Комплексный анализ дела

Реквизит 18 отметка о контроле проставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируется. Отметка наносится делопроизводственной службой (или секретарем) после того, как руководитель принимает решение о контроле документа. Отметка о контроле представляет собой крупную букву «К», которую наносят от руки ярким фломастером или специальным резиновым штемпелем. Проставляется отметка на левом поле документа на уровне заголовка к тексту. Возможно использование других отметок о контроле, например, штамп «контроль» и срок исполнения документа. В документах того времени отметка о контроле документа отсутствует.

Реквизит 26 отметка об исполнителе, она включает в себя фамилию исполнителя и номер его телефона, размещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа на 2—4 интервала ниже реквизита «подпись» и печатается от левого поля. Отметка носит справочный характер и предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно готовил данный документ. В данных документах этот реквизит отсутствует.

Реквизит 27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа (например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устного соглашения). На нижнем поле первого листа документа слева исполнитель от руки делает краткую надпись о характере исполнения документа, указывает номер дела, в которое помещен документ на хранение, дату и ставит подпись. Этот реквизит также отсутствует в данных письмах.

Так же на документе в процессе работы с ним появляется резолюция  – это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Резолюция выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), задание (содержание действий), срок его исполнения, подпись руководителя, дата резолюции. В зависимости от содержания резолюции некоторые из этих элементов (задание, срок исполнения) могут отсутствовать. На документах 1918 года этого реквизита не наблюдается.

На документах нашего времени можно видеть отметку о заверении копии. Современные средства подготовки и размножения документов позволяют с легкостью и достаточно оперативно воспроизводить требуемое количество экземпляров документа. Однако в разных ситуациях к оформлению копии, ее юридической силе предъявляются различные требования. В связи с этим вопрос правильного оформления и заверения копий приобретает важное практическое значение. Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в т.ч. реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена. Соответствие копии документа подлиннику оформляется с помощью реквизита «отметка о заверении копии», который располагается ниже реквизита «подпись» и состоит из следующих элементов: слова «Верно», которое пишется с прописной буквы, наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи и даты. На документах 1918 года эта отметка так же отсутствует.

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В ходе данной курсовой работы я решила следующие задачи, которые ставила перед собой начав выполнять данную работу:

• получила навыки самостоятельной работы, в том числе подбора специальной литературы по изучающей теме,
• выработала умение правильно формулировать свои суждения и выводы,
• научилась правильно оформлять курсовую работу,
• получила навыки работы в читальном зале Владимирского областного архива в качестве пользователя,
• автоматически подготовилась к предстоящим экзаменам,
• углубила свои знания по специальным дисциплинам «Архивоведение», «Документоведение» и «Документационное обеспечение управления»,
• научилась пользоваться научно-справочным аппаратом архива,
• научилась делать архивоведческий, документоведческий и делопроизводственный анализы архивных дел.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Литература:
1. Алексеева Е.В. Архивоведение. Учебник. М., 2006
2. Афанасьева Л.П. Учебник по архивоведению. М., 2007
3. Делопроизводство: Организация и технологии документационного обеспечения управления : Учебник для вузов / Т.В.Кузнецова, Л.В.Санкина, Т.А.Быкова и др. ; Под ред. Т.В.Кузнецовой. – М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2001
4. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - 2-е изд., испр. и доп. – М. : Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1998.

     2. Сайты:

1. http://www.funnycong.ru
2. http://window.edu.ru/window/library/pdf2txt?p_id=7032&p_page=3