Введение
В деятельности любой организации,
учреждения, предприятия создается множество
разнообразных по видам и назначению документов.
Одни документы предназначены для реализации
внешних связей, другие отражают сугубо
внутреннюю деятельность учреждения во
всех ее разнообразных аспектах.
В процессе развития документационного
обеспечения постепенно сложились определенные
документные комплексы – системы документации:
например, система распорядительной документации,
система документации по бухгалтерскому
учету и отчетности, система документации
по личному составу, система отчетной
документации и др.
При работе с документами очень
важно знать, к какой системе документации
относится тот или иной документ – это
во многом определяет требования к структуре
и содержанию документов, к их оформлению.
В любой классификации важно
основание – признак или признаки, в соответствии
с которыми объекты классификации разбиваются
на классы.
Цель данной работы – определить
понятие документа, виды и функции
документов, а также рассмотреть классификации
и системы документации. Для реализации
цели необходимо решить следующие задачи:
- анализ видов документов;
- исследование развития документов;
- классификация документов.
1. Понятие документа.
В настоящее время в науке известны
различные способы формализации знаний.
Ведь совсем недостаточно передать разным
людям одну и ту же информацию, потому
что каждый из них по-разному ее интерпретирует.
"Существует два способа
преодоления такой неоднозначности.
Во-первых, переход от обычных
повествовательных предложений
к суждениям, т.е. к предложениям
с жесткой и однозначной грамматической
формой и с фиксированным списком
терминов, из которых такие суждения
могут быть образованы. Во-вторых,
переход от обычных текстов
к документам, т.е. к текстам, в
которых:
-фиксированы только знания
о фактах некоторого вполне определенного
рода (или родов);
-эти знания организованы в
виде записи вполне определенной жестко
фиксированной структуры".
В этом определении "документа"
делается акцент на структурированности
информации, в нем содержащейся. Это существенно
дополняет определения, данные специалистами
социально-коммуникационных наук. Например,
О.П. Коршунов определяет документ как
"любой материальный носитель, на котором
человеком зафиксирована (закреплена)
социальная информация...".
Рассматривая проблему в историческом
аспекте, Ю.Н. Столяров подчеркивает, что:
"документом считается любая информация...,
зафиксированная в пространстве и во времени
в целях ее использования, передачи и хранения".
Это определение тесно перекликается
с другим, данным в широко известной монографии
А.И. Михайлова, А.И. Черного и Р.С. Гиляревского
"Основы информатики", где документом
считается "материальный объект, содержащий
закрепленную информацию, специально
предназначенный для ее передачи в пространстве
и времени и используемый в общественной
практике". В соответствии с Международным
стандартом "ИСО 5127-83 «Документация
и информация» под "документом" понимается
"записанная информация, которая может
быть использована как единица в документационном
процессе". В ДСТУ 3017-95 "документ"
определен как "материальный объект
с информацией, закрепленной созданным
человеком способом для ее передачи во
времени и пространстве" .
Сюзанна Брие пишет, что документом
становится "всякое свидетельство -
конкретное или символичное, закрепленное
или зарегистрированное, служащее для
представления, воспроизведения или доказывания
определенного физического или интеллектуального
явления".
В англоязычной литературе
О. Паттерсон понимал под документом "любой
предмет, несущий отражение мысли с помощью
букв, символов или других средств"
.
Всемирно известный индийский
библиотековед Ш. Ранганатан также определяет
документ как "воплощенную мысль",
как "запись произведения на бумаге
или другом материале, для легкого физического
обращения с ним, транспортировки его
в пространстве и сохранения во времени".
Есть науки, где документ определяется
даже более широко, чем текст. Так, в документалистике
"под документом понимается семантическая
информация, выраженная на любом языке
и зафиксированная любым способом на любом
носителе с целью ее обращения в динамической
системе".
"В культурологии, - пишет
Э.И. Ханпира, документом можно назвать
всякий созданный человеком материальный
объект, в котором овеществилась человеческая
мысль (лист бумаги, колесо, ложка, парковый
ландшафт, книга и др.), т.е. всякий материальный
объект второй природы" .
В классификации, предложенной
Г.Н. Швецовой-Водка, с позиций книговедения
документы подразделяются на виды в зависимости
от:
1. материала носителя информации
(бумажный, прозрачно-пленочный, магнитоленточный,
пластиночный);
2. формы носителя информации
(ленточный, карточный, листовой, блочный,
площадной);
3. по способу записи (ручной,
механический, автоматический);
4. по предназначенности для
восприятия (человековоспринимаемый,
машиновоспринимаемый, машиночитаемый);
5. по каналу восприятия человеком
(визуальный, аудиальный, тактильный, аудиовизуальный,
недоступный человеческому восприятию);
6. по способу расшифровки информации
человеком (читаемый, рассматриваемый,
слушаемый, рассчитанный на комплексное
восприятие);
7. по характеру знаковых средств
передачи информации (записанный отвлеченно-абстрактными
(символическими) знаками, записанный
знаками, подобными изображаемому, записанный
путем изменения структуры носителя);
8. по характеру языковой системы
(вербальный, изобразительный, музыкальный,
комплексный, матричный);
9. по принадлежности знаков
записи к определенным знаковым системам
(письменный, изографический, картографический,
нотный, технически кодированный).
Мы видим, что такая классификация
во многих своих частях практически подменяет
классификацию видов информации, что представляется
нам неправомерным .
2. Функции документов
Для понимания эволюции документа
важно изучать вопрос о его функциях. Функция
документа есть его целевое назначение,
присущее ему независимо от того осознана
эта функция автором или нет. Любой документ
обладает определенными функциями, выяснение
которых важно для определения цели создания
документа, для его классификации и изучения
роли в данной социальной структуре и
экономической системе. Автор документа,
фиксируя информацию, не всегда программирует
какую-либо функцию. Документ полифункционален
(многофункционален), т.е. содержит в себе
различные функции, которые с течением
времени меняют свое доминирующее значение.
Выделяются функции общие и специальные.
Общие - это информационная, социальная,
коммуникативная, культурная; специальные
- управленческая, правовая, функция исторического
источника, функция учета. (Рис.1)
Информационная функция определяется
потребностью в запечатлении информации
с целью сохранения и передачи и присуща
всем без исключения документам. Причина
появления любого документа - необходимость
фиксировать информацию о фактах, событиях,
явлениях, практической и мыслительной
деятельности.
Информацию, содержащуюся в
документах можно подразделить на:
-ретроспективную (относящуюся
к прошлому);
-оперативную (текущую);
-перспективную (относящуюся
к будущему)
Существуют и другие классификации
информации. Например, разделение на первичную
и вторичную; по жанрам; видам; носителям
и проч.
Каждый документ имеет информационную
емкость (или информационный потенциал),
т.е. количество и качество информации.
Информационная емкость характеризуется
такими показателями: полнота, объективность,
достоверность, оптимальность, актуальность
информации, ее полезность и новизна. Чем
выше эти показатели, тем ценнее документ.
Социальная функция тоже присуща
многим документам, т. к. создаются они
для удовлетворения различных потребностей
как общества в целом, так и отдельных
его членов. Документ также сам может влиять
на социальные отношения них в зависимости
от назначения, роли в данном обществе,
причем может не только стимулировать
их развитие социальных процессов, но
и тормозить.
Коммуникативная функция выполняет
задачу передачи информации во времени
и пространстве, информационной связи
между членами общества. Без обмена сведениями,
мнениями, идеями социальные связи не
могут поддерживаться. Можно выделить
две категории документов, в которых ярко
выражена коммуникативная функция:
1) документы, ориентированные
в одном направлении (законы, указы,
распоряжения, приказы, инструкции, жалобы,
докладные записки и др.);
2) документы двустороннего
действия (деловая и личная переписка,
договорные документы и т.д.).
Культурная функция - способность
документа сохранять и передавать культурные
традиции, эстетические нормы, ритуалы,
принятые в обществе (кинофильм, фотография,
научно-технический документ и др.).
Управленческая функция выполняется
официальными документами, которые специально
созданы для целей и в процессе управления
(законы, положения, уставы, протоколы,
решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы
играют большую роль в информационном
обеспечении управления, они многообразны,
отражают различные уровни принятия решений.
Правовая функция присуща документам,
в которых закрепляются изменения правовых
норм и правонарушений. Можно выделить
две категории документов, наделенных
правовой функцией: изначально обладающие
ею и приобретающие ее на время.
В первую группу входят все
документы, устанавливающие, закрепляющие,
изменяющие правовые нормы и правоотношения
или прекращающие их действие, а также
другие документы, влекущие за собой юридические
последствия. Сюда относятся все правовые
акты органов государственной власти
(законы, указы, постановления и др.), судебные,
прокурорские, нотариальные и арбитражные
акты, все договорные, удостоверительные
документы (паспорта, пропуска, удостоверения
и т.д.) и оправдательно-финансовые документы
(накладные, приходные ордера, счетно-платежные
требования и т.п.)
Ко второй категории относятся
документы, которые на время приобретают
эту функцию, являясь доказательством
каких-либо фактов в суде, органах следствия
и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В
принципе любой документ может быть доказательством
и тем самым временно будет наделен правовой
функцией.
Функция исторического источника
изучается исторической наукой. Существует
две точки зрения: первая - документ становится
историческим источником с момента передачи
его на архивное хранение; вторая - документ
наделяется этой функцией с момента его
возникновения, но осознается эта функция
человеком лишь когда документ поступает
в архив. Таким образом, эта функция начинает
доминировать в документе, если он выступает
как источник информации для историка,
исследующего ту или иную проблему.
Функция учета дает не качественную,
а количественную характеристику информации,
связанной с хозяйственными, демографическими
и иными социальными процессами с целью
их анализа и контроля. Основные виды учета
- статистический, бухгалтерский, оперативный
отражаются в статистических и финансово-экономических
документах, плановой, отчетной, документации.
3.Типы документов
Документ–
это любая информация, запечатленная на
носителе информации и созданная или отправленная
в ходе работы предприятия или лица, содержание,
форма и структура которой являются
достаточными для удостоверения фактов
или мероприятий. Документы – это один
из ресурсов, в котором предприятие нуждается
для успешного функционирования. В ходе
работы предприятия создаются и пересылаются
документы, в которых содержится различная
информация, связанная с предприятием.
В ходе организации деятельности
предприятия используются различные организационные,
информационные документы, а также документы
для передачи данных.