Контрольная работа по "Делопроизводству"

 

Министерство образования  Московской области

Государственное образовательное  учреждение

Среднего профессионального  образования

Истринский педагогический колледж

Московской области

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа по делопроизводству

 

 

 

 

 

 

Выполнила студентка

3 курса 31-08 группы

Волынко О.Н.

Специальность 0613.

Заочная форма обучения.

Руководитель:

преподаватель

делопроизводства

Паукова Г.В.

Дата сдачи:

Оценка:

 

 

 

 

 

Истра,2011.

Раздел I

1.В каких целях  разработана данная инструкция?

Данная Инструкция разработана  в целях совершенствования    документирования   управления,   технологий  обработки  документов,    организации  документооборота  и формирования документальных фондов    на   единой   методической  основе  в  подразделениях  центрального    аппарата  МВД  России   и   других   организациях,   осуществляющих   задачи,    возложенные на органы внутренних дел.

Раздел II

1.Какие основные  виды документов образуются в  деятельности органов внутренних  дел? 

В деятельности органов внутренних дел образуются следующие    основные  виды  документов:  нормативные  правовые  акты МВД России (федеральные  законы, указы Президента Российской Федерации,    постановления  Правительства  Российской  Федерации, акты субъектов    Российской   Федерации,   международные   договоры   и  соглашения,    гражданско-правовые договоры и соглашения),  правовые акты ненормативного характера (приказы   по   личному   составу,  распоряжения,  письма,    указания, межведомственные соглашения, протоколы), акты, заключения,    докладные   записки,   справки,   обзоры,   доклады,  пояснительные    записки, планы, телеграммы, телефонограммы, факсограммы.

2.Дайте краткую  характеристику основных видов  документов.

 Приказ  - правовой акт, устанавливающий управленческие решения,    как     правило,     нормативного     характера     по     вопросам    оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.

Положение,  устав  - нормативные  правовые акты, устанавливающие    основные   системно  связанные  между  собой  правила  деятельности    органа   внутренних   дел   и   его   структурных   и   подчиненных    подразделений.

 Инструкция,   наставление  -  правовой  акт,  детализирующий  и    обеспечивающий  выполнение  нормативных правовых актов, используемых    органами внутренних дел в  соответствии с их компетенцией.

Правила  -  нормативный  правовой  акт, в котором формулируются    основополагающие   требования  к  той  или  иной  деятельности  или    поведению.

Распоряжение  -  документ  ненормативного характера по вопросам    оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.

Протокол  -  документ,  фиксирующий  ход  обсуждения вопросов и    принятия    решений   на   собраниях,   совещаниях   и   заседаниях    коллегиальных  органов.

Акт    -    документ,   составленный   несколькими   лицами   и    подтверждающий факты и события.

Докладная  записка - документ, адресованный руководителю органа    внутренних  дел  или вышестоящего органа внутренних дел, содержащий    обстоятельное   изложение   какого-либо   вопроса   с   выводами  и    предложениями.

Справка  -  документ, содержащий описание или подтверждение тех    или иных фактов и событий.

Доклад  - документ, содержащий изложение определенных вопросов,    выводов, предложений.

План  -  документ, устанавливающий  точный перечень намечаемых к    выполнению  работ  или  мероприятий,  их последовательность, объем,    временные координаты, руководителей  и конкретных исполнителей.

Раздел III

Какие правила  необходимо соблюдать при  оформлении  документов?

При  оформлении  документов необходимо соблюдать: правила,    обеспечивающие  их  юридическую  силу; оперативное и качественное их    исполнение   и  поиск;  возможность  обработки  с  помощью  средств    вычислительной   техники;   качество  как  исторических  источников   информации.

Раздел IV

1.Для чего служит  номенклатура дел?

Номенклатура  дел  служит для  систематизации  перечня  заголовков  дел,  заводимых  в  органах  внутренних  дел  с  указанием сроков их хранения,  оформленных  в  установленном  порядке. Номенклатура   дел   является  основным  регистрационным  документом  дел  текущего  года  и  основанием их регистрации после  окончания  ведения  в  журнале  учета законченных производством  дел. Порядковые  номера  дел  по  номенклатуре дел являются номерами дел   текущего года.

2.Какие документы  используются  при разработке  номенклатуры дел?

 

При разработке номенклатуры дел используются,  образующиеся  в  процессе    деятельности органа внутренних дел. Так же при     составлении     номенклатуры    дел    следует    руководствоваться  положением об органе внутренних дел, положениями    о  его  структурных  подразделениях, штатным расписанием, планами и    отчетами  о  работе,  перечнями  документов  с  указанием сроков их    хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

3.В какой последовательности  следует располагать разделы  в номенклатуре дел?

Номенклатура  дел  подразделяется  на  разделы,  которые    располагаются  в  соответствии  с  утвержденной структурой (штатным    расписанием)    органа    внутренних   дел.   Названиями   разделов    номенклатуры  дел  органа  внутренних дел, являются наименования его    структурных  подразделений или  направления деятельности. В пределах    каждого  раздела  дела  располагаются  последовательно  по  степени    важности, срокам хранения и степени  секретности документов.

       При   большом  количестве  дел   им  могут присваиваться индексы,    которые   состоят   из   обозначения   структурного   подразделения    (направления  деятельности) и порядкового номера  дела.

4.Как оформляются  дела?

Оформление  дел  осуществляется  при  их  заведении  и по    окончании  года. Одновременно  с  делом заводится карточка учета  выдачи дел    <1>,  которая  хранится в конверте, приклеенном  к внутренней стороне    обложки  дела.  Если  карточка  полностью  заполнена,  то заводится    новая  карточка,  которая приобщается  к заполненной карточке, и они    хранятся   вместе   с   делом.  Заполненная  карточка  вносится  во    внутреннюю  опись  документов, находящихся в  деле, ниже ее итоговой    записи,  но  не  нумеруется и листом дела не считается. При сдаче в    подразделение    специальных    фондов    карточка    остается    в    режимно-секретном подразделении. Оформление  дел включает  в себя комплекс работ,    проводимых   поэтапно:

• описание   дела   на  обложке: на   обложке   дела   указывается   гриф   секретности,    соответствующий    наивысшей    степени   секретности   документов,    находящихся   в   нем,   наименование   органа   внутренних  дел  и    структурного  подразделения,  номер  дела  и  тома, заголовок дела,    дата заведения и окончания дела и срок хранения.       Наименование  органа  внутренних  дел  указывается полностью, в    именительном  падеже, с указанием официально принятого сокращенного    наименования,   которое   указывается   в   скобках  после  полного    наименования.  Наименование структурного подразделения приводится в    соответствии  с  утвержденным штатным расписанием органа внутренних    дел.  Заголовок  и  срок  хранения дела переносятся из номенклатуры    дел.       В  заголовках  дел  с распорядительными документами указывается    вид документов и их характеристика (подлинники или копии). Дата  заведения  дела, проставляемая в номенклатуре дел и    на  обложке  дела,  соответствует  дате  списания  в  дело  первого    документа,  поступившего  на  подшивку,  а  дата  окончания  - дате    списания последнего документа.
• приобщение    документов  в  дело: документы формируемого дела в течение текущего года могут    подшиваться  с  использованием скоросшивателя или храниться в папке    с  клапанами,  а  по  окончании  года - подшиваться в дело. В таких    делах  ведется  внутренняя  опись документов, находящихся в деле, и    оформляется обложка дела.
• нумерацию листов: все  подшитые  в  дело  (том  дела)  документы нумеруются    полистно  арабскими  цифрами.  Номера  листов проставляются простым    карандашом   в   правом  верхнем  углу  каждого  листа  вне  текста    документа. 
• составление внутренней описи    документов, находящихся в деле: названия  документов  и соответствующие этим документам    номера   листов  дела  вносятся  во  внутреннюю  опись  документов,    находящихся в деле.       Листы   внутренней   описи   документов,  находящихся  в  деле,    нумеруются отдельно.   Исправления  во внутренних описях документов, находящихся    в  деле,  оговариваются  и  заверяются  подписями  двух сотрудников    подразделения делопроизводства и режима. По  окончании ведения дела (тома дела) в конце внутренней описи    документов,  находящихся  в  деле,  производится итоговая запись, в    которой  указываются  (цифрами  и  прописью) количество внесенных в    нее  документов,  а  также  должность и фамилия сотрудника, который    оформил  эту  опись 
• заверительного листа: законченное   производством   дело  (том дела)  прошивается и    опечатывается.  На  заверительном  листе,  подшиваемом в конце дела    (тома  дела),  производится  запись о количестве листов, подшитых в    дело  (том дела), которая заверяется сотрудником, оформляющим дело    (том дела). Заверительный  лист  не    нумеруется.

       Оформление    дел   производится   сотрудниками   подразделений    делопроизводства   и  режима  и  других  структурных   подразделений    органа внутренних  дел, ответственных за ведение  дел.

Законченное     производством    дело    (том    дела)    сброшюровывается,  на  его обложке проставляется дата окончания и    инвентарный номер по журналу учета законченных производством дел.

Раздел V

1.Дайте краткую  характеристику основных видов  документов передаваемых по официальным  каналам электросвязи.

 Телефонограмма   -   обобщенное  название  различных  по    содержанию   документов,  выделяемых  в  связи  с  особым  способом    передачи  текста,  передается  устно  по каналам телефонной связи и    записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы    рекомендуется    использовать    для    оперативного  решения  служебных  вопросов  в  тех  случаях,  когда    сообщения,   передаваемые   по  телефону,  требуют  документального    оформления.    Телефонограммами    передаются    несложные   тексты    (приглашения на совещания, заседания и другие).

Телеграмма  -  текстовое  сообщение,  предназначенное для    передачи средствами телеграфной связи.

Отправителями   телеграфной   корреспонденции   являются    должностные   лица,   которым   предоставлено  право  переписки  по    служебным вопросам.

Факсограмма - обобщенное название различных по содержанию    документов,  выделяемых  в связи с особым способом передачи текста    при   помощи  факсимильной  аппаратуры,  передается  в основном  с    применением   телефонных  каналов с бумажного носителя  (тексты,    таблицы,   графики,   рисунки,  чертежи,  фотографии  и другие)  и    принимается в виде копии (факсимиле).

Электронное   сообщение   -  совокупность  данных,    соответствующая  установленному  МВД  России  электронному формату,    пригодная   для   однозначного   восприятия  ЭС,  снабженная  кодом    аутентификации.

Раздел VI

1.Какие виды  документов подлежат обязательному  контролю?

Обязательному контролю    подлежат  все  служебные  документы,  в  которых  определены  сроки    исполнения   или   имеются   поручения  о  представлении  докладов,    предложений,    заключений   и   выполнении   (проведении)   других    конкретных мероприятий.

2.В чем заключается  сущность КИД?

Контроль  представляет  собой  совокупность  мероприятий,    направленных   на   обеспечение   своевременного   и  качественного    исполнения   принятых   решений   и  поручений,  зафиксированных  в    служебных  документах. Осуществление контроля является одной из    основных  обязанностей всех должностных лиц. Контроль исполнения поручений включает:

• Систематизацию  и  подготовку  сведений  о содержании и    сроках  выполнения поручений, подготовку и направление исполнителям    контрольных и учетных карточек.
• Периодический  сбор,  обобщение  и  анализ информации о    ходе и состоянии выполнения поручений.
• Осуществление по указанию соответствующих руководителей    проверки  фактического  выполнения поручений, а также подготовку по    ее  результатам материалов (рапорт, справка, докладная записка) для    доклада руководителям.
• Подготовку  предложений  по  обеспечению своевременного    выполнения   поручений,   повышению   исполнительской   дисциплины,    совершенствованию организации и осуществления контроля.

Раздел VII

1.Для чего предназначена  система  электронного  документооборота?

Система  электронного  документооборота  предназначена    для     информационно-документационного     обеспечения     текущей    деятельности  руководства,  структурных  подразделений и сотрудников    органов внутренних дел в процессе осуществления ими своих функций.

2.Какие процессы  подлежат автоматизации? 

Автоматизации  подлежат  следующие  делопроизводственные    процессы:

• Регистрация   и   движение   входящей   и   исходящей    корреспонденции.
• Создание,   согласование,  подписание,  регистрация  и    рассылка    правовых    актов   и   организационно-распорядительных    документов.
• Создание   протоколов   заседаний   (совещаний),   их    согласование, регистрация и рассылка.
• Подготовка служебных записок (рапортов).
• Документирование   устных   поручений,   их   рассылка    исполнителям.
• Контроль исполнения вышеуказанных видов документов.
• Управление   архивом   документов   долгосрочного   и    постоянного сроков хранения.

3.Какие требования  предъявляются системе? 

Система должна:

• Представлять пользователям шаблоны электронных форм для    создания необходимых документов.
• Обеспечивать возможность установления логических связей    между   документами,  находящимися  в  ней,  независимо  от  набора    файлов, входящих в документ, и формата их представления.
• Фиксировать историю работы с документами.
• Обеспечивать  отображение  хода  исполнения документа в    целом в его регистрационной карточке.
• Обеспечивать    возможность    защиты    данных    от     несанкционированного    доступа    с    использованием   механизмов    шифрования и электронной цифровой подписи.
• Включать  подсистему  управления версиями документов, а    также виртуальными (составными) документами.
• Обеспечивать  возможность  долгосрочного  и постоянного    хранения документов в специализированном архиве документов.
• Обеспечивать  делегирование  полномочий, выражающееся в    одинаковых  правах  доступа  на  существующие  и новые документы, а    также равный доступ к задачам на обработку документов.
• Предоставлять  возможность  пользователям, работающим с    документами  Системы,  по  окончании  рассмотрения  или  исполнения    документа  указывать  индекс  дела  подразделения, в котором должен    быть учтен данный документ.
• Осуществлять атрибутивный поиск и полнотекстовый поиск    документов.
• Обеспечивать  формирование,  ведение  и  использование    необходимых     электронных    справочников    и    классификаторов    (организационная    структура,    сотрудники,    виды   документов,    номенклатура дел и другое).
• Предусматривать   необходимые   меры  по  контролю  и    обновлению    данных    в    информационных    массивах    Системы,    восстановлению   массивов   после   отказа  каких-либо  технических    средств  Системы,  обеспечивать  защиту целостности хранимых данных    на уровне операций базового программного обеспечения.