Автор работы: Пользователь скрыл имя, 28 Марта 2014 в 13:55, реферат
Документ (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. По ГОСТ Р 51141-98 документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т.п., называется документацией.
Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа.
Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или в резолюции. Срок исполнения может быть продлен только организацией или должностным лицом, которые его установили. Для этого нужно сразу после получения документа или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения оформить новый срок. Продление срока должно быть мотивировано серьезными обстоятельствами.
Справочный аппарат представляет собой картотеку, которая используется для контроля за исполнением документов.
Контрольная картотека делится на 33 ячейки. Из них 31 ячейка соответствует количеству дней в месяце, 32 ячейка предназначена для документа, сроки исполнения которого наступают в следующем месяце, а в 33 располагают карточки на неисполненные в срок документы. По ячейкам картотеки располагают РКК в соответствии с установленными датами окончания исполнения документов. Внутри ячеек РКК могут размещаться по структурным подразделениям или по фамилиям специалистов, ответственных за исполнение.
Список литературы: