Комплексный анализ дела

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной  форме, которая содержит сведения о  порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах  листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются  на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Документоведческий анализ дела

 

В данное дело помещены документы только одного вида – письма. Письмо – это основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами.

Письмо – основа управленческих коммуникаций оно должно быть однопредметным, т.е. затрагивать  один вопрос. Оптимальный объем текста в письме – 1, 2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа.

Принято выделять следующие виды деловых писем:

по тематическому признаку

1. Коммерческие - используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. К ним относятся следующие деловые письма:

• письмо-предложение – заявление лица о желании заключить сделку с указанием

конкретных условий сделки;

• письмо-запрос – обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как

правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении  сделки;

• рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила

принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

2. Некоммерческие (собственно  деловые письма) – используются  при решении различных организационных,  правовых вопросов, экономических  взаимоотношений. К ним относятся:

• благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
• гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
• информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление)

предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;

• письмо-напоминание – содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
• письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
• письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
• письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
• письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
• письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
• сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

По функциональному признаку

1. Письма-ответы – ответы на инициативные письма.
2. Инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью.
3. Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация,

письмо-просьба, письмо-обращение).

4. Письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение,

сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя:

1. Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно.
2. Обычные письма – адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку деловые  письма бывают:

1. Одноаспектные – рассматривают один вопрос.
2. Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.
3. По структуре выделяют следующие деловые письма:
4. Регламентированные – составляются по определенному установленному образцу.
5. Нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме,

не имеют установленного образца.

По форме отправления деловые письма:

1. Конвертные – отправленные с помощью почты в конверте.
2. Электронные – отправленные в электронном виде на e-mail.
3. Факсовые – отправленные по факсу.

Письма XIX века немного отличаются от писем нашего времени:

1. Текст документа предписывалось разделять на заглавие («приступ»), где излагалась

причина издания документа, «изложение обстоятельств» и заключение, в котором  давались распоряжения или предписания, высказывались мнение или жалоба. Регламентировалась и лексика отдельных видов документов, формировались устойчивые словосочетания..

2. Мы используем в основном чернильные печати, а в  XIX веке присутствовали и

сургучные (Приложение 4). Сургуч представляет собой при обыкновенной температуре твёрдую различного цвета массу, плавящуюся при сравнительно небольшом нагревании и в жидком или полужидком состоянии способную склеивать. Сургуч – изобретение индийское и стал известен в Европе в средних веках, куда перешёл, по-видимому, из Испании, как показывает его раннее французское название (фр. cire d’Espagne). Изначально сургуч использовался для запечатывания так называемых «закрытых писем», а позднее (приблизительно с XVI века) и конвертов. В России сургучные печати стали употребляться с конца XVII века. Сургуч также применяли для создания впечатления скрепления печатью важных документов или для герметичного уплотнения сосудов, например, для уплотнения клапанов кларнета. Хотя теперь сургуч используется в основном в декоративных целях, раньше он применялся для того, чтобы гарантировать подлинность содержимого конверта. 3. Справочные данные почти отсутствовали из них можно наблюдать только город, сейчас это 14 реквизит-наименование места издания документа (Приложение 5).  На современных документах указываются следующие справочные данные об организации: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

        4. Название вышестоящих организаций в некоторых случаях писали сокращенно (Приложение 5), т. е. аббревиатурами.

           5. Во всех документах XIX века реквизит «адресат» указывался в правом углу листа. Причём, правила его написания определялись соподчиненностью учреждений. В сношениях разных учреждений и низших с высшими, адресат начинался с предлога «в»: «В Правительствующий сенат»; если обращались вышестоящие к нижестоящим, то и адресат писался в дательном падеже: «Уездному суду», «Губернскому правлению»; Если документ адресовался конкретному лицу или нижестоящий чиновник обращался к вышестоящему, указывался титул последнего: «его превосходительству»; в сношениях разных между собой властей и старших с младшими титул опускался.

6. Заголовок к тексту писался почти так же, как в наше время, но немного ниже и подчеркивался.

Но были и сходства в данных документах разного времени:

1. Имели место трафаретные документы (Приложение 6) – документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание, они требуют значительно меньше времени на составление. Трафаретные документы изготавливают типографическим способом, постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

2. Также на некоторых письмах  можно увидеть гриф ограничения  доступа к документам сверху в правом углу находилась пометка «СЕКРЕТНО» (Приложение 7) .

В наше время он присутствует на документах, содержащих информацию ограниченного  доступа (государственную тайну  или какой-либо вид конфиденциальной информации), как правило, на документах гриф ограничения проставляется в верхнем правом углу первого листа документа. В системе секретного и конфиденциального делопроизводства гриф ограничения доступа принято проставлять на электронном носителе информации (диске, дискете) и на упаковке, например конверте, в котором пересылается документ ограниченного доступа. В ряде случаев форма этого грифа, порядок его проставления, а также состав дополнительных сведений, сопровождающих гриф ограничения доступа, установлены законодательством.

3. Уже мы можем видеть входящий регистрационный номер документа (Приложение 8). О нем я подробно напишу в следующем разделе. Проведя документоведческий анализ дела, я выявила сходства и отличия документов XIX века (Приложение 8) от документов нашего времени. В Приложении 9 привожу пример того, как то же самое письмо должно выглядеть в наше время, согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

 Современные требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах, в частности правила оформления организационно-распорядительных документов зафиксированы в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации».               

          Требования  к оформлению документов". Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов, но и зоны и последовательность их размещения на документе.

В разделе 2 данного ГОСТа определен  состав реквизитов, включающий 30 наименований. Однако ни один документ не оформляется  полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа.

В данном деле присутствует только один вид документа – письмо.

Для официального письма рекомендуется  следующий состав реквизитов:

01 - Государственный герб;

02 - герб субъекта РФ;

03 - эмблема организации; 

04 - код организации; 

05 - основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика  / код причины постановки на  учет (ИНН/КПП);

08 - наименование организации; 

09 - справочные данные об организации; 

11 - дата документа; 

12 - регистрационный номер документа; 

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа; 

15 - адресат; 

18 - заголовок к тексту;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись; 

25 - оттиск печати;

27 - отметка об исполнителе;

30 - идентификатор электронной копии  документа. 

Реквизиты 07 - код формы документа, 10 - наименование вида документа, 14 - место  составления или издания документа, 16 - гриф утверждения документа, 23 - гриф согласования документа, 24 - визы согласования документа, 26 - отметка о заверении копии при составлении и оформлении делового письма не используются.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Делопроизводственный анализ дела

 

Традиционно сфера деятельности, связанная  с обработкой документов, называется

делопроизводством.

Все этапы обработки прохождения  и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения, и так в ходе работы с документами появляются следующие отметки:

При поступлении документа на нем  проставляется первая отметка – отметка о поступлении документа, она фиксирующет факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она состоит из сокращенного названия организации, куда поступил документ, даты получения и входящего учётного номера (индекса). Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учётный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве и, кроме того, он используется для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа. Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.