Классификация документов и их особенности

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ОСОБЕННОСТИ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

   

ВВЕДЕНИЕ ……………………………………………………………………….…3

1 Сущность понятия «документ»…………………………………………………...4

1.2 Свойства, признаки и функции документа…………………………………….5

2 Классификация документов……………………………………………………...9

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………….…….18

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………..…………19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность  темы. В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах. В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы – системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система отчетной документации и др.

Делопроизводством (т.е. составлением документов и организацией работы с ними) в учреждении занимается специальный сотрудник, либо создается целое подразделение – канцелярия, - которое принимает решения об организации архивного хранения документов.

Таким образом, не вызывает сомнения тот факт, что  в современном мире информации необходимо хорошо ориентироваться во всем многообразии документов, так как с их помощью осуществляется контакт как между организациями, так и  между людьми.

При работе с документами очень важно  знать, к какой системе документации относится тот или иной документ – это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

В любой  классификации важно основание  – признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются на классы.

Цель  данной работы: Проанализировать классификацию документов и их особенности. Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

- Определить понятие документа и его свойства;

- Рассмотреть  классификацию документов.

Структура работы. Работа состоит из введения, трех параграфов, заключения и списка использованной литературы.

1 Сущность понятия «документ»

 

Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

Так, для  юристов документ является, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка – историческим источником, кибернетика-документалиста – носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.¹

На международном  уровне наиболее общим признано определение  документа, как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. В документоведении применяется следующее определение документа: "Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

Таким образом, из выше изложенного следует, что документ – это некая

информация, имеющая стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую ее долговременное использование и хранение.

Документ  специально создается с целью  хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации.

Существует  несколько версий появления слова  «документ». По одной из них слово  документ (лат. «documentum» - образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола "docere" - учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.²

По другой версии слово "dek" происходит от числа "десять" и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых  рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень "dek" был заменен на "doc" в слове "doceo" - учу, обучаю, от которого были образованы слова "doctor" - ученный, "doctrina" - учение, "documentum" - то, что учит, поучительный пример. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать "письменное доказательство", "доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов".

За длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось, и до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием "документ", необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.

 

1.2 Свойства, признаки и функции документа

 

Как и  всякий объект, документ обладает множеством свойств.  Одним из основных свойств  является атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной, которые и определяют остальные его свойства. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в «недокумент» (в устную речь, вещь).

Таким образом, выделяют две группы свойств документа: информационные и эксплуатационные.

К информационным свойствам документа (т.е. к его  способности передавать  информацию) относятся: актуальность, достоверность, полноту информации, доступность информации, функциональность документа, структурность документа и др.

К эксплуатационным свойствам документа относятся: долговечность, прочность документа, способность противостоять различным  воздействиям – механическим, световым, биологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

К отличительным  признакам документа относятся: а) наличие смыслового содержания. Документ - носитель смысла, который передается совокупностью последовательных знаков. б) стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени; в) предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документы - это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации; г) завершенность сообщения. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы)³.

Функции документа

Как и  всякая система, документ создается  обществом лишь постольку, поскольку  он выполняет те или иные необходимые  обществу функции. Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ - объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций, весь спектр которых можно условно поделить на три группы: а) главная, наиболее обобщающая функция документа - это хранение и передача (распространение) информации во времени и пространстве; б) общие функции документа характерны для всех документов, независимо от их типа и вида: 1. Информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объеме. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и т.д. Информационная функция присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит фиксация, сохранение, передача информации; 2. Коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов: 2.1 Документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (законы, указы, постановления, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы); 2.2 Документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы); 3. Кумулятивная функция - это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений; специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся:

Управленческая  или регулятивная функция - выполняется  документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, распоряжения, решения, приказы, протоколы). Управленческие документы отражают стадии управления и сами оказывают воздействие на сферу управления; Правовая (юридическая) функция - это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), исторические источники, служащие средством свидетельствования; Функция учета дает количественную характеристику информации - это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля; Познавательная или когнитивная функция - способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, практикум, хрестоматия и т.д.), а также научной деятельности; Общекультурная функция - способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурных традиций, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кинофильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.); Мемориальная (памятниковая) функция - способность документа служить "внешней памятью" человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому; Гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.).

К специальным  функциям документа можно также  отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.⁴

 

 

2 Классификация документов

 

Классификация (лат. classik — разряд, группа) документов — это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

Важнейшие признаки, лежащие в основе видовой  классификации современных документов, кроются в сущности их информационной и материальной составляющих. Поскольку документы функционируют в обществе, внешняя среда также оказывает на них определенное влияние. С учетом этих обстоятельств в основу общей классификации документов положены три блока признаков, построенных по разным характеристикам документа:

1) информационная  составляющая документа;

2) физическая (материальная) составляющая документа;

3) условия  бытования документа как системного  объекта во внешней среде.

Одним из важных и в то же время дискуссионных  вопросов теории документоведения является проблема соотношения понятий «видовая классификация» и «типологизация» документов, «вид» и «тип» документа.⁵

Попробуем разграничить эти понятия. Сущность и видовой классификации, и типологизации документов состоит в дифференциации объектов изучения по определенным признакам.

Видовая классификация представляет собой дифференциацию документов по одному наиболее существенному признаку. Эта совокупность документов группируется по определенному признаку в вид.

Типологизация является частным случаем классификации  документов. Она связана с группировкой документов на основе их подобия некоторой  обобщенной модели, именуемой типом. Это общие, существенные черты определенной группы документов. Сложность типологизации состоит в определении необходимого и достаточного набора наиболее характерных признаков.

Таким образом, типологическая схема и схема  видовой классификации создаются  в результате разных логических процессов. Если в основе видовой классификации лежит, прежде всего, дифференциация признаков, то в основе типологизации — их интеграция, выделение в изучаемом массиве документов группы сходных (типичных) черт.⁶

Классификация по информационной составляющей документа

Основные  признаки классификации по информационной оставляющей документа — содержание документа; степень обобщения информации; тип знаков, использованных для записи информации; предназначенность для восприятия информации человеком; канал восприятия знаков, использованных для записи содержания; степень распространенности информации; способ записи информации и др.

1. Классификация документов по содержанию: Простые (посвященные одному вопросу); Сложные (охватывающие несколько вопросов).

2. Классификация документов по наименованию: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.

3. Вид документа по уровню обобщения информации: Первичный и Вторичный. Первичный документ содержит информацию, которая является изложением (описанием) результатов изучения, исследования, разработок и т.д. и оригинальна по своему характеру. Вторичный документ является результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов.