Кадровое делопроизводство

ВВЕДЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДОКУМЕТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ…………………..5

1.1. Реквизиты управленческих документов  и правила их оформления………5

1.2. Требования к бланкам документов………………………………………….9

1.3. Правила машинописного оформления  документов……………………....12

1.4. Подготовка и оформление основных  видов документов………………...14

2. КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ ООО ТД «ВЛАД»………………………………………………………………..18

2.1. Краткая  характеристика компании и основные виды ее деятельности ООО ТД «Влад»………………………………………………………………….20

2.2. Схема движения  и технология обработки документов  в ООО ТД «Влад».....................................................................................................................26

2.3. Регистрация документов ООО ТД «Влад»………………………………...30

2.4. Контроль исполнения документов ООО ТД «Влад»……………………..35

3. МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ  ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО ТД «ВЛАД»…………………………………………………………………………..37

3.1. Методы совершенствования  работы с документами ООО ТД «Влад».....37

3.2. Переход к безбумажной технологии  управления ООО ТД «Влад»..……42

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….47

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ……………………………49

ПРИЛОЖЕНИЕ 1………………………………………………………………..51

ПРИЛОЖЕНИЕ 2………………………………………………………………..52

ПРИЛОЖЕНИЕ 3………………………………………………………………..53

ПРИЛОЖЕНИЕ 4………………………………………………………………..54

ПРИЛОЖЕНИЕ 5………………………………………………………………..55

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность исследования данной темы курсовой работы определена недостаточной проработкой проблемы совершенствования документирования управленческой деятельности организации. Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В ходе курсовой работы изучаются и анализируются организация и технология документационного обеспечения кадровой службы Общества с ограниченной ответственностью торгового дома «Влад».

Предметом курсового  исследования является кадровое делопроизводство организации на примере общества с ограниченной ответственностью торгового дома «Влад».

Объектом исследования является документирование деятельности организации.

Целью написания курсовой работы является анализ кадрового делопроизводства деятельности ООО ТД «Влад», а также разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается  ряд задач, а именно:

- ознакомление с организационной  структурой общества;

- изучение функций,  задач, основных видов деятельности  общества;

- рассмотрение места и значения кадровой службы в деятельности ООО ТД «Влад»;

- изучение организации  кадровой службы общества, ее  структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;

В качестве гипотезы исследования выдвинуто утверждение о том, что совершенствование документирования управленческой деятельности способствует рационализации работы персонала, в чьи обязанности входит создание и оформление документов, и даёт экономический эффект, выраженный, главным образом, снижением затрат на оплату труда посредством сокращения штата работников ввиду снижения трудоёмкости процесса.

Теоретической основой  для исследования послужили труды  отечественных и зарубежных ученых и специалистов в области теории и практики документоведения, справочные и нормативные материалы по исследуемой проблеме.

Методологическая основа обусловлена задачами исследования и опирается на системный анализ, основанный на изучении объектов как систем.

В качестве методов для  проведения работы были выбраны сочетание  абстрактно-теоретического и конкретно-исторического анализа, восхождение от анализа к синтезу, наблюдение, опрос, изучение документационных источников, проектирование, планирование, экономический расчёт.

Источниковой базой курсовой работы являются нормативные акты Федерального и регионального уровней, публикации периодической печати, статьи справочных, информационных изданий и Интернет.

Кроме того, значимыми  в исследовании данной темы стали  труды следующих авторов: Грудицыной Л.Ю., Кузнецовой Т.В., Кирсановой М.В. и других.

Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения и практический опыт, полученные в отделе кадров ООО ТД «Влад».

Структура курсовой работы является традиционной и обусловлена логикой исследования. Данная работа состоит из введения, трех глав, разбитых на восемь параграфов, заключения, списка использованных источников и пяти приложений.

 

 

 

 

1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ  УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

 

1.1. Реквизиты  управленческих документов и  правила их оформления

 

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами:

1. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

3. «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения».

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

1. более активное использование юридическую силу документов;

2. оперативное и качественное составление и исполнение документов;

3. организацию быстрого поиска документов;

4. ПЭВМ при составлении документов.

Любой документ состоит  из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи и т. д.), которые  называются реквизитами[29, С. 8].

Правила их составления  и оформления, а также место  расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-97. Данным ГОСТом устанавливается максимальный набор реквизитов для документов управления-29. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

В перечень реквизитов ОРД входят:

1. Государственный герб.

2. Эмблема предприятия.

3. Код организации  по общегосударственному классификатору  организаций.

4. Код формы документа  по общегосударственному классификатору  управленческой документации.

5. Наименование министерства.

6. Наименование организации.

7. Наименование структурного  подразделения.

8. Индекс предприятия  связи, почтовый и телеграфный  адрес, номер телетайпа, номер  телефона, номер счета в банке.

9. Название вида документа.

10. Дата.

11. Индекс.

12. Ссылка на индекс и дату входящего документа.

13. Место составления  или издания.

14. Гриф ограничения доступа  к документу.

15. Адресат.

16. Гриф утверждения.

17. Резолюция.

18. Заголовок к тексту.

19. Отметка о контроле.

20. Текст.

21. Отметка о наличии приложения.

22. Подпись.

23. Гриф согласования.

24. Визы.

25. Печать.

26. Отметка о заверении копии[1, С. 76].

27. Фамилия исполнителя и номер  его телефона.

28. Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело.

29. Отметка о поступлении.

Реквизиты:

- «Код организации» и «Код формы документа» располагаются в правом верхнем в две строки. Сначала код организации, а потом код управленческой документации.

- «Наименование министерства»  и «Наименование предприятия»  указывается в полном соответствии с правовыми актами.

- «Наименование структурного  подразделения» - применяется только  внутри предприятия.

- «Адресные данные  предприятия» - используются только  при переписке.

- «Название вида документа» - приказ, акт, справка, должностная  инструкция и т.д.) указывается  во всех служебных документах, кроме писем.

- «Дата» - оформляются  цифровым способом, арабскими цифрами,  в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

- «Индекс» - регистрационный  номер, присваивается каждому  исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации.

- «Ссылка на индекс  и дату входящего документа» - проставляется только на ответных  исходящих письмах, ниже даты  и индекса письма.

- «Место составления  или издания» - указывается на  каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес.

- «Гриф ограничения  доступа к документу» - указывается,  если документ содержит сведения ограниченного распространения.

Используются грифы: - «Для служебного пользования», «Секретно» и т.п.

- «Адресат» - располагается  в правом верхнем углу документа.

- «Гриф утверждения» - должен состоять из слова  «Утверждаю», наименование должности лица утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты[28, С. 32].

- «Резолюция» - включает  фамилию и инициалы исполнителя,  содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается и проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами «Адресат» и «Текст».

- «Заголовок к тексту»  - содержит краткое содержание  документа.

- «Отметка о контроле»  - только тех документов, которые взяты на контроль.

- «Текст» - содержательная  часть документа, представленная  связным текстом. Требования к  текстам служебных документов:

- краткость и точность  изложения информации, исключение  двоякого толкования;

- объективность и достоверность  информации;

- составление, по возможности,  простых, т.е. содержащих один  вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

- структурирование текста  документа, деление его на такие  смысловые части, как: введение, доказательство, заключение.

- широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

- «Отметка о наличии  приложения» - указывается количество  листов и количество экземпляров  при наличии в документе приложения.

- «Подпись» - входит  наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. При подписи документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности[2, С. 53].

- «Гриф согласования» - состоит из слова «Согласовано», наименование должности лица, с которым согласован документ.

- «Виза» - используют  для внутреннего согласования  документов.

- «Печать» - ставится  на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность.

- «Отметка о заверении копии» - проставляется ниже реквизита подпись и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверяющего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

- «Фамилия исполнителя  и номер его телефона» - располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа.

- «Отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело» - для последующего  хранения и использования в  справочных целях.

- «Отметка о поступлении» - проставляется на входящих документах  с помощью специального регистрационного штампа или от руки[27, С. 67].

 

1.2. Требования  к бланкам документов

 

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Отдельные  реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам, прежде всего, относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.