Информационно - справочные документы: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, письма, телеграмма

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 23 Декабря 2012 в 19:33, контрольная работа

Краткое описание

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно - справочными. Информационно - справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

Вложенные файлы: 1 файл

Информационно11.doc

— 451.00 Кб (Скачать файл)

Информационно - справочные документы: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, письма, телеграмма

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно - справочными. Информационно - справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Виды информационно - справочных документов:

  1. акт;
  2. протокол;
  3. докладная записка;
  4. объяснительная записка;
  5. справка;
  6. письма;
  7. телеграмма, телефонограмма.

Одним из видов  информационно - справочных документов является акт. Акт - информационно - справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно - ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей.

В вводной  части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.

Констатирующая  часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта.

Текст акта может  быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. Акты составляются на общем бланке. Формуляр акта состоит из реквизитов:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации;
  3. наименование структурного подразделения;
  4. наименование вида документа;
  5. дата, номер;
  6. место издания;
  7. заголовок;
  8. текст;
  9. приложения;
  10. подписи (членов комиссии);
  11. гриф утверждения, согласования.

Реквизиты отделяются друг от друга 1,5 - 3 интервалами.

Следующий вид  информационно - справочного документа - протокол. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная - слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали". Пишутся от начала левого поля. Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.

Основная часть  протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) - по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания. Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Затем печатают содержание доклада, сообщения. После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

Завершающая часть  текста протокола - постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок.

Протокол может  фиксировать решение об утверждении  какого-либо документа. Протокол подписывают  председатель и секретарь. Последний  редактирует текст, знакомит каждого  выступавшего с записью его выступления и получает подпись. Датой протокола является дата проведения заседания. Формуляр протокола состоит из реквизитов:

  1. наименование организации или ведомства (если есть);
  2. НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ - крупно;
  3. наименование структурного подразделения(если есть);
  4. наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;
  5. дата заседания, номер (в течение календарного года);
  6. место составления (город);
  7. заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);
  8. текст вводной и основной части;
  9. подписи;
  10. гриф утверждения, согласования (если нужно).

Следующий вид  информационно - справочного документа - докладная записка. Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. По содержанию докладные записки бывают:

а) информационные;

б) отчетные (по результатам  командировки и т.д.).

В зависимости  от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние. Внутренние докладные  записки оформляются на бланке формата  А4, подписывает их автор - составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно. Текст докладной записки делится на две части:

  1. изложение фактов, послуживших причиной её составления;
  2. выводы, предложения организации или должностного лица.

Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:

  1. наименование структурного подразделения(если есть);
  2. наименование вида документа - докладная записка;
  3. дата, номер;
  4. адресат;
  5. заголовок;
  6. текст;
  7. приложения;
  8. подпись.

Формуляр внешней  докладной записки состоит из реквизитов:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации;
  3. наименование структурного подразделения (если есть);
  4. наименование вида документа - докладная записка;
  5. дата, номер;
  6. место издания;
  7. адресат;
  8. заголовок;
  9. текст;
  10. приложения;
  11. подпись.

Следующий вид  информационно - справочного документа - объяснительная записка. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения. Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель. Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями. Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации;
  3. наименование структурного подразделения (если есть);
  4. наименование вида документа;
  5. дата, номер;
  6. место издания;
  7. адресат;
  8. заголовок;
  9. текст;
  10. подпись.

Следующий вид  информационно - справочного документа - справка. Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации. Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания; во второй - приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки. В справке фиксируют сведения определенного периода времени. Датой справки является дата её подписания. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством  освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй - подшивается в дело. Формуляр справки состоит из реквизитов:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации;
  3. наименование структурного подразделения (если есть);
  4. наименование вида документа;
  5. дата, номер;
  6. место издания;
  7. адресат;
  8. заголовок;
  9. текст;
  10. подпись;
  11. печать.

Текст справки  начинается с указания фамилии, имени  и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица - учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения.

Следующий вид  информационно - справочного документа - доклад. Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании и т.п. информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации. Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления. Цели доклада: информирование и убеждение. Элементы доклада: вступление (показ целей и назначения доклада); основная часть - изложение основных фактов; выводы (в виде положений); рекомендации.

Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

Следующий вид  информационно - справочного документа - телеграмма. Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. В первой части телеграммы указываются: отметка о категории телеграммы; адресат; текст; фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму. Во второй части телеграммы - под чертой - указываются:

адрес и наименование организации - отправителя телеграммы;

наименование  должности;

подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;

печать;

дата.

Следующий вид  информационно - справочного документа - телефонограмма. Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно - справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: передавать только краткую, срочную информацию; проверять правильность записи обратной связью; текст - не более 50 слов; не использовать трудно выговариваемые и редкие слова; записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы. Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации - отправителя;
  3. наименование вида документа;
  4. дата, номер;
  5. место составления;
  6. адресат;
  7. заголовок;
  8. текст;
  9. подпись;
  10. должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;
  11. должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема.

Информация о работе Информационно - справочные документы: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, письма, телеграмма