Контрольная работа по "Делопроизводству"

Кинодокумент – изобразительный  и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку.

Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.

Документы на машинных носителях:

Электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия. Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов записи информации. Наряду с традиционными видами документов появляются все более сложные нетрадиционные виды документов на новейших носителях.

Материальные носители информации:

Для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации. Одна из возможных классификаций носителей информации может быть представлена следующим образом:

Информатизация общества, бурное развитие микрографии, компьютерной техники и проникновение ее во все сферы человеческой деятельности определили появление документов на новейших, нетрадиционных, т.е. небумажных носителях информации.

Понятие «новейший» и «нетрадиционный» документ во многом условны и служат для названия группы документов, которые в отличии от традиционных, т.е. бумажных, как правило, требуют для воспроизведения информации использование технических средств. К этой группе принадлежат документы в виде фильмов, микрофиш, звуковых магнитных записей, а также в виде дискетных носителей для компьютерного чтения (дисков, дискет) и т.п.

Документы на новейших носителях  информации относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для  воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.

Документы на новейших носителях  информации делят на: документы на магнитных носителях (магнитные  карты, ленты, дискеты и жесткие  диски, видеодиски); документы на оптических носителях информации (оптические документы) – микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски, информация, с которых считывается  с помощью лазерного луча (CD–ROM, аудио-компакт-диски, видеодиски, магнитооптические диски); документы на голографических носителях информации (голограммы). 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос № 17.

Состав реквизита  «Подпись» и его значение для  документа. Правила подписания документов в зависимости от вида документа.

Подпись - обязательный реквизит документа. 

В состав реквизита «подпись» входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Если документ составляется комиссией, указывают не должности лиц, подписавших  документ, а их обязанности в составе  комиссии в соответствии с распределением.

Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии. Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ.

Реквизит «подпись» проставляется  после реквизитов «текст» и «приложение».

Подпись - это реквизит документа (в  том числе договора), представляющий собой собственноручную роспись уполномоченного должностного лица. Этим реквизитом завершается составление договора; подпись подтверждает, что содержание договора соответствует действительной воле стороны. Значение подписи в гражданском и хозяйственном обороте трудно переоценить. Однако свою важную роль подпись выполняет только при условии, что она подлинная, т.е. выполнена лицом, чьим удостоверительным знаком она является. Наше законодательство не содержит легального определения термина "подпись", однако она требуется на любых документах (не только на договорах, но и на актах, доверенностях, оферте о заключении договора и ее акцепте). 

 В документах, составленных  комиссией, указываются в первую  очередь  их обязанности в составе  комиссии, а затем  должности.   

 Документы коллегиального органа  подписываются председателем этого  органа и секретарем.   

 При подписании документа  несколькими должностными лицами  разного уровня, их подписи располагают  одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.    

 При подписании документа  несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне.    

 Подлинная подпись  может быть заменена  факсимиле. Факсимильное воспроизведение подписи (факсимиле) – штамп (клише) с воспроизводящей подписью лица. Факсимиле в университете может изготавливаться для ректора и проректоров, хранится в первом отделе и выдается начальником первого отдела.   

 Факсимиле проставляется на  приглашениях, грамотах, благодарственных письмах, иных документах, не носящих финансового характера и не являющихся распорядительными документами при отсутствии лица, для которого изготовлено факсимиле, а также по его распоряжению или с его разрешения.    

 Подлинная подпись не может  быть заменена  факсимиле при заверке дипломов и иных документов об образовании, приказов, распоряжений, договоров.

В документах, изготовленных на бланках, в название должности название учреждения не входит.

При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения.

 

В вузах, научных учреждениях в  должностях указываются ученая степень и звание.

Допускается в реквизите «подпись»  центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки».

Подписи нескольких должностных лиц  на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.

Если документ подписывает несколько  лиц, равных по должности, их подписи  располагаются на одном уровне.

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается «зам.» или «и. о.») и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам.».

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос № 27.

 Правила оформления и выдачи копий документов.

В деятельности любой организации  часто возникает необходимость  изготовления копий документов как собственных, так и полученных из других организаций.

Как правило, при создании собственных  документов подписывается один экземпляр  документа, который является подлинником. Исключение составляют некоторые виды документов (например, акты, договоры, которые создаются в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет силу подлинника).

Подлинник официального документа - это  «первый или единичный экземпляр официального документа».

В единичном экземпляре изготавливаются  такие документы, как паспорт, свидетельство о рождении, аттестат или диплом об окончании учебного заведения и др.

Подлинники большинства документов (например, распорядительных и организационных), созданных организацией, подшиваются  в дела сразу после их издания, а для ознакомления и работы с ними изготавливаются копии.

Подлинники отдельных видов  из группы справочно-информационных (письма, справки, отзывы, заключения) направляются адресату, а в делах организации остаются копии.

Копия документа - это «документ, полностью  воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы». Под внешними признаками понимают носитель информации, физическое состояние документов, размер документа, элементы делопроизводственного или художественного оформления.

Для того чтобы копия приобрела  юридическую силу, необходимо ее заверить. Заверенная копия документа - это  копия документа, на которой в  соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Под установленным порядком подразумеваются четко определенные действующими нормативными правовыми актами правила о том, кто и какие виды копий официальных документов имеет право заверять.

Так, например, свидетельствовать  верность копии официального документа, изложенного на иностранном языке, должен нотариус.

Для организаций, изготавливающих  копии официальных документов для  собственного использования или  выдачи их на руки граждан, установлены стандартные правила:

1. Организации имеют право изготавливать  для выдачи на руки граждан для защиты их интересов и прав копии только тех документов, авторами которых является сама организация.

2. Копии официальных документов  организации, в том числе копии  архивных документов, выдаются на руки гражданам только с разрешения руководителя организации или руководителя службы делопроизводства.

3. Организация может изготавливать  копии официальных документов  других организаций и заверять  их в установленном порядке,  если эти документы необходимы для внутреннего использования в организации. Например, при приеме на работу организация может изготовить и заверить копию диплома работника, которая затем будет подшита в его личное дело.

4. Запрещено изготавливать копии  следующих документов: паспорта, военного  билета, служебных удостоверений;  документов, на которых стоит  отметка, что их копировать  нельзя; документов, имеющих неясный  текст, подчистки и неоговоренные  исправления.

В зависимости от способа изготовления копии бывают факсимильные и свободные.

Факсимильная копия точно воспроизводит  все внешние признаки, художественные особенности оформления реквизитов, их расположение. Факсимильные копии можно изготовить с помощью средств оргтехники, типографским способом.

Свободная копия документа может  быть изготовлена рукописным или  машинописным способом. Она полностью  может воспроизводить информацию официального документа, но не абсолютно точно воспроизводить внешние признаки (шрифт, например).

Копию, изготовляемую в организации, заверяют путем проставления на ней  реквизита «Отметка о заверении копий» по полной или краткой форме.

Копии бывают следующих видов:

полная копия;

выписка;

отпуск.

Полная копия официального документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии по полной форме с проставлением гербовой печати организации.

Если официальный документ должен доводиться до сведения и исполнения значительного числа организаций или исполнителей, его копия изготавливается с помощью средств оргтехники в нужном числе. В этом случае копирование осуществляется не с подлинника (подпись руководителя не разрешается копировать таким образом), а со специально подготовленного для размножения повторного экземпляра документа, на котором в реквизите «Подпись» отсутствует личная подпись руководителя. Ниже указанного реквизита проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением канцелярской печати (гербовую печать организации также нельзя копировать таким образом), например:

Верно

Начальник канцелярии   Н.М.Сергеева

15.02.2013

Выписка из официального документа, например, из приказа, протокола, изготавливается  в том случае, если нет необходимости  изготавливать полную копию. Выписка  оформляется следующим образом:

в наименовании вида документа указывается: «выписка из приказа», «выписка из протокола»;

воспроизводится полностью вводная  часть (если она есть) официального документа;

из основной части текста документа  выписывается тот пункт, информация которого необходима;

воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи);

проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением печати.

Отпуск - это копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа, например служебного письма, направляется адресату. На втором экземпляре документа проставляется в установленном месте отметка о заверении копии по краткой форме, т.е. без указания должности лица, ее заверившего, и расшифровки подписи. Если отпуск оформлен не на бланке организации, то на него должны быть перенесены дата, регистрационный номер и ссылка на индекс и дату с первого экземпляра.