Контрольная работа по "Документационному обеспечению управления"

Материальную  составляющую документа определяет носитель информации (материальный носитель) - материальный объект, специально созданный  человеком и предназначенный для записи, хранения и передачи информации. Существование документа вне материального носителя невозможно.

Функция материальных объектов обусловила их особую, специфическую материальную конструкцию (форму), представленную преимущественно  в виде книг, журналов, буклетов, микрофиш, магнитных дискет, оптических дисков и т.п. Были также исторические формы  документов в виде глиняных табличек, папирусных и пергаментных свитков  и т.д. Такая конструкция дает возможность документам быть удобными для перемещения, хранения и использования  их (чтение, просмотр, слушание) в социальных документных коммуникациях. Однако специальная форма объекта также  не может служить единственным критерием  для того, чтобы считать его  документом (чистый листок бумаги, дискета  или фотопленка), такая идентификация  возможна лишь при наличии зафиксированного на нем сообщения, текста.

Следовательно, материальный объект становится документом только в случае единства вещественного  носителя и заключенной в нем  информации. Двуединая природа документа - одна из основных особенностей его  как известной системы. При отсутствии одной из перечисленных характеристик  нет единства, а, следовательно, и  документа.

Документ - сложный объект, представляющий собой  единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его  сущность - это задача, которая решается с помощью системного подхода - методологического  направления в науке, ставящего  своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов - систем (греч. sistema - целое, составленное из частей, соединение).

Документ  представляет собой систему - множество  закономерно связанных друг с  другом элементов и частей как  определенное целостное образование, единство. Элемент - предельная единица  деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую  для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе  имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.

Понятие системы относительно, как и понятие  элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными  подсистемами будут информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а также конструктивные элементы документа (титульный лист, обложка, переплет, форзац и т. д.), объединенные в сложное целое. Подсистемой  документа может выступать и  текст, состоящий из глав, параграфов, абзацев. Документ как целое - это  единство составляющих его элементов  и подсистем, суперсистема по отношению  к ним. С точки зрения совокупности документов, собранных в фондах органов  информации, библиотек, архивов, книжных  магазинов и др. (в зависимости  от масштабов системы) документ становится подсистемой или даже элементом.

Изучение  документа как системы состоит  в выявлении его элементов, подсистем  и связей между ними, т.е. в изучении его структуры. Устанавливаются  признаки и параметры, характеризующие  документ как систему. Определяются функции, выполняемые элементами, подсистемами внутри и вовне этой системы, ее свойства, т.е. качественные отличия, обусловливающие  относительную самостоятельность, устойчивость и стабильность данной системы, пригодность документа  для использования в социальной коммуникации.

При системном  подходе изучаемый документ рассматривается  как часть более крупной системы  социальных коммуникаций. Поэтому, прежде всего, важно выяснить, частью какой  более общей системы (целого) является в данном случае документ. Именно этим определяются его возможности, задаются цели существования, функции, выполняемые  в обществе, закономерности функционирования.

Документ  представляет собой относительно самостоятельную  систему благодаря наличию собственных  признаков и свойств, обусловливающих  его различие и сходство с другими  материальными объектами. Признак  отражает внешнюю примету; по совокупности признаков можно отнести наблюдаемый  объект к документу. В отличие  от признака свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу  отличие. Документ характеризуется  наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.

Как и  всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:

а) атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная  система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в не документ (в устную речь, вещь);

б) функциональность документа, т.е. его предназначенность  для передачи информации в пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество  общесистемных и специфических  функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;

в) структурность  документа, т.е. тесная взаимосвязь  его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность  самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.д. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

К отличительным  признакам документа относятся:

а) наличие  смыслового семантического содержания. Документ - носитель смысла, который  передается совокупностью последовательных знаков.

б) стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность  многократного (долговременного) использования  и перемещения информации в пространстве и времени;

в) предназначенность  для использования в социальной коммуникации. Документы - это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации;

г) завершенность  сообщения. Фрагментарное незавершенное  сообщение не может быть полноценным  документом. Требование завершенности  является относительным, поскольку  имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных  исследований (наброски, черновики, эскизы).

Как и  всякая система, документ создается  обществом лишь постольку, поскольку  он выполняет те или иные необходимые  обществу функции. Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ - объект, выполняющий ряд взаимосвязанных  социальных функций, весь спектр которых  можно условно поделить на три  группы:

а) главная, наиболее обобщающая функция документа - это хранение и передача (распространение) информации во времени и пространстве;

б) общие функции документа характерны для всех документов, независимо от их типа и вида:

• информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объеме. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и т.д. Информационная функция присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит фиксация, сохранение, передача информации;
• коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов:
• документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (законы, указы, постановления, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы);
• документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы);
• кумулятивная функция - это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений;

в) специальные  функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где  они проявляются в большей  степени в соответствии с социальными  потребностями общества. К ним  относятся:

• управленческая или регулятивная функция - выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, распоряжения, решения, приказы, протоколы). Управленческие документы отражают стадии управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает прежде всего в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации;
• правовая функция - это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), исторические источники, служащие средством свидетельствования. Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения;
• функция учета дает количественную характеристику информации - это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации (статистические и финансово-экономические документы);
• познавательная или когнитивная функция - способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, практикум, хрестоматия и т.д.), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, отчет о НИР и ОКР);
• общекультурная функция - способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурных традиций, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кино-фильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.);
• мемориальная (памятниковая) функция - способность документа служить "внешней памятью" человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы);
• гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.).

К специальным  функциям документа можно также  отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.

Документ  всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно  переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной его функции (учебник - учебная, указ - правовая, афиша - рекламная). Значение той или иной функции со временем изменяется, т.к. изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д. Существуют функции время действия, которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая), и функции, постоянно действующие (информационная, социальная).

Знание  функций документа позволяет  уяснить целевое (для чего создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ - для детей, взрослых, специалистов, студентов  и т.д.) назначение документа, с тем, чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип и вид  документа.

Знание  функций документа позволяет:

• определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;
• правильно понять роль документной информации (в отличие от устной, недокументной) в удовлетворении разнообразных читательских потребностей общества;
• осуществить научную классификацию и типологию документа (распределение документов по разным признакам на виды и типы);
• определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и использования в библиотеках, архивах, книжных магазинах и т. д.;
• разработать теоретические основы документоведения, сформировать его понятийный аппарат и т.д.

Функции документов выражены не в единичном  документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве.

2. Правила оформления реквизита: отметка об исполнителе, о заверении копии

Отметка об исполнителе  – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.

Отметка об исполнителе  (реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя  документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.