вокруг этого понятия сломано  едва ли не больше всего копий теми, кто исследует проблемы информационнодокументационной деятельности.

Сам термин «документ» (documentum) латинского происхождения, производный от слова "docere" - учить, извещать. От одного с ним корня произошли доцент, доктор, доктрина. Из латинского языка это слово перешло впоследствии во все европейские языки, а в начале XVIII века - и в русский язык. [8, с. 12].

2. Основные виды документов

На разных этапах истории и в разных странах  термину «документ» приписывалось  разное содержание. Как известно, любое  понятие - это представление о  наиболее существенном, самом важном, главном в изучаемых предметах  и явлениях, поскольку невозможно охватить все их признаки, свойства, стороны. По мере проникновения вглубь изучаемых предметов и явлений  происходит уточнение, расширение наших  представлений о них, а, следовательно, происходит расширение и самих понятий. Сказанное в полной мере относится  и к документу.

В Древнем Риме словом (documentum) первоначально обозначались предметы, которые использовались для обучения. Затем под этим термином стали понимать письменное свидетельство, поскольку информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности и в эпоху Средневековья роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа в дальнейшем стали обращать основное внимание. Таким образом, термин «документ» приобрёл правовое значение и в этом смысле использовался вплоть до XIX века [9, с. 14].

В России он был  переведён Петром I именно как «письменное  свидетельство», и на всём протяжении XVIII столетия в определении понятия  «документ» выделялось, прежде всего, его правовое назначение. Правда, сам  этот термин в течение длительного  времени почти не употреблялся. Вместо него в российской делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага».

Постепенное накопление знаний о документах привело в XIX веке к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта, что нашло отражение в знаменитом словаре В. И. Даля, где документ определялся  как «всякая важная деловая бумага, также диплом, свидетельство».

К середине XX столетия в отечественном документоведении получил определённость ещё один важнейший аспект документа - исторический, «т. е.» его значение как носителя ретроспективной информации.

В частности, авторы «Словаря современного русского литературного  языка», изданного в 1954 г., выделили «исторические документы - летописи, хроники, записи «и т. п.», свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе «и т. п.».

Между тем за рубежом ещё в начале XX века было предложено гораздо более широкое  толкование понятия «документ». Уже  упоминавшийся бельгийский учёный Поль Отле рассматривал документ в  широком социальнокультурологическом контексте.

«Документом, писал  он, называется всё то, что служит для регистрации, передачи и сохранения воспоминания о каком-либо предмете, или же для того, чтобы представить  этот предмет в виде, пригодном  для исследования.

Так, документами  являются: книги, журналы, газеты, письма и вообще корреспонденция; доклады, заметки, письменные наброски всякого  рода; карты, планы, статистические материалы, синоптические таблицы, фотографии, рисунки, диаграммы; документами в  широком смысле слова будут также  пробы, образчики, модели предметов, в  натуральную величину или в уменьшенном  виде. Документ - кристаллизованная  мысль [12, с. 8].

Следует отметить, что такое понимание документа  нашло положительный отклик и  в России. В частности, в 16-м томе «Нового энциклопедического словаря», издававшегося в начале XX века Ф.А. Брокгаузом и И.А.Ефроном, в соответствующей  статье (автор - А. Гойхбарг) было сформулировано определение понятия «документ» не только в узком, юридическом смысле, но и в широком, вполне созвучном  с тем, что предлагал П. Отле: «Документ - в обширном смысле всякий неодушевлённый предмет, содержащий в себе следы  человеческой мысли и деятельности». Однако понадобилось несколько десятилетий, чтобы отечественная теория и  практика работы с документами восприняли подобный подход.

Между тем в  первой половине XX столетия было пересмотрено содержание понятия информация. До того времени это понятие увязывалось, прежде всего, с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией. Теперь же оно стало связываться  с категорией отражения как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине XX века с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники  развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы  документа, что привело к дальнейшему  расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование  неразъемной связи понятий «документ» и «информация» [4, с. 114].

Документ стал рассматриваться как информация, закреплённая на материальном носителе.

Таким образом, учёные выделили самое главное, существенное в документе - его информационную составляющую.

Однако незавершённость  научных представлений об информации и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия «информация» не могли не отразиться и на определении  понятия «документ». Каким образом?

Среди философов, естествоиспытателей, представителей технических наук вот уже в  течение нескольких десятков лет  идёт спор вокруг двух различных подходов к понятию «информация». Их сторонники признают существование информации в объективной действительности, но по-разному оценивают её наличие  в природе. Одни рассматривают информацию как свойство, как атрибут, присущий всем материальным объектам, в том  числе и неорганической природе. Причём некоторые из них ставят информацию в один ряд с категориями вещества и энергии. Эта концепция получила название атрибутивной  [3, с. 17].

Другие полагают, что информация появилась лишь с  возникновением жизни и связывают  её с функционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации в неживой природе (функциональная концепция). В свою очередь, среди  сторонников второго подхода  есть кибернетики, считающие, что информационные процессы протекают во всех самоуправляемых  системах, и антропоцентристы, которые  относят информацию лишь к человеческому  обществу и сознанию.

В Словаре основных терминов в области информатики  представлено четыре наиболее распространённых толкования этого понятия:

«Информация - это  смысл полученного сообщения, его  интерпретация»;

Информация - это  «содержание сообщений», а также  «само сообщение, данные»;

«Информация - это  третья составляющая трёх основ мироздания (материя, энергия и информация)»; «Информация - это то, что уменьшает  неопределенность события» [15,с.6]

Однако все  авторы, в конечном счете, сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в  качестве двигателя общественного  и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится именно социальной информации, которая, по определению  В. Г. Афанасьева, представляет собой  «знания, сообщения, сведения о социальной форме движения материи и обо  всех её других формах в той мере, в какой они используются обществом, человеком, вовлечены в орбиту общественной жизни» [15, с.65].

В свою очередь, социальную информацию обычно подразделяют на массовую (общественно-политическую, научно-популярную, обыденную); специальную (научную, техническую, производственную, управленческую) и личную (межличностную).

Именно социальная информация связывается с понятием документа.

Таким образом, к  настоящему времени понятие «документ» вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, наличие материального  носителя, а также ряд функциональных аспектов.

Вместе с тем  определения понятия «документ» в различных науках имеют существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его  функциональном аспекте.