Контрольная работа по "Организация делопроизводства"

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

Всероссийский заочный финансово-экономический институт

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по  дисциплине "Организация делопроизводства"

Вариант №17

 

 

 

 

 

 

Исполнитель: студентка 4 курса

Факультет:МО    группа №8П5Г

№09ММД46487

Сыресина Елена Адамовна

                                                                                            

                                                                        Руководитель:

                                                                         Карпов Максим Владимирович                  

 

 

 

 

Омск 2012г. 

Содержание

 

1.Организация пресс-конференций. Участие в выставках и ярмарках...................3

 

2. Классификация управленческих документов........................................................8

 

3. Образец гарантийного письма................................................................................12

 

3. Список литературы..................................................................................................13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Организация пресс-конференций. Участие в выставках и ярмарках.

     Пресс-конференции представляют  собой весьма эффективный метод  передачи информации прессе, телевидению  и другим СМИ. Огромное распространение  пресс-конференции как метод общения  со средствами массовой информации (если пользоваться им разумно)  дают весьма положительные результаты. 
Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий.  
Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия:  
• открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; 
• вступительное слово ведущего;  
• выступления (информационные сообщения); 
• вопросы и ответы;  
• закрытие;  
• неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-конференции не должна превышать 30-50 минут.

Встреча журналистов с представителями  государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно  называется пресс-конференциями. Этим термином обходятся и в тех  случаях, когда журналистский корпус представляет телевидение и радио.

     Таким образом, основное  назначение пресс-конференций состоит  в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди  редакций СМИ. А потому, чтобы  созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы. Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно сделать и через пресс-релиз.

     Подготовка пресс-конференции  предусматривает согласование ряда  организационно-технических и творческих  вопросов.  Прежде всего необходимо  определить день и точное время  проведения встречи с журналистами  с учетом существующего графика  выпуска в свет большинства  газет.В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс- конференции.

     Важно также на  подготовительном этапе пресс-конференции  проверить готовность всех подразделений,  для этого необходимо провести  репетицию всех учаcтников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов.

     Пресс-конференцию ведет  пресс-секретарь или ответственный  за это мероприятие сотрудник.  Следует упомянуть и том, что  пресс-секретарь - это ключевая  фигура пресс-службы или пресс-центра. Основные моменты его деятельности  включают регулярность контакта  с журналистами об информировании  общественности о целях и содержании  деятельности организации или  фирмы; комментарий решений, действий руководства, толкование смысла решений и действий также относятся к сфере деятельности пресс-секретаря. 
Все заявления пресс-секретаря должны носить объективный, достоверный характер и быть информационно достаточными.

     Пресс-секретарь или  ответственный за проведение  пресс-конференции обычно призывает присутствующих тишину и начинает выступление. Во вступительном слове пресс-секретаря объявляется тема пресс-конференции и представление каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами (поименное знакомство, с указанием должности, титула, звания и пр.). 
     Ведущим пресс-конференции также оглашается и регламент, а в дальнейшем он и следит за его соблюдением.В зависимости от событий, предопределяющих место проведения пресс- конференций, встречи журналистов с главными лицами подразделяют на несколько видов.

     Оперативные пресс-конференции  проводят в спешном порядке,  на месте событий или происшествий, вслед за подведением итогов  голосования, окончания переговоров  и т.д. “Летучие пресс-конференции  возникают по инициативе самих  жрналистов при согласии их “визави”. Специально оговаривается неофициальный характер подобных пресс-конференций, т.к. последующие заявления, разъяснения властей уточняют трактовку события, дополняют ее новыми фактами, подробностями, включают анализ ситуации.

     Регулярные пресс-конференции  организуются в предварительно  объявленное время в специально  приспособленных для встречи  помещениях 
(пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т.д.). Подобные помещения имеют стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций: микрофоны на столе и в зале; ТВ камеры, осветительные приборы, ТВ приемники в зале и фойе; телефонную связь; технические службы (машбюро, фотолаборатории, ремонт оргтехники) система синхронного перевода; службы аккредитации; служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.

    По окончании официальной  части принято угощать журналистов.  И хотя на первый взгляд  фуршет представляется не столь  важной частью встречи, это  далеко не так. Подобного рода  неформальные встречи имеют большой  содержательный смысл и играют  важную роль. Объясняется это прежде всего тем, что именно здесь открываются огромные возможности для установления основанных на взаимном доверии деловых контактов, открываются новые источники обмена информации и услуг как со стороны журналистов, так и со стороны представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных структур.

     Ушла в прошлое  эпоха, когда выставочная деятельность  была мобилизована на

обеспечение непосредственного  сбыта товаров. Сегодня участие  в торговых

ярмарках и выставках имеет глобальные цели и стоит на службе всех

составляющих комплекса  маркетинга. Стенд перестал быть краткосрочной

«торговой точкой» и превратился  в платформу преследования глобальных

предпринимательских целей  и, в первую очередь, совершенствования  фирменного

имиджа экспонента.

     Решение предприятия  о продвижении своих коммерческих  интересов посредством участия  в торговых ярмарках или выставках,  зависит, прежде всего, от двух  следующих факторов:

1.      От тенденции  к участию в ярмарках/выставках,  наблюдающейся в отрасли, к  которой это предприятие принадлежит.

2.      От масштабов,  в которых основные конкуренты  предприятия используют

ярмарки и выставки в качестве средства продвижения своей продукции  на рынке.

Существующая тенденция  такова:   крупные предприятия  предпочитают строго

отраслевые ярмарки/выставки, используют большие стенды и участвуют  в этих

мероприятиях систематически, в противоположность им малые и средние

предприятия  участвуют  в ярмарках/выставках нерегулярно  и ограничиваются

обычно мероприятиями  местного  масштаба. В то же время  современный уровень развития ярмарок  предоставляет малым и средним  предприятиям широкие перспективы. Речь идет не только о все увеличивающемся количестве

региональных ярмарок  или выставок, но и об отраслевых ярмарках.

Таким образом участие в выставках или ярмарках для мелких фирм это:

1)     средство  завоевания всеобщей известности  и место встречи с

покупателями и специалистами, которые заинтересованы в получении  информации,

ищут новые товары и  услуги, а возможно и готовы немедленно разместить заказ,

2)     возможность  встретиться с руководителями  верхнего эшелона и

побеседовать в спокойной  и неформальной обстановке без отвлечения на

подчиненных и телефонные звонки,

3)     уникальный  шанс напрямую пообщаться с  большим количеством конечных  потребителей.

Кроме того отсутствие на выставке тоже замечают и трактуют как

неблагоприятный знак. Считается, что фирма испытывает технические или

финансовые трудности, что, возможно, ее товары менее конкурентоспособны.

Поставщики задумываются и беспокоятся, а конкуренты пользуются этим, чтобы занять ее ниши.

    Предприятие может  принимать участие в торговых  ярмарках, выставках и прочих  подобных мероприятиях внутри  страны и за рубежом в качестве  самостоятельного экспонента или  в рамках группового участия  (например, павильон страны).

     Участие различных  государств в торговых выставках и ярмарках с организацией павильонов и проведение различных выставочных мероприятий внутри страны и за рубежом входит в число основных мер по стимулированию продаж \ экспорта и улучшению имиджа страны. Организацию национальных павильонов на международныхторговых выставках или ярмарках обычно берут на себя государственные и общественные организации, причем предприятия, как правило, участвуют собственным стендом, что обеспечивает им в удовлетворительной степени самостоятельность и свободу действий.

Основными преимуществами участия  предприятия в составе павильона  своей страны являются его низкая стоимость и освобождение предприятия  от трудоемких и требующих времени  организационных хлопот. Однако эти  серьезные преимущества ослабляются  рядом отрицательных факторов, которые  экспонент обязан знать  и принимать  во внимание.

 

 

 

 

 

 

2. Классификация  управленческих документов.

       Кллассификация организационно-управленческих документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать делопроизводство.

Все документы по отражаемым в них  видам деятельности делятся на два  класса:

1. Документы по общим и административным вопросам (вопросам общего руководства организацией и его предпринимательской деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.
2. Документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, функциональных подразделений.

Все документы также подразделяются на следующие группы:

• по способу документирования;
• по сфере использования;
• по наименованию;
• по содержанию;
• по характеру содержания;
• по месту составления;
• по грифу ограничения доступа (степени гласности);
• по происхождению;
• по юридической силе;
• по форме изложения (степени унификации);
• по срокам исполнения;
• по срокам хранения;
• по степени обязательности.

Внутри каждой группы документы  классифицируются по видам. По способу  документирования различают документы:

• рукописные;
• электронные;
• графические;
• кино- и фотодокументы.

По сфере использования различают:

• организационно-распорядительные;
• финансово-бухгалтерские;
• научно-технические;
• документы по труду;
• отчетно-статистические.