Контрольная работа по «Делопроизводству»

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА ПО ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЮ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Минск, 2013

Содержание:

 

1. Содержание и эволюция понятия  “документ” ............................................ 3 стр.

2. Развитие текстового документирования ...................................................... 8 стр.

3. История организации делопроизводства  в Московском государстве (“приказное  делопроизводство”) .................................................................... 13 стр.

4. Оформление бланков документа:

    Общий бланк и бланк для письма ……………..……………………….... 17 стр.

5. Адресования документов. Оформление  реквизита адресат  ................... 18 стр.

6. Список литературы ...................................................................................... 23 стр.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание и эволюция понятия “документ”.

 

Понятие “документ” широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия “документ” многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

Терминология, используемая при работе с документами закреплена в законах и других нормативных актах (Закон Республики Беларусь от 10 ноября 2008 г. № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации», СТБ 6.38–2004 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ 16487–83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения и т.п.) содержит ряд понятий в области создания документов.

Термины «документированная информация» и «документ» в законе и в ГОСТе рассматриваются как синонимы и определяются как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. [9]

Документ создается в результате документирования — записи информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель — это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины «деловая бумага», «служебный документ», «акт» и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются «счетные документы», «исторические документы».

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношении между обществом и государством, а также между людьми. Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности.

Зафиксированные на бумаге законы и правила были также главным требованием. Когда же появились законы, от делопроизводителя требовалась абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу. С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.

Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации. История возникновения и эволюция толкования термина «документ» изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось.

Слово документ (лат. documentum — образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола «docere» — учить, обучать. По другой версии слово «dek» происходит от числа «десять» и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень «dek» был заменен на «doc» в слове «doceo» — учу, обучаю, от которого были образованы слова «doctor» — ученный, «doctrina» — учение, «documentum» — то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать «письменное доказательство». В значении письменного свидетельства слово «документ» употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Способы фиксации информации, т. е. способы документирования в течение многих веков изменялись и обогащались. Проходят эволюцию и материалы, на которых можно было бы надежно закрепить информацию и сделать ее доступной для многих. В частности, законы должны знать все и поэтому в древности они высекались на камне. Для оперативной переписки применяли глиняные и деревянные дощечки, папирус, пергамент, затем появляется бумага, а с XIX в. начинают быстро развиваться новые носители информации фото-, фоно-, кинодокументы, в XX в. появляются магнитные ленты, цифровые носители информации.

В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем — как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.

С начала XX в. вводится новое, более широкое понимание понятия «документ»: его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации — науки о совокупности документов и области практической деятельности — Поль Отле (1868-1944 гг).

Концепция П.Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие «исторический документ» (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и «счетный документ» (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий — приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано.

Начиная с 1950-х годов в официальной терминологии слово «документ» трактуется в узком, широком и самом широком значении. Узкое значение сводилось к деловой бумаге, письменному удостоверению, историческому источнику. В широком смысле понятие о документе было особенно распространено в 1960 — 1970-е годы. Документ определялся как материальный объект, содержащий информацию для ее распространения в пространстве и времени. В 1980-х — начале 1990-х годов используется и самое широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию: от письменного документа, грампластинок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных сооружений, графики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, гербариев, исторический реликвий до изделий промышленности и техники (часы, автомобиль, винтовка) и т.д. Границы понятия стали плохо различимы, что усложнило его использование.

Вот почему сначала книговеды и документалисты, а затем и информатики приступили к обоснованию нового широкого значения термина «документ», связанного с понятием «информация» и «коммуникация».

Документ — сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Документ представляет собой систему — множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство.

Документ — материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения. (Ст. 5 Модельного Библиотечного кодекса для государств - участников СНГ (новая редакция), принятого постановлением Межпарламентской Ассамблеи государств — участников Содружества Независимых Государств от 15 ноября 2003 г. № 22-12).

 

Документ — информация, зафиксированная в письменной, аудиовизуальной, акустической, электронной, оптической или любой иной форме, пригодной для непосредственного восприятия, с реквизитами, установленными для данной формы документа. (Ст. 1 Модельного закона "О праве на доступ к информации", принятого постановлением Межпарламентской Ассамблеи государств — участников Содружества Независимых Государств от 17 апреля 2004 г. № 23-14).

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать. (Ст. 2 Модельного закона "Об электронных государственных услугах", принятого постановлением Межпарламентской Ассамблеи государств — участников Содружества Независимых Государств от 7 апреля 2010 г. № 34-7)

Документ — средство документирования, содержащее в зафиксированном виде по установленным формам и правилам информацию, необходимую для реализации информационных процессов. (Ст. 1 Соглашения о правовом режиме информационных ресурсов пограничных войск государств - участников Содружества Независимых Государств от 25 ноября 1998 г.)

Документ — носитель зафиксированной по установленным формам и правилам информации, необходимой для реализации информационных процессов. (Ст. 1 Соглашения об информационном взаимодействии государств - членов Евразийского экономического сообщества по пограничным вопросам от 14 сентября 2001 г.)

Документ (документированная информация) — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать. (Ст. 2 Модельного закона "Об информатизации, информации и защите информации", принятого постановлением Межпарламентской Ассамблеи государств — участников Содружества Независимых Государств от 18 ноября 2005 г. № 26-7)

 

 

Развитие текстового документирования.

 

В зависимости от характера знаковых средств фиксирования информации можно выделить текстовое документирование. В результате текстового документирования возникает текстовой документ. Это документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение.  
           Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности, Так, документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ему системы. Документы, составляющие систему распорядительной документации, обеспечивают регулирование деятельности учреждения и ее координацию с деятельностью взаимосвязанных учреждений и лица постоянно меняющихся социально-экономических условиях [7].  
         В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительную деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т.п. Во время проведения ревизий проверяют именно документы, т.к. они служат основным доказательством фактов.

Исторически первым способом документирования был начертательный способ закрепления и передачи информации — начертательное письмо, т.е. письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации. В своём развитии это письмо прошло ряд этапов, в результате которых сменилось несколько типов письма:

1.   пиктографическое;

2.   идеографическое (логографическое);

3.   слоговое (силлабическое);

4.   буквенно-звуковое (алфавитное, фонемографическое).

Пиктографическое письмо (от лат. «pictus» — писанный красками, рисованный и греч. «grapho» — пишу, т.е. рисуночное письмо) является наиболее древним типом письма. Оно выросло из первобытной живописи. Появление пиктографии учёные относят к эпохе неолита, к 8-6 тыс. до н.э. Появление в этот период сравнительно крупных общностей людей — племён, союзов племён — создало потребность в закреплении и передаче информации на большие расстояния. Посредством рисунка (пиктограммы) передавалось какое-либо сообщение в целом. На первых порах обычно это были сцены охоты, позднее — военные сообщения, религиозные формулы, любовные письма и др.

Между тем развитие мышления, языка позволило человеку разлагать речь на отдельные элементы — слова. Пиктографическое письмо перестало удовлетворять возраставшие человеческие потребности. И тогда на его основе возникло более совершенное — идеографическое письмо (от греч. «idea» — понятие и «grapho» — пишу).

В идеографическом письме информация фиксируется дословно. Графические знаки (идеограммы) имеют устойчивые, строго определённые начертания и передают уже отдельные слова, т.е. звуковую речь. Высшим этапом развития идеографии явилось иероглифическое письмо (Египет, Двуречье), появившееся около 4 тыс. до н.э. В Китае иероглифическое письмо сохранилось до наших дней, хотя и не в форме чистой идеографии, а в виде словесно-слогового письма.

Важнейшим отличием идеографии от пиктографии следует считать не форму знаков, а их значение. Идеографический знак обозначает, как правило, или отдельное слово, или его знаменательную часть (например, корневые морфемы в сложных китайских словах, образованных путем слияния первоначальных однослоговых слов, или корневые основы грамматически изменяющихся японских и корейских слов); кроме того, многие современные идеограммы (например, научно-технические знаки) передают научные термины, выражаемые как отдельным словом, так и целым словосочетанием.

В связи с таким значением идеограмм идеографическое письмо отражает речь более точно, чем пиктографическое.