Документ и способы документирования

 

Организация и технология документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение – основа технологии управления

Современное делопроизводство включает:

·     обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

·     организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления. Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем. Термины «делопроизводство» и «ДОУ» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

На сегодняшний день в управленческой практике преобразующим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако, ряд документов, таких, например, как заявление, объяснительные записки, создаются обычно рукописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, оно предписывается законами и актами государственного управления. Так, федеральный закон об информации, информации и защите информации (ст.5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Процесс делопроизводства определяется нормативно-методической базой на основе:

·     законов

·     нормативных правовых актов

·     методических документов.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

·     Законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

·     Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

·     Правовые акты федеральных органов исполнительной власти субъектов РФ (министерств, комитетов, служб и др.) как общеролевого, так и ведомственного характера;

·     Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;

·     Государственные стандарты на документацию;

·     Унификационные системы документации;

·     Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Методические документы регламентируют:

·     технологию создания, обработки, хранения, использования документов в организации;

·     работу службы делопроизводства (ее структуру, функцию, штамп, технические обеспечения и др.).

В России существует государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные требования к документам и службам ДОУ приведены в нормативных документах по организации:

·     управленческого труда и охраны труда;

·     архивного хранения документов.

В результате документирования деятельности организации создается документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать. Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Общие функции официальных документов:

·     информационная (документ создают для сохранения информации);

·     социальная (документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью);

·     коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами);

·     культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности, уровень научного и технического развития общества).

Специальные функции официальных документов:

·     управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели; примером могут служить плановые, отчетные, организационно-распорядительные и другие документы);

·     правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; примером является законодательные и правовые нормативные акты, документы, приобретающие на время правовую функцию);

·     историческая (документ – это источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функций, чему помогает его поступление на хранение в архив).

Официальные документы подразделяют на:

·     управленческие;

·     научные;

·     технические;

·     технологические;

·     производственные и др.

Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входят следующие:

·     организационная;

·     распорядительная;

·     организационная;

·     информационно-справочная;

·     по личному составу;

·     плановая.

Состав документов в организации зависит от:

·     порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность);

·     объема и характера взаимосвязей в организации;

·     характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами.

Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:

1) в области обработки  документов:

·     обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;

·     создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

·     создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

·     обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;

·     исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

2) в области контроля за исполнительской дисциплиной:

·     обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

·     обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

·     сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

3) в области организации  доступа к информации:

·     обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

 

Организация службы ДОУ 

Документационное обеспечение управления организации выполняет специальное структурное подразделение.

Возможные названия специального структурного подразделения ДОУ:

·     управление делами;

·     общий отдел;

·     канцелярия;

·     секретариат.

В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь. Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операции, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации).

Цели службы ДОУ:

·     организация работы;

·     руководство документационным потоком;

·     координация видов работ с документами;

·     контроль за последовательностью работы с документами;

·     организация работ по документационному обеспечению управления.

Задачи службы ДОУ:

·     совершенствование форм и методов работы с документами;

·     обеспечение единого порядка документирования;

·     обеспечение единого порядка работы с документами;

·     контроль за исполнением документов;

·     хранение документов;

·     унификация форм документов;

·     сокращение, по возможности, документооборота;

·     методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

·     внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

Функции службы ДОУ:

·     разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

·     обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;

·     доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству;

·     контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки;

·     изготовление и размножение документов;

·     разработка номенклатуры дел, хранение дел;

·     контроль за работой с документами в структурных подразделениях;

·     организация работы архива;

·     повышение квалификации работников службы ДОУ.

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате:

1.   Централизованная форма.

Предлагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря). В этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регуляция, контроль за пополнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив – т.е. происходит полный цикл обработки документов.

Полная централизация работы с документами возможна только в небольших организациях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

2.   Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения.

3.   Смешанная форма организации работ с документами.

Часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы – по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские документы, в отделе кадров – документы по личному составу и т.д.

Функции структурных подразделений службы делопроизводства.

1.   Секретариат – структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари.

2.   Секретарь выполняет функции:

o   предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

o   подготовки по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организаций;

o   организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем.

Документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию:)

o   бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.д.).