МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И
НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФГОУ СПО «ЗЛАТОУСТОВСКИЙ ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ
ТЕХНИКУМ»
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
Контрольная работа
по дисциплине
«Документационное
обеспечение управления»
Коротковой Елены группы 4
«Д»
Шифр – 113
Преподаватель:
г. Златоуст
2014г.
Содержание:
1. введение …………………………………………………………………….
3
2. Понятие термина «документ».
Способы создания документов и способы
фиксации на различных носителях. Функции
документа. Классификация документов……………………………………………………………………
4
3. «документ» понятие
………………………………………………………
4
4. классификация документов
……………………………………………… 9
5. Должностная инструкция: понятие,
назначение, характеристика, состав реквизитов,
требования к оформлению…………………………………….
14
6. «должностная инструкция»
понятие…………………………………….
14
7. Классификация характеристики
должностной инструкции……………
14
8. Оформление, реквизиты
должностной инструкции ……………………
15
9. Контроль исполнения документов:
понятия, назначение, виды. Принципы организации
контроля. Сроки исполнения. Технология
ведения контроля. Анализ исполнения документов
в учреждении……………………………. 19
10. Документационное обеспечение
управления (ДОУ)………………….. 19
11. Контроль исполнения
документов ………………………………………
20
12. Виды контроля……………………………………………………………..
24
13. Заключение…………………………………………………………………
27
14. Список использованной
литературы……………………………………..
28
Введение
Для
того чтобы разобраться в многообразии
документов, разработаны определенные
правила их составления, оформления, формы
и методы работы с документами, а так же
различные классификации. Классификация
очень важна - она отображает объективные
закономерности различных процессов и
выделяет конкретные признаки объекта.
Необходимость фиксировать информацию
появилась у людей в глубокой древности.
До нашего времени дошли «документы» различных
эпох, созданные на глиняных табличках,
бересте, каменных стенах и т.д. Способы
нанесения информации также были разными:
рисунок, графика, письмо. В настоящее
время в управленческой практике используют
главным образом документы, созданные
каким-либо способом письма - рукописным,
машинописным, типографским, компьютерным,
а также с использованием графики, рисунка,
фотографии, звуко- и видеозаписи и на
специальном материале (бумаге, кино- и
фотопленке, магнитной ленте, диске и др.)
В каждой области человеческой деятельности
информация имеет свою специфику и поэтому
она соответственно подразделяется на
медицинскую, научную, техническую, технологическую
и др. В федеральных органах власти и управления,
в учреждениях, организациях и на предприятиях
(независимо от направления деятельности
и формы собственности) обязательно возникает
управленческая информация, которая используется
для целей управления каким-либо объектом
или структурами. К управленческой информации
предъявляется ряд требований: полнота,
оперативность, достоверность, точность,
адресность, доступность для восприятия
человеком.
- Понятие термина «документ».
Способы создания документов и способы
фиксации на различных носителях. Функции
документа. Классификация документов.
Документ - это зафиксированная на материальном
носителе информация с реквизитами, позволяющими
ее идентифицировать.
Понятие
"документ" является центральным,
фундаментальным в понятийной системе
документоведения. Оно отражает признаки
реально существующих предметов, служащих
объектами практической деятельности
по созданию, сбору, аналитико-синтетической
обработке, хранению, поиску, распространению
и использованию документной информации
в обществе. Это понятие широко используется
во всех сферах общественной деятельности.
Почти в каждой отрасли знания имеется
одна или несколько версий его понимания
в соответствии со спецификой тех объектов,
которым придается статус документа. Оно
понимается по-разному в таких научных
дисциплинах, как информатика, библиотековедение,
библиографо-, архиво- и музееведение,
а также в соответствующих специальных
отраслях деятельности - библиотечном,
музейном, архивном деле и библиографии.
Отсюда его многозначность (полисемичность),
которая затрудняет общение и взаимопонимание
между специалистами документно-коммуникационной
сферы. Определение общего значения понятия
"документ" является задачей теоретического
документоведения, называемого документологией.
На международном уровне наиболее общим
признано определение документа как записанной
информации, которая может быть использована
как единица в документационном процессе.
Такое определение разработано и утверждено
Международной организацией по стандартизации
(ИСО) при участии Международной федерации
библиотечных ассоциаций, Международной
федерации по документации, Международного
совета по архивам, Международной организации
по интеллектуальной собственности. Согласно стандарту ИСО,
информация может быть записана любым
способом фиксирования каких-либо сведений,
т.е. с помощью не только знаков письма,
но и изображения, звука и т.п. Такое определение
позволяет причислить к документам все
материальные объекты, которые могут быть
использованы для передачи информации
в обществе (включая экспонаты музеев,
архитектурные памятники, образцы пород
и т.п.). Формуляр документа - набор реквизитов
официального письменного документа,
расположенных в определенной последовательности. Бланк документа - набор реквизитов,
идентифицирующих автора официального
письменного документа. Дело - совокупность документов (или
в редких случаях документ), сформированных
по какому-либо признаку (видам документов,
вопросам, корреспондентам и т. п.), помещенных
в отдельную обложку. Формирование дела - группирование
исполненных документов в дело в соответствии
с номенклатурой дел и систематизация
документов внутри дела. Номенклатура дел - систематизированный
перечень наименований дел, заводимых
в организации, с указанием сроков их хранения,
оформленный в установленном порядке. Делопроизводство, ДОУ - отрасль деятельности,
обеспечивающая документирование и организацию
работы с официальными документами. Под
ДОУ понимается вся совокупность работ
со служебными документами в учреждениях,
организациях и на предприятиях: составление,
регистрация полученных документов и
другой корреспонденции, организация
и контроль исполнения, формирование номенклатуры
дел и справочных фондов, экспертиза научной
и практической ценности, хранение и передача
в архив, обеспечение секретности и сохранности
служебной тайны. Документооборот - движение документов
в организации с момента создания или
получения до завершения исполнения, отправки
или передачи их на хранение.
Информация
может быть не документной - не закрепленной
- и документной - закрепленной на вещественном
носителе (бумага, магнитная лента, дискета,
лазерный диск, пергамент, папирус, глиняная
табличка и т.п.), специально предназначенном
для ее хранения и передачи в пространстве
и времени. Материальный объект, специально
предназначенный для записи, хранения
и передачи информации, принято называть
материальным носителем или носителем
информации. Существование документа
вне материального носителя невозможно.
Функция материальных объектов обусловила
их особую, специфическую материальную
конструкцию (форму), представленную преимущественно
в виде книг, брошюр, журналов, газет, листков,
буклетов, микрофиш, магнитных дискет,
оптических дисков и т.п. Были также исторические
формы документов в виде глиняных табличек,
папирусных и пергаментных свитков и т.д.
Такая конструкция дает возможность документам
быть удобными для перемещения, хранения
и использования их (чтение, просмотр,
слушание) в социальных документных коммуникациях.
Однако специальная форма объекта также
не может служить единственным критерием
для того, чтобы считать его документом
(чистый листок бумаги, дискета или фотопленка),
такая идентификация возможна лишь при
наличии зафиксированного на нем сообщения,
текста. Следовательно, материальный объект
становится документом только в случае
единства вещественного носителя и заключенной
в нем информации. Двуединая природа документа
- одна из основных особенностей его как
известной системы. При отсутствии одной
из перечисленных характеристик нет единства,
а следовательно, и документа. Документ
специально создается с целью хранения
и передачи социальной информации в пространстве
и времени. Именно поэтому его рассматривают
как источник информации и средство социальной
коммуникации. Существует также интерпретация
понятия "документ", которой придерживается
ИСО и которая отражена в ДСТУ 3017-95: это
обеспечение взаимопонимания между основными
социальными институтами по хранению
и организации пользования документами
- библиотеками, архивами, музеями, информационными
центрами.
Понятие
"документ" выступает как родовое
для видовых: опубликованный, неопубликованный,
изодокумент, кино-, фоно-, фотодокумент
и т.п. С этой точки зрения разновидностью
документа являются: рукопись, книга, журнал,
газета, буклет, открытка, чертеж, карта,
ноты, фильм, грампластинка, микрофильм,
магнитная лента, магнитный и оптический
диск и т.п.
Текстовые редакторы.
Для обработки текстовой информации на
компьютере используются приложения общего
назначения — текстовые редакторы. Текстовые
редакторы позволяют создавать, редактировать,
форматировать, сохранять и распечатывать
документы. Простые текстовые редакторы
позволяют редактировать текст, а также
осуществлять простейшее форматирование
шрифта. Более совершенные текстовые редакторы,
которые называют иногда текстовыми процессорами,
имеют широкий спектр возможностей по
созданию документов (вставка списков
и таблиц, средства проверки орфографии,
сохранение исправлений и др.). Для подготовки
к изданию книг, журналов и газет в процессе
макетирования издания используются мощные
программы обработки текста — настольные
издательские системы. Для подготовки
к публикации в Интернете Web-страниц и
Web-сайтов используются Web-редакторы. Способы
создания документов. В текстовых процессорах
для создания документов многих типов
со сложной структурой (письма, резюме,
факсы и т. д.) используются мастера. Разработка
документа с помощью мастера производится
путем внесения необходимых данных в последовательно
появляющиеся диалоговые панели. Например,
можно использовать мастер создания календаря,
который должен разместить на странице
в определенном порядке обязательный
набор надписей (год, месяц, дата и др.).
Создание документов можно производить
с помощью шаблонов, т. е. пустых заготовок
документов определенного назначения.
Шаблоны задают структуры документов,
которые пользователь заполняет определенным
содержанием. Текстовые процессоры имеют
обширные библиотеки шаблонов для создания
документов различного назначения (визитная
карточка, реферат и др.). Однако в большинстве
случаев для создания документов используется
пустой шаблон Новый документ, который
пользователь заполняет содержанием по
своему усмотрению. Выбор параметров страницы.
Любой документ состоит из страниц, поэтому
в начале работы над документом необходимо
задать параметры страницы: формат, ориентацию
и размеры полей. Формат страниц документа
определяет их размеры. При создании реферата
или заявления целесообразно выбрать
формат страницы А4 (21 х 29,7 см), который
соответствует размеру стандартного листа
бумаги для принтера. Для объявлений и
плакатов подходит формат A3, размер которого
в два раза больше стандартного листа.
Для писем можно выбрать формат А5, который
в два раза меньше стандартного листа.
Ориентация задает расположение страницы
на экране монитора. Существуют две возможные
ориентации страницы — книжная и альбомная.
Для обычных текстов чаще всего используется
книжная ориентация, а для таблиц с большим
количеством столбцов — альбомная. На
странице можно установить требуемые
размеры полей (верхнего и нижнего, правого
и левого), которые определяют расстояния
от краев страницы до границ текста. Колонтитулы
и номера страниц. Для вывода на каждой
странице документа одинакового текста
(например, имени автора, названия документа
и др.) удобно использовать верхний и нижний
колонтитулы. Расстояния от краев страницы
до колонтитулов можно изменять. Страницы
документа рекомендуется нумеровать,
причем номера можно размещать, вверху
или внизу страницы по центру, справа или
слева.
Для понимания
эволюции документа важно изучать вопрос
о его функциях. Функция документа есть
его целевое назначение, присущее ему
независимо от того осознана эта функция
автором или нет. Любой документ обладает
определенными функциями, выяснение которых
важно для определения цели создания документа,
для его классификации и изучения роли
в данной социальной структуре и экономической
системе. Автор документа, фиксируя информацию,
не всегда программирует какую-либо функцию.
Документ полифункционален (многофункционален),
т.е. содержит в себе различные функции,
которые с течением времени меняют свое
доминирующее значение. Выделяются функции
общие и специальные. Общие – это информационная,
социальная, коммуникативная, культурная;
специальные – управленческая, правовая,
функция исторического источника, функция
учета. Информационная функция определяется
потребностью в запечатлении информации
с целью сохранения и передачи и присуща
всем без исключения документам. Причина
появления любого документа – необходимость
фиксировать информацию о фактах, событиях,
явлениях, практической и мыслительной
деятельности. Информацию, содержащуюся
в документах, можно подразделить на: Существуют
и другие классификации информации. Например,
разделение на первичную и вторичную;
по жанрам; видам; носителям и проч. Каждый
документ имеет информационную емкость
(или информационный потенциал), т.е. количество
и качество информации. Информационная
емкость характеризуется такими показателями:
полнота, объективность, достоверность,
оптимальность, актуальность информации,
ее полезность и новизна. Чем выше эти
показатели, тем ценнее документ. Социальная
функция тоже присуща многим документам,
т.к. создаются они для удовлетворения
различных потребностей как общества
в целом, так и отдельных его членов. Документ
также сам может влиять на социальные
отношения них в зависимости от назначения,
роли в данном обществе, причем может не
только стимулировать их развитие социальных
процессов, но и тормозить. Коммуникативная
функция выполняет задачу передачи информации
во времени и пространстве, информационной
связи между членами общества. Без обмена
сведениями, мнениями, идеями социальные
связи не могут поддерживаться. Можно
выделить две категории документов, в
которых ярко выражена коммуникативная
функция:
Культурная функция – способность документа
сохранять и передавать культурные традиции,
эстетические нормы, ритуалы, принятые
в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический
документ и др.). Управленческая функция
выполняется официальными документами,
которые специально созданы для целей
и в процессе управления (законы, положения,
уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты
и др.). Эти документы играют большую роль
в информационном обеспечении управления,
они многообразны, отражают различные
уровни принятия решений. Правовая функция
присуща документам, в которых закрепляются
изменения правовых норм и правонарушений.
Можно выделить две категории документов,
наделенных правовой функцией: изначально
обладающие и приобретающие ее на время.
В первую группу входят все документы,
устанавливающие, закрепляющие, изменяющие
правовые нормы и правоотношения или прекращающие
их действие, а также другие документы,
влекущие за собой юридические последствия.
Сюда относятся все правовые акты органов
государственной власти (законы, указы,
постановления и др.), судебные, прокурорские,
нотариальные и арбитражные акты, все
договорные, удостоверительные документы
(паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.)
и оправдательно-финансовые документы
(накладные, приходные ордера, счетно-платежные
требования и т.п.). Ко второй категории
относятся документы, которые на время
приобретают эту функцию, являясь доказательством
каких-либо фактов в суде, органах следствия
и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В
принципе любой документ может быть доказательством
и тем самым временно будет наделен правовой
функцией. Функция исторического источника
изучается исторической наукой. Существует
две точки зрения: первая – документ становится
историческим источником с момента передачи
его на архивное хранение; вторая – документ
наделяется этой функцией с момента его
возникновения, но осознается эта функция
человеком лишь, когда документ поступает
в архив. Таким образом, эта функция начинает
доминировать в документе, если он выступает
как источник информации для историка,
исследующего ту или иную проблему. Функция
учета дает не качественную, а количественную
характеристику информации, связанной
с хозяйственными, демографическими и
иными социальными процессами с целью
их анализа и контроля. Основные виды учета
– статистический, бухгалтерский, оперативный
отражаются в статистических и финансово-экономических
документах, плановой, отчетной, документации.
Автор документа, как правило, наделяет
его какой-то одной функцией, объективно
же этот документ несет и иные функции,
и с течением времени удельный вес той
или иной функции изменяется. Перечисленные
функции можно подразделить на функции
оперативного характера, время действия
которых ограничено (управленческая, правовая,
учета) и функции постоянно действующие
(информационная, социальная, исторического
источника). Например, аттестат зрелости
содержит информационную, культурную,
социальную, правовую и функцию исторического
источника. Классификация документов по обстоятельствам
их функционирования во внешней среде
Общим признаком классификации, не относящимся
ни к содержанию, ни к форме документа,
является признак деления совокупности
документов по обстоятельствам их функционирования
во внешней среде, то есть во времени и
пространстве. Сюда относят: регулярность
выхода в свет, место и время появления
документа во внешней среде и другие.
а) Классификация документов по регулярности
выхода в свет выделяет периодические
и непериодические документы. Периодические
документы - это документы, выходящие через
определенные промежутки времени нумерованными
или датированными, однотипно оформленными
выпусками (газета, журнал, сериальное
и продолжающееся издание). Непериодические
документы - документы выходящие в свет
однократно и не имеющие продолжения (книги,
карты, афиши, перфоленты, оптические диски,
дискеты, грампластинки и т.д.). Кроме того,
по регулярности выхода в свет различают
ежегодник, ежеквартальник, ежемесячник,
еженедельник, ежедневник и т.д. б) Классификация
документов по времени появления во внешней
среде. По времени появления документа
во внешней среде различают подлинник,
оригинал, копию, дубликат. Подлинник официального
документа - это первый (или единичный)
экземпляр документа, обладающий юридической
силой. Синонимом подлинника является
оригинал. Копия документа - документ,
воспроизводящий информацию другого документа
и все его внешние признаки или часть их.
Дубликат - это копия официального документа,
имеющая юридическую силу подлинника.
в) Классификация документов по месту
происхождения различает местный документ
(в пределах одной области, города, одного
или нескольких районов, предприятия,
учреждения, хозяйства или учебного заведения);
региональный документ - вышедший и распространяемый
в пределах одного или нескольких субъектов
Федерации; национальный или общегосударственный
(в масштабах страны) и зарубежный или
иностранный (вышедший или напечатанный
за рубежом).
Классификация по информационной составляющей
документа. Основные признаки классификации
по информационной составляющей документа
- содержание документа; степень обобщения
информации; тип знаков, использованных
для записи информации; предназначенность
для восприятия информации человеком;
канал восприятия знаков, использованных
для записи содержания; степень распространенности
информации; способ записи информации
и т.д.
а) Классификация документов по содержанию.
Классификации, в основу которых положен
признак содержания (смысла) документа,
называют семантическими. В них производится
деление на виды и подвиды в соответствии
с признаком содержания документа по отраслям
знаний, темам, предметам, проблемам. Классификация
документов по содержанию осуществляется
в практической деятельности с помощью
рубрикаторов, классификаторов, классификационных
таблиц и т.д. Тематика, предмет, а также
основные смысловые аспекты могут быть
описаны при помощи лексических единиц
(ключевых слов, дескрипторов), которые
также могут служить основой для построения
классификации документов.
Семантические классификации документов
имеют большое практическое значение
в подразделениях документно-коммуникационной
сферы и потому являются наиболее разработанными.
К ним относятся пять вариантов Библиотечно-библиографической
классификации (ББК), Универсальная десятичная
классификация (УДК), Десятичная классификация
Дьюи, Единая классификация литературы
для книгоиздания и другие. Существуют
содержательные классификации и для отдельных
видов документов: например, классификатор
государственных стандартов, Международная
классификация изобретений. На этих классификациях
основана организация большинства информационно-поисковых
систем и документных массивов.
б) Классификация документов по уровню
обобщения информации. По уровню обобщения
информации документы делят на первичные
и вторичные.
Первичный документ содержит информацию,
которая является изложением (описанием)
результатов изучения, исследования, разработок
и т.д. и оригинальна по своему характеру.
Такой документ представляет собой результат
непосредственного отражения научной,
производственной, управленческой, творческой
и другой деятельности (официальный, научный,
учебный, справочный, рекламный, литературно-художественный
и т.д.). Его задача состоит в обеспечении
общества первичной информацией.
Вторичный документ является результатом
аналитико-синтетической переработки
одного или нескольких первичных документов.
Вторичный документ (иначе - информационный)
содержит сведения о первичных документах,
полученные путем их информационного
анализа (библиографический, реферативный,
обзорный). Его назначение - обеспечение
общества вторичной информацией.
в) Классификация документов по характеру
знаковых средств фиксации информации.
Отличительной особенностью документа
является то, что содержащаяся в нем информация
передается посредством тех или иных знаков.
В классификациях, учитывающих особенности
знаковых средств фиксирования, передачи
и восприятия человеком информации, различают
текстовые и нетекстовые документы.
В текстовом документе знаком служит алфавит
(буквы) естественного языка. Текстовые
документы часто называют вербальными
или словесными. Вербальный документ,
как правило, существует в письменном
виде - слова (речь) закреплены на материальном
носителе условными знаками письма. Благодаря
словесному способу кодирования информации
обеспечивается наиболее точная передача
смысла. Понятие "текстовой документ"
может применяться не только к письменным,
но и к фонодокументам, содержащим речь,
иначе говоря, ко всем текстовым документам.
Одним из основных видов текстового документа,
в котором информация воплощена любым
способом письма, является письменный
документ - это чаще всего литературный
документ, содержание которого выражено
словесно в письменно зафиксированной
форме. Т.е. синонимами термина "текстовой
документ" могут выступать "письменный"
или "литературный документ". К письменным
документам могут быть отнесены рукописный,
машинописный и печатный документы, поскольку
в них речевая информация зафиксирована
посредством письменных знаков. А способ
нанесения этих знаков на носители - это
их видовое отличие. Нетекстовой документ
оформлен в виде записи с помощью нотных,
картографических и других неречевых
знаков. Сюда можно отнести: иконический,
идеографический, звучащий и матричный
документы. Их часто называют невербальными
(неречевыми). Иконический документ
- тот, в котором знак подобен отражаемому
объекту (рисунок, фотография, кинофильм,
т.д.) Разновидностью этого класса документов
является изографический документ, в котором
изображение передано системой изобразительных
средств живописи, графики, фотографии. Идеографический документ - тот, в
котором знаком служит условное обозначение,
не отражающее реальных предметов или
явлений (карта, ноты, чертеж). К этому классу
документов относятся картографический
и нотный документы: картографический
содержит изображения особых объектов
- поверхности Земли или других небесных
тел - выполненные в особой знаковой системе;
а нотный документ - это запись музыкального
произведения графическими (начертательными)
знаками, представляющими собой особую
систему - нотную запись. Звучащий документ
фиксирует и передает информацию звуками.
Это так называемый фонодокумент (грампластинка,
магнитная запись). Матричный документ
исполнен средствами "матричного языка",
т.е. состоит из кодовых ячеек-матриц, с
помощью которых производится кодирование
информации в форме, доступной для "прочтения"
машиной (перфокарты, магнитные и оптические
диски). Звучащие и матричные документы
относятся к классу технически-кодированных,
содержащих запись, доступную для воспроизведения
только с помощью технических средств,
в том числе звуковоспроизводящей, проекционной
аппаратуры или компьютера. Комплексный
документ сочетает два или более знаковых
средства фиксации информации (журнал
с музыкальным приложением в виде грампластинки;
комплект диапозитивов с текстом; книга
с электронной нотной клавиатурой и т.д.).
г) Классификация документов по мерности
записи информации. Мерностью записи информации
определяется место, занимаемое документом
(его материальной основой) в пространстве.
По этому признаку различают одно-, двух-
и трехмерные (объемные) документы. В одномерной
среде запись информации осуществляется
азбукой Морзе (двоичный код) "в строчку"
или в линейной последовательности. Однако
абсолютное большинство документов - двухмерные,
имеющие размер (формат) и объем (количество
страниц). Запись информации на этом носителе
представляет собой два измерения. Это
буквы, цифры, ноты, графическое и художественное
изображение, штриховое кодирование, звуковые
бороздки магнитной ленты. В трехмерной
среде записываются голограммы и частично
растровая печать (календарики с мигающим
изображением).
д) Классификация документов по предназначенности
для восприятия информации. Информация,
зафиксированная в документе с помощью
определенных знаковых средств, может
быть воспринята человеком как непосредственно,
так и опосредованно. По субъекту восприятия
семантического содержания все документы
делят на человекочитаемые - они могут
быть "прочитаны" непосредственно
человеком, без специальных технических
средств - и машиночитаемые, предназначенные
для автоматического воспроизведения
информации, находящейся в документе,
с помощью магнитофона, телевизора, принтера,
дисплея и т.д. Запись машиночитаемых документов
осуществляется путем изменения структуры
носителя. По их внешнему виду человек
ничего не может сказать о характере записи
в таких документах, потому что она выполнена
каким-либо техническим способом.
е) Классификация документов по каналу
восприятия информации. Информация, содержащаяся
в документе, может восприниматься с помощью
различных органов чувств (зрение, слух,
осязание). По каналу восприятия знаков,
используемых для записи содержания, различают
визуальный, тактильный, аудиальный и
аудиовизуальный документы5. Визуальный - это документ, содержание
которого человек воспринимает зрением
(письменные тексты, графики, рисунки,
чертежи, фотографии, и т.д. на любом носителе,
включая экран диапроектора, телевизора
или ЭВМ). Содержание тактильного документа
воспринимается через прикосновение,
т.е. осязание (книга для слепых). Аудиальный
- это звуковой или слышимый документ,
содержание которого может быть воспринято
только слухом (музыкальный компакт-диск).
Аудиовизуальный документ - тот, содержание
которого воспринимается одновременно
зрением и слухом (звуковой кинофильм,
видеодиск, компьютерная технология "мультимедиа"
и т.д.).
ж) Классификация документов по степени
их распространенности выделяет опубликованный,
неопубликованный и непубликуемый документы.
Документ, предназначенный для широкого
и многократного использования, имеющий
тираж (независимо от способа тиражирования),
а также выходные данные, называют опубликованным.
Неопубликованный документ содержит информацию,
не предназначенную для широкого распространения,
поэтому он, как правило, не тиражируется
и существует в ограниченном числе машинописных
экземпляров (диссертация, депонированная
рукопись и т.д.) К непубликуемому относят
документ однократного использования,
необходимый для принятия конкретных
управленческих решений (административно-хозяйственная,
планово-экономическая, финансово-бухгалтерская
и прочая подобная документация).
и) Классификация документов по способу
документирования. По способу документирования
(или закрепления информации на носителе)
выделяют рукописный, печатный, механический,
магнитный, фотографический, оптический,
лазерный и электронный документы.
Рукописный - это письменный документ,
при создании которого знаки письма наносятся
от руки. В этом смысле рукописью или рукописным
документом можно назвать не только словесный
текст, записанный "от руки", но и
произведение изобразительного искусства,
а также чертеж или карту. К рукописям
относят также документы, оформленные
средствами машинописи или ЭВМ.
Печатный - это документ, изготовленный
полиграфическим или другим способом
(наборным, средствами оперативной полиграфии,
копировально-множительной техникой,
средствами печати ЭВМ и т.д.). Такие документы
выпускаются издательствами или типографиями.
На печатном документе запись информации
производится, главным образом, путем
нанесения красочного слоя на его поверхность.
Но может быть применен и другой способ:
тиснение или выдавливание знаков шрифта
Л. Брайля в книгах для слепых. В настоящее
время печатный документ - самый распространенный
класс документов: он включает книги, брошюры,
газеты, журналы, календари, карты и т.д.
Такие документы часто называют произведениями
печати или изданиями.
Механический - это документ, запись информации
на котором осуществляется механическим
способом: путем вырезания резцом канавки
на поверхности движущегося носителя
(грампластинки, фонографические валики)
или путем пробивки отверстий (перфораций)
с помощью перфоратора (перфокарты, перфоленты)
и т. п.
Магнитный - это документ, запись информации
на котором осуществляется путем изменения
магнитного состояния поверхности носителя
под влиянием магнитного поля (магнитные
ленты, дискеты, видеодиски и т.д.) Фотографический
- это изобразительный документ, созданный
фотографическим способом, основанным
на изменении оптической плотности участков
фотоматериала (фото-, кинопленка, фотобумага)
под воздействием светового или электронного
луча, интенсивность и форма которого
изменяются в соответствии с записываемым
сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы,
кинофильмы, микрофиши, микрофильмы). Оптический
- это документ, запись информации на котором
осуществлена сфокусированным пучком
электромагнитного поля оптического излучения
(компакт-диск, CD-ROM, фонодокументы с оптической
записью). Лазерный - это документ, запись
и считывание информации на котором осуществлены
посредством лазерного луча (оптический
диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма). Формируется
еще один самостоятельный класс документов
- электронный документ как совокупность
данных в памяти ЭВМ. Это документ с записью
звука или информации для ЭВМ. Основным
способом документирования здесь выступает
не письменность, а экранность, основанная
не на линейном, т.е. вытянутом в строку
письме, а на временном потоке экранных
изображений (электронная книга, электронный
журнал, диск). Воспроизведение текста
ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение
его на экране дисплея или в виде текстовой
распечатки.
2. Должностная инструкция: понятие,
назначение, характеристика, состав реквизитов,
требования к оформлению.
Понятие должностной инструкции Инструкция -
это правовой акт, издаваемый в целях регламентации
организационно-правового положения работника,
его обязанностей, прав и ответственности
и обеспечивающий условия для его эффективной
работы в организации. На служащих разрабатывают
должностные инструкции, а на рабочих
- рабочие инструкции. Должностная инструкция
не упоминается в ТК РФ, поскольку она
является актом применения нормы права,
а не нормативным правовым актом. В то
же время организация может принять одну
должностную инструкцию для ряда должностей,
и тогда она станет нормативным правовым
актом, так как любой работник, занявший
должность, будет работать на основании
этой должностной инструкции.
Квалификационные
характеристики по каждой должности состоят
и трех разделов:
1.“Должностные обязанности”. Этот раздел содержит основные
функции, которые могут быть поручены
полностью или частично работнику, занимающему
данную должность с учетом технологической
однородности и взаимосвязанности работ,
позволяющих обеспечить оптимальную специализацию
служащих.
2.“Должен
знать”. В этом разделе приводятся
основные требования, предъявляемые к
работнику в отношении специальных знаний,
а также знаний:
- законодательных актов, положений, инструкций,
других руководящих и нормативных документов;
- методов и средств, которые работник
должен уметь применять при выполнении
должностных обязанностей.
3.“Требования
к квалификации”. В данном разделе
определяются:
- уровень профессиональной подготовки
работника, необходимой для выполнения
предусмотренных должностных обязанностей;
- требования к стажу работы.
Все указанные разделы служат основой
для разработки должностных инструкций
служащих.
Между тем, в общепринятой схеме должностной
инструкции есть два важных обособленных
раздела “Права служащего” и “Ответственность
служащего”. Однако, права напрямую связаны
с обязанностями, а ответственность- является
следствием неисполнения или ненадлежащего
исполнения обязанностей.
В квалификационных характеристиках представлены
наиболее характерные для той или иной
должности работы, поэтому при разработке
должностных инструкций допускается уточнение
перечня работ, которые свойственны соответствующей
должности в конкретных организационно-технических
условиях. Одновременно определяются
требования к необходимой специальной
подготовке работников.
Требования к должностной
инструкции
К должностной инструкции предъявляются
две группы требований:
- по оформлению и содержанию;
- по расположению реквизитов.
Обе группы требований содержатся в ГОСТ
Р 6.30-97 “Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов” (постановление Госстандарта
от 31 июля 1997 года № 273) в редакции Изменения
№ 1 от 21.01.2000). |