Автор работы: Пользователь скрыл имя, 24 Ноября 2014 в 01:39, контрольная работа
Целью данной контрольной работы является раскрытие понятие о документе, носителях и источниках информации, системах документации, документировании, документообороте, а также рассмотреть порядок составления организационно-распорядительной документации и оформления реквизитов. Для достижения данной цели следует решить ряд следующих задач:
Выявить сущность понятия документ, информации и документооборот;
Изучить основные носители информации и системы документации;
Введение……………………………………….……………………………...….. 3
Глава 1
1.1 Понятие о документе. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . … . . . 5
1.2 Носители и источники информации. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . 7
1.3 Административное и специальное делопроизводство. . . . . . . . . …. . . . . . 8
1.4 Системы документации. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..… . . . . 9
1.5 Документирование и документооборот……………………….……...…... 10
Глава 2
Порядок составления и использование устава, приказа, акта, договора........ 13
Правила оформления основных реквизитов этих документов. . . . . . . .. ... . . 19
Заключение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .. … . . . 24
Список источников и литературы. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РОСРЕЧФЛОТ
МОСКОВСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ ВОДНОГО ТРАНСПОРТА
Кафедра «Менеджмент на водном транспорте»
Контрольная работа
По дисциплине: Документирование управленческой деятельности
На тему: Значение и роль документирования управленческой деятельности. Основные виды управленческой документации.
Выполнил студентка Складнова Олеся Юрьевна
первого курса, группа МО-1
Проверил преподаватель Куликова Галина Михайловна.
Москва 2013г
Содержание
Введение……………………………………….………………
Глава 1
1.1 Понятие о документе. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . … . . . 5
1.2 Носители и источники информации. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . 7
1.3 Административное и
специальное делопроизводство. . . .
. . . . . …. . . . . . 8
1.4 Системы документации. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..… . . . . 9
1.5 Документирование и документооборот……………………….……...
Глава 2
Порядок составления и использование устава, приказа, акта, договора........ 13
Правила оформления основных реквизитов этих документов. . . . . . . .. ... . . 19
Заключение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .. … . . . 24
Список источников и литературы. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . .... . . . 25
Приложение
Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуется разнообразим и повторимостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации. Делопроизводство сегодня определяется стандартом как "отрасль деятельности", обеспечивающая документирование и организацию работы с документами", т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.
Целью данной контрольной работы
является раскрытие понятие о документе,
носителях и источниках информации, системах
документации, документировании, документообороте,
а также рассмотреть порядок составления
организационно-
Объектом данного исследования является документы и порядок их составления. Предметом исследования – основные понятия документа и его составляющих. Цель и задачи данной контрольной работы определили выбор в качестве основного метода исследования – метод описания. При работе с полученным материалом использовались такие методы исследования как анализ источников, методы сравнения, обобщения, группировки научной информации, а также разбор основных формул использующихся при работе с экономическим ростом и его характеристиками. В ходе проделанной работы мы сделали основные выводы и привели соответствующие поставленной задаче формулы и определения.
Для написания данной контрольной работы использовалась учебно-методические пособия по заданной теме; использовались также источники, отражающие взгляды некоторых руководителей и исследователей данного вопроса. Полный список использованной литературы представлен в конце работы. Работа состоит из, содержания, введения, основной части, включающей в себя 2 главы, заключения, с соответствующими выводами, списка использованной литературы и приложения.
Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства". Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. (Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления). Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ – это, прежде всего, способ доказательства или свидетельства чего-либо. Для историков – исторический источник. А специалисты в области управления считают его средством фиксации передачи управленческих решений. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени. Важнейшей функцией документа является как раз информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека. Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов. Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией. Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации. Еще есть управленческая функция, которая позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы; учетная, с помощью которой накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности; историческая, которая является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывает исторические события, подтверждает и дополняют факты, помогает восстанавливать историческое прошлое стран и народов.
При создании документов используют
различные способы документирования в
зависимости от содержания информации:
звукозапись (фонодокумент), фотографию
(фотодокумент), запись изображений и звуков
(аудиовизуальный документ) и т. д. Документ,
созданный юридическим или физическим
лицом, оформленный и удостоверенный в
установленном порядке, называется официальным
документом. Официальный документ, используемый
в текущей деятельности организации, называют
служебным документом.
Если документ
создан лицом вне сферы его служебной
или общественной деятельности, то он
считается документом личного происхождения.
Все документы по отражаемым в них видам
деятельности делятся на две большие группы.
Первая — это документы по общим и административным
вопросам, т.е. вопросам общего руководства
предприятием (организацией) и его производственной
деятельностью. Эти документы могут составлять
работники всех подразделений предприятия.
Вторая группа — документы по функциям
управления. Такие документы составляют
работники финансовых органов, бухгалтерии,
отделов планирования, снабжения и сбыта,
других функциональных подразделений.
Документы классифицируются по наименованиям:
служебные письма, приказы, протоколы,
акты, докладные записки, договоры и т.д.
Оформление всех этих документов унифицировано,
но по содержанию они могут быть совершенно
разными; по месту составления: внутренние
и внешние; по содержанию: простые; по форме:
индивидуальные, когда содержание каждого
документа имеет свои особенности, трафаретные,
когда часть документа отпечатана, а часть
заполняется при составлении, и типовые,
созданные для группы однородных предприятий.
Как правило, все типовые и трафаретные
документы печатаются типографским способом
или на множительных аппаратах; по срокам
исполнения: срочные, требующие исполнения
в определенный срок, и несрочные, для
которых срок исполнения не установлен;
по происхождению: служебные, затрагивающие
интересы предприятия, организации, и
личные, касающиеся конкретного лица и
являющиеся именными; по виду оформления:
подлинные, копии, выписки, дубликаты;
по средствам фиксации: письменные, графические,
фотокинодокументы и т.д. Подлинник —
это подписанный и надлежащим образом
оформленный экземпляр документа, составленный
в первый раз. Копия — повторное, абсолютно
точное воспроизведение подлинника, засвидетельственное
в установленном порядке соответствующим
должностным лицом. На копиях служебных
документов, требующих особого удостоверения,
в обязательном порядке ставятся подпись
руководителя и печать.
Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа, выдавать ему соответствующий дубликат, имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.
Носитель информации — любой материальный объект или среда способный достаточно длительное время сохранять в своей структуре занесённую в/на него информацию. Это может быть, например, камень, дерево, бумага, металл, пластмассы, кремний, лента с намагниченным слоем, пластик со специальными свойствами, ЭМИ и т. д. Носителем информации может быть любой объект, с которого возможно чтение имеющейся на нём информации. Носители информации в науке, технике, общественной жизни (СМИ), быту применяются для:
Зачастую сам носитель информации помещается в защитную оболочку, повышающую его сохранность и, соответственно, надёжность сохранения информации. К основным материалам относятся:
Также ранее имели распространение: обожжённая глина, камень, кость, древесина, пергамент, берёста, папирус, воск, ткань и др.[3] Для внесения изменений в структуру материала носителя используются различные виды воздействия: механическое; термическое (выжигание); электрическое (электрические сигналы); химическое (краска и тп.) и др.
В делопроизводстве различают
административное или общее делопроизводство
и специальное делопроизводство. К административному
делопроизводству относятся документы,
создаваемые в процессе распорядительной
и исполнительной деятельности учреждений,
в органах государственного управления,
суда, прокуратуры, в общественных организациях,
в администрации предприятий и учреждений. Документация,
применяемая при оформлении распорядительно
- исполнительной деятельности органов
государственного управления и подведомственных
им учреждений, называется организационно-
- распорядительные (постановления, распоряжения, приказы, указания, решения);
- справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, справки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, перечни). К специальному делопроизводству относятся документы, специфичные для каждой из специальных функций управления.
1.4. Системы документации.
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных. Баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) - совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению, В основе создания УСД лежит метод унификации -установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. В настоящее время действует восемь УСД:
Разработка УСД ведется соответствующими министерствами н ведомствами, которым поручена эта работа. Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.