Контрольная работа по "Делопроизводству"

 

Введение.

      Термин  «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием  «документ» определяется информация, записанная любым  способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация»,«делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

      Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

      Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы

документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и  унифицированных систем документации (УСД).

      Правильная постановка делопроизводства в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Документирование механизмов при принятии работника на работу, увольнения и переведения.

При приеме на работу работник должен предъявить паспорт, трудовую книжку или  справку о последнем занятии, если он поступает на работу впервые. Для военнообязанных предусмотрено также предъявление военного билета. В том случае, когда на работу принимается специалист, от которого требуется специальные знания или определенная квалификация, администрация предприятия обязана потребовать предъявления оригинала документа, свидетельствующего о полученном образовании, квалификации, стаже работы и т.д.

Первым делом при приеме на работу работник пишет заявление о приеме на работу. В заявлении должны быть указаны название организации, фамилия  руководителя организации, должность, о которой просит заявитель, структурное подразделение и условия приема. Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

При необходимости заполняется  личный листок по учету кадров (или  анкета) и составляется автобиография.

Анкета является наиболее удобным  обобщающим документом, дающим необходимые  сведения о работнике, и, если тот  не возражает против ее заполнения, работодатель от этого только выигрывает. Но, поскольку среди документов, необходимых при приеме на работу, анкета не значится, работодатель не вправе требовать ее заполнения.

Заявитель подписывает заполненную  анкету и ставит дату. Секретарь  или работник, оформляющий прием  на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с паспортом, военным билетом, документами об образовании, трудовой книжкой.

На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих  в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.

В том случае, если работодатель удовлетворен кандидатурой работника, между ними заключается трудовой договор (контракт), издается приказ о приеме на работу.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под роспись. Таким образом, в настоящее время письменная форма обязательна для всех трудовых договоров, и заключение договора (контракта) не исключает необходимости издания приказа.

Проект приказа о приеме на работу готовится одновременно с трудовым договором (контрактом).

Приказ по личному составу является документом, регулирующим трудовые правоотношения работников с администрацией предприятий, учреждений и организаций.

Приказами по личному составу оформляются  прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, увольнение, поощрение, взыскание и т.д.

Приказы по личному составу должны быть оформлены в соответствии с  Кодексом законов о труде и  являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки, послужные  списки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы. При приеме на работу обязательно указываются установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и при необходимости условия приема: временно (с: по:), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п. Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Проект приказа по личному составу  подлежит согласованию с определенным кругом должностных лиц, определяемым в зависимости от специфики конкретного рассматриваемого вопроса. Предусмотрено обязательное визирование таких приказов руководителем кадровой службы.

Приказы по личному составу обязательно  регистрируются в книге (журнале) регистрации или регистрационных карточках.

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, а также приказы о  переводе, увольнении, изменении фамилии  подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел (приказы по личному  составу). Приказы по личному составу  согласно КЗоТ доводятся до сведения работников под роспись.

После подписания руководителем организации  приказа о приеме на работу на рабочего или служащего заводится личная, необходимая для анализа состава  и учета движения кадров.

Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.

Срок хранения приказов по личному составу, кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников (они хранятся 3 года) и личных карточек— 75 лет.

Затем на всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную  работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка) оформляется личное дело.

Личное дело— это совокупность документов, содержащих необходимые  сведения о работнике и его  трудовом стаже. Порядок работы с  личными делами не регламентирован  общими нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии— все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личные дела учитываются в журнале  учета личных дел, который является основным учетным документом.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих важных документов: заявления от работника; при необходимости— анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу; личной карточки, и если это необходимо, личного дела (после издания приказа о приеме на работу).

Перевод сотрудника на другую работу осуществляется, как правило, с его согласия.

Основанием для перевода могут  быть личное заявление или представление  о переводе. При производственной необходимости или в случае простоя  согласия работника на перевод не требуется. Основанием для перевода работника являются: докладные записки руководителей структурных подразделений; приказы по основной деятельности; акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи со сложившейся производственной ситуацией.

Перевод на другую работу должен оформляться  приказом по личному составу, где  указывается новая должность  и подразделение, вид перевода (для  временных переводов— с указанием  продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

Затем изменения, связанные с переводом  работника на другую работу, заносятся  в трудовую книжку, в личную карточку  и/или личное дело, в лицевой счет по заработной плате.

Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в статьях КЗоТ, на основании поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудового соглашения.

 

 

 

2. Регистрация, индексация  и систематизация документов.

 

Движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления  документа путем проставления на нем индекса с последующей  записью необходимых сведений о  документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается

следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются в организации  один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация поступающих и создаваемых  документов проводится в основном централизованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению – в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии – в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, – в службе документационного обеспечения и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.

Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа), заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела). Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.