Значение и роль документирования управленческой деятельности. Основные виды управленческой документации

   2.2. Правила  оформления основных реквизитов  этих документов.

Система ОРД «Требования к оформлению документов» устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации, Всего установлено 30 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораздо меньше. Установлен следующий состав реквизитов:           Государственный герб Российской Федерации изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти.          

Эмблема организации или товарный знак — это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменить наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа, на уровне названия организации или на верхнем поле документа. 

Код организации. Код формы документа. Код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО) имеет все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа. Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификатору правленческой документации. Этот реквизит впечатывается при составлении конкретного вида документа. [5]     

Наименование организации - это реквизит указывает в документе наименование организации,  являющейся автором документа, оно должно соответствовать наименованию закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже.         

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык печатают на двух языках - русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случае, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного.    Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают, ниже наименования организации.       Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. Сведения о конкретном авторе обязательны на внутренних документах организации.          

Справочные данные об организации» - этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут входить: индекс предприятия связи, почтовый к телеграфный адрес, номер телетайпа, телефона, факса, телекса. На письмах, относящихся к финансовым вопросам, может быть проставлен номер счета в банке.   Наименование вида документа. Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав, реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом  и проставляется на всех документах,  и печатается прописными буквами.         

Дата является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для протокола - дата проведения заседания. Если авторами документа является несколько opгaнизаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания. Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Также дату можно оформлять в соответствии с международным стандартом.  

Регистрационный индекс документа. Одновременно с датой проставляют регистрационный номер документа. Регистрационный номер — это условное обозначение документа под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.          

Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим способом: на № 02-13/36 от 04.09.98. Место составления или издания документа обязательно указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам именование организации» и «справочные данные об организации» целесообразно его проставление на всех документах, Место давления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес.          

Гриф ограничения доступа к документу реквизит проставляется в случае, если документ содержит текст ограниченного распространения, т.е. секретную или информацию. В первой строке данного реквизита вставляться следующие отметки: «ДСП», "Секретно", «Совершенно секретно».

Адресат. Гриф утверждения документа. Резолюция. Заголовок к тексту. Данный реквизит является обязательным для всех документов. Заголовок может отсутствовать на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?».           

Отметке в контроле. Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле - буква «К" проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль», Располагается на уровне заголовка на левом поле документа. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.  

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их в федеративные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации: на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста.  

Подпись - это один из основных способов удостоверения документов. Подпись является обязательным реквизитом. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа. Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи без кавычек и скобок.        Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлога», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности. Согласование — это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешнее и внутреннее. Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом. Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования.       Но виза может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата. Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласен с документом, то это может оформляться на отдельном листе с указанием об этом при визировании «Замечания прилагаются». На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих - на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении.       

Печать ставят на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые и организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются.       Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи — «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнится документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.            Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Данный реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа, руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка о поступлении документа в организацию. По возможности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит включает в себя: наименование получающей организации, дату поступления документа, его входящий регистрационный номер.          Отметка для автоматического поиска документа. Данный реквизит может включать имя диска, файла, содержащего данный документ и другие поисковые данные. Идентификатор электронной копии документа размещается внизу листа. Акты и договоры подлежат утверждению.

Заключение

Изучив специальную литературу и проанализировав ее можно сделать выводы, исходя из целей исследования.           На предприятии существует следующая организационно - распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:

– организационные документы;

– распорядительные документы;

– информационно - справочные документы.

На предприятии существует также служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).  Знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма. Эти качества являются решающими при выборе того или иного сотрудника, в задачи которого входит оформление документов предприятия. Именно знания по составлению и реквизитах документа являются наиболее важными для большинства сотрудников самых разных предприятий. 

Список использованных источников

1. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149 -ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;
2. Федеральный закон Российской Федерации от 29 декабря 1994 года 77 – ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»
3. ГОСТ 5114198 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
4. ГОСТ Р. 6. 30-2003  Унифицированные системы организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.
5. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2001
6. Даль В.И. Толковый словарь великорусского языка. Т. 1, М., 2008, с. 459.
7. Илющенко М.П. Документная информация: свойства и особенности // Делопроизводство 2006, № 2.
8. Кузнецова Т.В. Назначение документа (функции документа). // Секретарское дело, 2004 № 12.
9. Кудрявцев В.А. и др. Организация работы с документами. - М.: ИНФРА-М, 1998.
10. Ларин М.В. Развитие понятия «Документ». // Делопроизводство, 2000, №1.