Законодательная регламентация документирования кадровой деятельности, организационные документы в кадровой службе

Если у работника  это не первое место работы, запись о приеме оформляется следующим образом. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указываются полное, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи. В графе 2 указывается дата приема на работу в соответствии с приказом о приеме на работу (дата пишется арабскими цифрами: число и месяц - двузначным числом, год - четырехзначным числом). Затем в графу 3 вносят записи о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, если условие о работе в таком подразделении включено в трудовой договор, или о наименовании должности (работы), специальности или профессии с указанием квалификации. В графе 4 проставляют дату и номер приказа (распоряжения), согласно которому работник принят на работу.

Все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные вновь, регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

 

Перевод

 
        При временном переводе сотрудника на другую работу условия трудового договора изменяются на определенный срок. Продолжительность временного перевода устанавливается по соглашению сторон трудового договора, а инициатором перевода может быть как работник, так и работодатель  
          Согласно ч. 1 ст. 72.2 Трудового кодекса сотрудник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до одного года. В случае если перевод был осуществлен на время замещения отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы, срок его заканчивается в день выхода на работу данного сотрудника. Очевидно, что в последнем случае срок временного перевода может быть больше года. Например, при замещении сотрудницы, которая находится в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, и т.д. 
 
            Чтобы перевести сотрудника на другую работу в ситуации, когда требуется его письменное согласие, прежде всего нужно сообщить ему о необходимости перевода и указать его причины. Это можно сделать в устной или письменной форме. 
Затем составляют дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указывают основание перевода, его срок, оговаривают иные условия, которые отличаются от ранее установленных. 
          В случае если точная дата окончания перевода неизвестна, прописывают условие, согласно которому работник возвращается на свое место работы, например в день выхода из отпуска по уходу за ребенком заменяемого сотрудника. 
           После этого руководитель издает приказ о временном переводе работника по унифицированной форме N Т-5 или N Т-5а, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление N 1). Сотрудника необходимо ознакомить с приказом под роспись. 
          Указания по применению и заполнению первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением N 1. В нем сказано, что запись о временном переводе сотрудника должна производиться в его личной карточке по форме N Т-2 (N Т-2ГС(МС)), утвержденной Постановлением Госкомстата России N 1. С каждой записью в разделе личной карточки "Прием на работу и переводы на другую работу", вносимой на основании приказа о переводе на другую работу, администрация предприятия обязана ознакомить работника под роспись. 
Согласно п. 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", в трудовой книжке запись о временном переводе делать не нужно. 
Если при переводе обязанности работника меняются, его надо ознакомить с должностной инструкцией, соответствующей новой должности. Это же относится и к правилам техники безопасности (ч. 2 ст. 225 ТК РФ). 
             Сотрудника могут перевести на другую работу для предотвращения или устранения последствий этих бедствий без его согласия. 
Трудовое законодательство предусматривает еще ряд ситуаций, поименованных в ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ, при которых возможен временный перевод сотрудника без его согласия сроком до одного месяца, а именно: 
- простой (временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера); 
- необходимость предотвращения уничтожения или порчи имущества; 
- замещение временно отсутствующего работника. 
         Перевод допустим, если простой или необходимость предотвращения уничтожения или порчи имущества либо замещения временно отсутствующего работника вызваны чрезвычайными обстоятельствами, указанными в ч. 2 ст. 72.2 ТК РФ. 
Безосновательный отказ от перевода в названных ситуациях будет расцениваться как дисциплинарный проступок, а невыход на работу - как прогул. Об этом говорится в п. 19 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации". 
         Работник вправе отказаться от временного перевода при возникновении чрезвычайных ситуаций. При этом он подвергается дисциплинарному взысканию, если: 
- опасность для его жизни и здоровья возникла по причине нарушения требований охраны труда (за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами) до момента устранения такой опасности; 
- перевод осуществляется для выполнения тяжелых работ и работ с вредными и (или) опасными условиями труда, а они не предусмотрены трудовым договором. 
         В соответствии с ч. 4 ст. 72.2 ТК РФ при переводах, которые были произведены в случаях, указанных в ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ, оплата труда работника производится в зависимости от выполняемой им работы, но не ниже среднего заработка, который он получал по прежнему месту работы. 
        Важно помнить еще об одном нюансе. Если сотрудника переводят на работу, которая требует более низкой квалификации, по причинам, изложенным в ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ, работодателю необходимо получить от него письменное согласие на такой перевод. 
         В случае когда перевод сотрудника на другую работу не требует его согласия, оформление процедуры перевода происходит следующим образом. 
           Руководитель издает приказ о временном переводе по форме N Т-5 или N Т-5а с указанием причины перевода. Так как в данном случае основание для перевода имеет принципиальное значение, приказ должен быть подкреплен соответствующими документами, в противном случае работник может отказаться от перевода. В силу п. 17 Постановления N 2 обязанность доказать наличие обстоятельств, с которыми закон связывает возможность такого перевода, возлагается на работодателя. 
При оформлении временного перевода, на который не требуется согласия работника, необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. 
Работник вправе отказаться от перевода, если считает, что на новом месте работы нарушены требования охраны труда и это угрожает его жизни или здоровью. Сотрудник пишет заявление в произвольной форме, в котором приводит аргументы, служащие основанием для отказа от перевода. 
Поскольку руководитель организации обязан принять отказ работника от перевода, составляется новый приказ по форме N Т-5а, согласно которому вместо отказавшегося от перевода работника будет указан другой, согласившийся после переговоров с ним на временный перевод.

 

Увольнение

 

При прекращении трудовых отношений трудовой договор подлежит расторжению. Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести расчет.

В соответствии со статьей 6 ТК РФ установление порядка расторжения  трудовых договоров относится к  ведению федеральных органов  государственной власти.

В статье 77 ТК РФ приведен перечень общих оснований прекращения  трудового договора.

Трудовой договор может быть прекращен в следующих случаях:

1.   по взаимному согласию сторон (соглашение сторон) (статья 78 ТК РФ);

2.   по инициативе одной из сторон трудового договора, в том числе:

- по инициативе работника,  в том числе в связи с  его переводом по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переходом его на выборную должность (статьи 72.1., 72.2., 73, 80 ТК РФ);

- по инициативе работодателя (статьи 71, 81 ТК РФ);

3.   Невозможности продолжения трудовых отношений в связи с:

- истечением срока  трудового договора (статья 79 ТК  РФ);

- обстоятельствами, не  зависящими от воли сторон (приведены  в статье 83 ТК РФ);

- нарушением установленных  правил заключения трудового  договора (статья 84 ТК РФ).

4.   отказом работника от продолжения трудовых отношений, в том числе:

- в связи со сменой  собственника имущества организации,  изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией (статья 75 ТК РФ);

- в связи с изменением  определенных сторонами условий  трудового договора (часть 4 статьи 74 ТК РФ);

- от перевода на  другую работу по состоянию  здоровья, отказ работника от  перевода на другую работу, необходимого  работнику в соответствии с  медицинским заключением, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (части 3, 4 статьи 73 ТК РФ);

- от перевода на  работу в другую местность  вместе с работодателем (часть  1 статьи 72.1.).

При увольнении работника  необходимо:

1)   оформить приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора по форме Т-8 (при увольнении одного работника) или Т-8а (при увольнении нескольких работников);

Приказ (распоряжение) о  прекращении действия трудового  договора подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, и объявляется работнику (работникам) под роспись.

В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового  договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.

2)   на основании приказа сделать запись в личной карточке (форма №Т-2),в лицевом счете (форма №Т-54 или №Т-54а) и трудовой книжке;

3)   произвести расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником». Эта форма применяется для определения заработной платы и других выплат сотруднику при прекращении трудового договора.

В случае расторжения  трудового договора по инициативе работника, он должен не позднее, чем за две недели (если иной срок не установлен ТК РФ или иным федеральным законом) до увольнения написать заявление. В заявлении работник должен указать дату, с которой он хочет уволиться, и причину увольнения. Затем на основании поданного работником заявления оформляется приказ (распоряжение) работодателя о прекращении действия трудового договора с работником (смотрите выше).

При расторжении трудового  договора по соглашению сторон необходимо в произвольной форме составить соглашение. В данном соглашении следует указать стороны соглашения, условия, на которых работодатель и работник расторгают трудовой договор (дату увольнения, размер, порядок и сроки выплаты выходного пособия и тому подобное). На основании соглашения издается приказ (распоряжение) о расторжении трудового договора.

При расторжении трудового  договора по сокращению численности или штата работников необходимо издать приказ о сокращении численности или штата. Кроме этого, работодатель должен иметь в наличии документ, свидетельствующий о письменном уведомлении работника о предстоящем сокращении с его подписью, в случае отказа работника от другой должности – его письменный отказ, а также приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора.

В случае расторжения  трудового договора на основании  несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, должно быть заключение аттестационной комиссии, письменное согласие первичной профсоюзной организации, если работник является членом профсоюза, должностная инструкция, отказ работника от другой должности, приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора.

При увольнении работника  за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей должны быть акты о совершении дисциплинарных проступков, докладные записки работников, объяснительные работника или составленные работодателем акты об отказе от дачи объяснений, приказы о дисциплинарных взысканиях с подписью работника об ознакомлении с данными приказами или акт об отказе работника об удостоверении факта ознакомления с приказом, а также приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (увольнении).

Для увольнения за появление  на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения необходимо иметь докладную записку от лица, выявившего факт нахождения работником на работе в состоянии алкогольного опьянения, медицинское заключение, акт о нахождении на работе в состоянии опьянения, объяснительную работника, приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора.

Перед расторжением трудового  договора за прогул составляют акт об отсутствии на работе, работник пишет объяснительную, а в случае отказа давать объяснения – составляется акт об отказе работника давать объяснения, данный отказ фиксируется актом в произвольной форме, приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора.

Кроме того, нужно соблюсти сроки и порядок привлечения  к дисциплинарной ответственности, предусмотренные статьей 193 ТК РФ. В частности, применение мер дисциплинарной ответственности (в том числе, увольнения) должно произойти не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка и не позднее шести месяцев со дня его совершения. А также нужно проследить, не находился ли работник во время совершения проступка в отпуске или на больничном. В эти периоды увольнение по инициативе работодателя не разрешается, кроме случаев ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем (статья 81 ТК РФ).

Днем прекращения трудового  договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).

В день прекращения трудового  договора работнику выдается трудовая книжка с внесенной в нее записью  об увольнении, производится окончательный расчет, а по его письменному заявлению, в соответствии со статьей 62 ТК РФ, также копии документов, связанные с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). При выдаче работнику на руки трудовой книжки от него берется расписка в ее получении, проставляемая в книге учета движения трудовых книжек, а также вносится соответствующая запись в личную карточку работника, которая также удостоверяется подписью работника.

Если в день увольнения работник отсутствует на работе либо отказывается от получения трудовой книжки на руки (об отказе получить трудовую книжку должен быть составлен акт, подписанный свидетелями), и по этим причинам невозможно выдать трудовую книжку, работодатель должен предпринять следующие действия. В адрес работника направляется заказным письмом с уведомлением письменное требование явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, поскольку пересылка трудовой книжки почтой допускается только с его согласия. Работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки со дня направления такого уведомления (статья 84.1. ТК РФ).

Кроме того, законодатель дополнил перечень случаев, когда работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки, а именно:

1) в случаях несовпадения  последнего дня работы с днем  оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 ТК РФ;

2) при увольнении женщины,  срок действия трудового договора  с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй статьи 261 ТК РФ.

Работник, не получивший трудовую книжку в день увольнения может после увольнения обратиться к работодателю в письменной форме о выдаче трудовой книжки и работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Своевременно выдать трудовую книжку работнику в первую очередь в интересах работодателя, ведь согласно пункту 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, а также статье 234 ТК РФ, при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Кроме того, работодателю надо будет издать новый приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора и внести изменения в трудовую книжку об изменении даты увольнения на день выдачи трудовой книжки.

В пунктах 5.1, 5.2 Инструкции №69, указан порядок внесения записи в трудовую книжку при прекращении трудового договора. Запись об увольнении производится в следующем порядке:

- в графе 1 ставится  порядковый номер записи;

- в графе 2 указывается  дата увольнения;

- в графе 3 делается  запись о причине увольнения;

- в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

По общему правилу  при прекращении трудового договора по предусмотренным в статье 77 ТК РФ основаниям, в трудовую книжку вносится запись со ссылкой на соответствующий пункт данной статьи. Исключение составляют случаи:

1.   расторжения трудового договора по инициативе работодателя – делается ссылка на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством;

2.   расторжения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон - ссылка делается на соответствующий пункт статьи 83 ТК РФ.

Запись в трудовую книжку, об основании и о причине прекращения трудового договора, должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного Федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного Федерального закона.