Лингвистические особенности текстов служебных документов

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

Введение	3
1 Основные лингвистические особенности документа	4
1.1 Особенности языка документов	5
1.2 Экстралингвистические особенности документа	6
1.3 Лингвистические особенности документа	10
2. Языковый стандарт	11
2.1 Стандартизация лексики	11
2.2 Стандартизация словосочетаний и предложений	12
2.3 Стандартизация текста	15
Заключение	17
Список источников	18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

         Лингвистика  – это (франц. linguistique от лат. lingua —язык) наука о языке.

Документ – это носитель информации, рассчитанный на многократное использование, Который содержит зафиксированную  информацию, имеющую в соответствии с действующим законодательством  правовое значение.  Документы служат основой для контроля деятельности предприятия, правильности расходования материальных, денежных, энергетических и других видов ресурсов. Современное управление производством без документов просто невозможно.

        Служебными  называют документы, которые составляются  от имени предприятия или учреждения, подписанные полномочными представителями. В служебных документах должен использоваться исключительно официально-деловой стиль. Эти документы должны быть краткими, последовательными, в них должна присутствовать точность изложения фактов и принятых решений. Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

       Актуальность изучения данной проблемы обусловлено тем, что документная коммуникация развивается как многоаспектное явление, проявляется в трех, как минимум, положениях. Во-первых, различные стороны развития российского общества повлекли за собой не только увеличение числа документов, но и изменили структуру документных объектов – количество видов документов возросло вслед за появлением новых документируемых отношений. Во-вторых, документная осваивается все большим количеством членов общества. Вступление граждан в новые отношения с государственными и местными органами власти и управления, многообразие и часто обязательный характер формальных отношений экономико-правового характера между отдельными гражданами привели к пониманию того, что документную коммуникацию во всех ее составляющих необходимо если не понимать и осваивать, то, быть готовым к включению в ее координаты. В-третьих, в системе наук сформировались необходимые и достаточные условия для того, чтобы выйти на новый уровень понимания лингвистических аспектов документной коммуникации. Этим и обусловлен выбор темы исследования: «Лингвистические особенности текстов служебных документов».

         Цель исследования – изучить лингвистические особенности документа. Достижению поставленной цели будет способствовать решение ряда задач: 1.Изучить документную специфику текстов как объект лингвистических исследований. 2.Охарактеризовать лингвистические основы формирования документного текста: особенности и характеристика.

 

         РАЗДЕЛ 1 ОСНОВНЫЕ  ЛИНГВИСТИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

        Текст — основополагающий реквизит любого документа. Поэтому подготовка

текстовой части документации является важнейшим условием хорошо поставленного

документирования управленческой деятельности.

        В зависимости от количества рассматриваемых в тексте вопросов документы подразделяются на простые и сложные. Первые посвящены одному вопросу, вторые — нескольким. Но текст любого документа, согласно требованиям ЕГСД, должен состоять не менее чем из двух основных частей. В первой из них дают обоснование или основание составления документа, во второй — излагают предложения, решения, распоряжения, выводы и просьбы. Даже в том случае, когда текст документа состоит из одной фразы, если он грамотно составлен, в нем можно различить эти два логических элемента. В Служебных документах используется официально-деловой стиль.

         Официально-деловой стиль имеет специфические отличия от разговорной речи и

других стилей литературного  языка. При подготовке текста документа  должны

соблюдаться следующие  основные принципы:

- объективность содержания и нейтральность тона,

- полнота информации и краткость изложения,

- типизация речевых средств и стандартных терминов.

       Служебные документы, как правило, оформляются от имени юридического лица учреждения или его структурного подразделения. Формы выражения общественных интересов в служебном документе должны соответствовать нормам административного права.

       Большинство документов составляется не от первого, а от третьего лица, причем

местоимения заменяются существительными (не "я прошу") а "институт просит", Министерство не возражает"). В служебной документации недопустимы диалекты (местные говоры), просторечные и жаргонные слова.

Язык служебных документов должен удовлетворять следующим  требованиям:

1. Соблюдение норм официально-делового  стиля и со временного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.

В качестве нормы нередко  выступают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны, а потому и предпочтительны. Так, скажем, при выборе вариантов типа "оказать помощь — помочь", "допускать ошибку -ошибиться" надо учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.

2. Наличие слов, употребляющихся  преимущественно в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа "надлежащий". "должный", "вышеуказанный", "нижеподписавшийся" и т.п.).

3. Использование терминов  и профессионализмов (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских;

4. Широкое употребление  сложных отыменных предлогов,  выражающих стандартные аспекты содержания, например: "в целях оказания помощи", "в порядке оказания помощи"',

5. Ограниченное употребление  усложненных синтаксических построений  —предложений с причастными и  деепричастными оборотами, с различного  рода перечислениями.

 

 

       1.1. Особенности языка документов.

 

 

        Современный русский литературный язык, сложившийся на базе русской письменности и литературы, распадается на множество речевых вариантов, обусловленных самыми различными факторами: возрастом и полом говорящих, их социальным происхождением и положением, уровнем образования и местом проживания, профессией и видом деятельности. В ряду этих факторов ведущее место занимает сфера общения, в которой оказывается человек, - что уместно в одной ситуации общения, недопустимо в другой. Наша речь меняется в зависимости от того, с кем, когда, по какому поводу и с какой целью мы говорим. Именно поэтому в самом литературном языке имеется несколько разновидностей, каждая из которых предназначена для общения в определенной сфере деятельности человека.

         В настоящее время принято разграничивать следующие разновидности языка: язык художественной литературы, устная разговорная речь и три функциональных стиля книжно-письменного языка (публицистический, научный и официально-деловой).

          Каждый из этих вариантов литературного языка характеризуется особой функциональной направленностью речи. Например, в языке литературы это прежде всего создание художественных образов; ведущей функцией устной речи является непосредственное речевое общение; основная функция публицистики - политическое, идеологическое воздействие на слушателя и читателя; в научной речи важен обмен научной информацией; официально-деловой стиль речи существует для передачи информации на основе правовых норм в сфере организации и управления обществом.

         Итак, официально-деловой стиль речи - это разновидность современного русского литературного языка, которая реализуется в сфере делового общения, а именно, в правовой, дипломатической и административной общественной деятельности. Язык документов является обязательной и необходимой частью официально-деловой речи, он служит деловому общению с помощью документов.

          Языковые традиции официально-делового стиля, сформировавшиеся несколько веков назад, предъявляют определенные требования к содержанию служебного документа и его речевому оформлению. И прежде всего язык служебного документа должен соответствовать общим нормам современного русского литературного языка. Например, недопустимо использование просторечных, диалектных и жаргонных слов в языке документов. Особенно это относится к словам и оборотам из криминального жаргона. В качестве примера можно привести следующие часто употребляющиеся в настоящее время слова: «беспредел» вместо «беззаконие», «надо делиться» вместо «распределять», «разборка» вместо «сведение счетов», «отмывать (деньги)» вместо «легализовать», «крыша» вместо «защита», «крутой» вместо «жесткий».

          Деловое общение посредством документов имеет и свои специфические черты, влияющие на характер передаваемой информации, ее содержание и языковое оформление. Можно выделить ряд наиболее существенных особенностей служебного документа, которые необходимо учитывать составителю. Эти особенности носят экстралингвистический (внелингвистический) и лингвистический характер и теснейшим образом взаимосвязаны.

        Рассмотрим последовательно экстралингвистические и лингвистические особенности служебного документа.

 

       1.2. Экстралингвистические особенности документа

 

        1. Точность и ясность. Основным требованием к содержанию документа является его максимальная точность и понятность (ясность). Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в документе. Адекватность восприятия текста и автором документа, и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. Точность и понятность документа достигаются с помощью самых различных лингвистических средств. Но на один фактор, оказывающий существенное влияние на процесс восприятия и понимания речи, следует обратить внимание.

        Создавая документ как источник письменной информации, государственному служащему необходимо помнить о разнице между устной и письменной речью. Если вы обращаетесь к кому-то устно, вы чаще всего сразу можете оценить, как слушатель воспринимает ваши слова, как он понимает их смысл. Если ваш собеседник не полностью понимает ваше сообщение, вы можете по ходу общения изменить, перефразировать сказанное, подкрепить свою мысль жестами, использовать смысловые паузы, правильно расставить логические акценты, выделив какое-то слово, повторить часть сказанного или даже проиллюстрировать графически.

        Если же вы обращаетесь к кому-либо письменно, передаете информацию с помощью документа, то при этом нет немедленной обратной связи или возможности изменить послание. Адресату придется самому разбирать, расшифровывать, интерпретировать вашу информацию, и он будет ее воспринимать в меру своих возможностей, своего понимания. Поэтому следует всегда иметь в виду, что документ должен составляться очень тщательно. Его автор должен продумывать каждое слово, не допуская возможности истолковать написанное иначе, чем задумано. Только тогда будет достигнуто адекватное восприятие и понимание текста документа.

        2. Коллегиальность, Принято считать, что определяющим фактором при объяснении стилевых особенностей текста документа является статус автора. Вне зависимости от того, кто является непосредственным (техническим) составителем документа или его официальным автором, подписывающим документ, адресантом (отправителем) становится "коллективный субъект", который направляет свое официальное послание также "коллективному адресату" (получателю). Например, коллективный отправитель - Государственная Дума или какое-либо министерство направляет свои решения, постановления, инструкции и другие документы также коллективному получателю - в государственные комитеты, федеральные комиссии, федеральные службы и другие государственные учреждения и организации.

        Однако не случайно государственный стандарт требует указания на документе его исполнителя. Автор-составитель документа должен нести личную ответственность за представленную в нем информацию.

 Большинство официальных  документов визируется и подписывается  несколькими конкретными ответственными лицами. Это также подчеркивает как коллегиальный характер документа, так и личную ответственность за содержание документа каждого из подписавших его.

        В целом в официальном документе выражаются интересы общественные, коллегиальные, коллективные. Автором документа является, как известно, лицо не физическое, а юридическое, коллективное (организация, предприятие, учреждение, объединение и др.). В этом случае субъект действия отождествляется с собирательными существительными: дирекция, администрация, руководство, общее собрание, коллегия, ученый совет, комиссия и др.

        Например: Администрация ходатайствует... Коллегия решила... Арбитраж: не возражает.

 Итак, официальным отправителем  и получателем документа почти  всегда являются не частные лица, а организации в целом.

        3. Адресность. Другой важной характеристикой документного общения, как отмечают специалисты, является точная адресность документа. Документ пишется не всем или кому-то вообще, а конкретной организации или конкретному кругу организаций, конкретным должностным лицам иди работникам. Безадресных документов не бывает. Это общая особенность официально-делового стиля речи, отличающая его от других стилей. Публицистическая статья в газете или какое-либо, например, поэтическое произведение, адресуются обычно всем читателям без исключения. Документ же направляется по точному адресу, конкретному лицу или ряду лиц, в определенную организацию или учреждение.