Контрольная работа по "Делопроизводству"

 

Сургутский филиал ГБОУ ПОО

«Златоустовский техникум технологий и экономики»

 

 

 

 

Специальность_____________________________________________________

 

Группа________________

 

Шифр_________________

 

 

 

 

Контрольная работа

 

По предмету__________________________________________________________

 

Студент__________________________________________________________

                   ( фамилия, имя, отчество)

 

 

 

 

 

Проверил:

 

Преподаватель______________________________________________________

(фамилия,  имя, отчество)

 

 

 

 

 

Оценка_____________________

 

Дата_______________________

 

 

 

 

 

                       От «_____» ___________________ 20         г.

 

 

                                                Вариант №5

Вопрос №1. Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на поле углового и продольного штампов.

Ответ: Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. Совокупность реквизитов документа является формуляром данного документа.

Реквизит документа- обязательный элемент оформления официального документа.

Состав реквизитов, которые используются при подготовки и оформлении организационно- распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Государственный стандарт закрепляет требования по оформлению документов, входящих в систему организационно- распорядительной документации: постановлений, распоряжений, приказов, протоколов, актов, писем и др. Эти требования должны учитываться органами государственной власти и управления, всеми учреждениями, предприятиями и организациями на территории Российской Федерации.

ГОСТ включает перечень реквизитов документов, правила оформления реквизитов, требования к бланкам служебных документов и др.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно- распорядительных документов:

01-Государственный  герб Российской Федерации;

02-герб  субъекта Российской Федерации;

03-эмблема  организации или товарный знак (знак обслуживания);

04-код организации;

05-основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

06-идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учёт (ИНН/КПП);

07-код формы документа;

08-наименование  организации; 

09- справочные  данные об организации;

10-наименование  вида документа;

11-дата документа;

12-регистрационный номер документа;

13-ссылка  на регистрационный номер и  дату документа;

14-место составления или издания документа;

15-адресат;

16-гриф  утверждения документа;

17-резолюция;

18-заголовок к тексту;

19-отметка  о контроле;

20-текст  документа;

21-отметка о наличии приложения;

22-подпись;

23-гриф согласования документа;

24-визы  согласования документа;

25-оттиск  печати;

26-отметка  о завершении копии;

27-отметка об исполнителе;

28-отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело;

29-отметка  о поступлении документа в  организацию;

30-идентификатор электронной копии документа.

Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

При угловом расположении (угловые бланки) реквизиты «Наименование организации», «Вид документа» и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются в верхнем левом углу-на поле углового штампа.

При продольном расположении реквизиты «Наименование организации», «Вида документа» и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центрируются.

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки деловых писем и правовых актов; в управленческом аппарате традиционно сложилось представление о большей престижности именно продольного бланка.

Бланки писем с продольным вариантом расположения реквизитов целесообразно применять в случаях, когда наименование организации и справочных реквизитов содержит большое количество печатных знаков. Это, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на национальном языке, справа-на русском. Если число используемых национальных языков более одного, следует сверху указывать реквизиты на национальных языках (справа и слева), а ниже по центру-на русском.

Продольные бланки писем используются также в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п.

На поле углового штампа реквизиты «Наименование организации» (08), «Справочные данные об организации» (09), «Наименование вида документа» (10), «Место составления или издания документа» (14), ограничительные отметки для реквизитов «Дата документов» (11), «Регистрационный номер документа» (12), «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (13), в пределах  границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: центрированным (начало, и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случаи правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения документа», резолюций, отметок о рассылке и др.

Примеры оформления углового бланка приводятся в документах: ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов».

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. №536 (приложения №12, 13, 14, 17, 18).

Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять-семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т.д.).

Для формата А4 установлены следующие размеры полей: с левой стороны-30мм, с правой-не менее 8мм, сверху и снизу-не менее 20мм. Бланки каждого вида проектируется на основе углового или продольного расположения реквизитов. При продольном расположении реквизиты заголовочной части документа (наименование вышестоящей организации, наименование организации, название вида документа, почтовый адрес предприятия, коммуникационные данные, место издания или составления документа) располагают центрованным способом, т.е. начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ площади документа. При угловом расположении реквизиты заголовочной части документа расположены флаговым способом, т.е. каждая строка реквизита начинается от левой границы площади.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос №2. Распоряжение: понятие, назначение, характеристика, состав реквизитов, требования к оформлению.

Ответ: Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для разрешения оперативных вопросов.

Распоряжения составляются преимущественно по вопросам информационно-методического характера, по вопросам исполнения приказов, различных инструкций и др. Они могут быть изданы заместителями руководителя организации в пределах их компетенции, руководителями самостоятельных структурных подразделений, а также главными специалистами организации, что закрепляется в учредительных документах предприятия, организации.

Распоряжение оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:

Государственный герб РФ, или герб субъекта РФ, или герб муниципального образования (в зависимости от характера приказа и только для организаций, которым в соответствии с действующим законодательством предоставлено право на изображение герба);

- эмблему (товарный  знак или знак обслуживания);

- наименование  организации;

- название  вида документа (приказ);

- дату и  номер документа;

- место издания;

- заголовок  к тексту;

- текст;

- подпись;

- визы.

Текст распоряжения, как и текст приказа, состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительную часть отделяют от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которую так же, как в приказах, печатают прописными буквами и выносят на отдельную строку.

Допустимо начинать распорядительную часть без использования вводного слова, т.е. располагать её непосредственно за констатирующей частью после двоеточия.

Последний пункт распоряжения является контрольным: в нем указывается должностное лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением данного распоряжения.

Распоряжение подписывает руководитель или по его поручению заместитель руководителя предприятия.

Распоряжения должны иметь порядковые номера в пределах календарного года.

 

Сроки хранения распоряжений:

- по деятельности  предприятия в целом - от 10 лет  до ликвидации предприятия;

- по административно-хозяйственным  вопросам - 5 лет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос №3. Порядок оформления дел. Организация хранения исполненных документов. Основные требования нормативных документов, регламентирующих данный этап документооборота. Ответственность за сохранность документов.

Ответ: Формирование дел - это группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него.

Формирование дел состоит из следующих операций: распределение документов по папкам (делам) и подшивка их в личное дело; расположение документов внутри дела в определенной последовательности; оформление дела.

   Дела формируют уполномоченные на это сотрудники в каждом структурном подразделении. Контролирует формирование дел служба делопроизводства. 

   Периодом формирования дел служит календарный год, но есть дела, которые ведутся на протяжении нескольких лет (дела, в которых содержатся документы по вопросам, не решенным в пределах года, а также личные дела сотрудников).

    В конце календарного года заводят столько папок, сколько дел числится в структурном подразделении по номенклатуре дел. На обложки папок из номенклатуры переносятся заголовки дел и индексы. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

Для упорядоченного и четкого оформления дел существуют следующие правила:

-подшивать в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой;

- подшивать документы в дела только после их исполнения;

- подшивать документы в дела в день их исполнения;

- подшивать документы в дела только в одном экземпляре.

- в деле должно быть не более 250 листов.

   Пока дело находится в оперативном хранении в службе делопроизводства, оно оформлено лишь частично (обложка, подшивка).  Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно: составить внутреннюю опись; составить заверительную надпись; подшить дело; пронумеровать листы дела; оформить обложку.

   Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению (не нумеруются листы в делах, не подшивается лист-заверитель дела и не помещают дело в жесткий переплет).

Внутренняя опись - это оглавление, перечень материалов, помещенных в дело. Она содержит информацию о заголовках документов и о номерах листов, на которых расположен каждый документ.

Заверительная надпись учитывает количество листов в деле и фиксирует особенности их нумерации. Все изменения в составе и состоянии дела отмечаются в листе-заверителе дела, которое располагается в конце каждого дела. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.