Обработка поступающих документов, отправляемых документов

· когда только по конверту можно установить адрес  отправителя при значительном повреждении  конверта;

· при наличии  в конверте только приложений без  сопроводительного письма.

В перечисленных  случаях конверты скрепляются вместе с документами и далее по инстанциям передаются вместе, в комплекте.

Следующий шаг - проверка комплектности документов. При проверке содержимого конверта может обнаружиться:

· отсутствие отдельных  приложений к документу или, наоборот, сопроводительного письма к приложениям,

· присутствие  документов, предназначенных для  другого адресата.

 

При отсутствии приложений на сопроводительном письме проставляется соответствующая  запись, при отсутствии в конверте самого сопроводительного письма отметка делается на конверте (конверт в этом случае не уничтожается). И в том и в другом случае отправитель документов должен быть проинформирован (устно или в форме письма) о некомплектности отправленных им документов. При обнаружении документов, предназначенных для другого адресата, эти документы пересылаются в соответствии с указанным в них адресом или возвращаются отправителю также с уведомлением о том, что документы направлены не по адресу.

Телеграммы  и телефонограммы, поступающие на обработку одновременно с письмами, обрабатываются в первую очередь.

На всех поступивших  документах проставляется отметка  о поступлении с помощью так  называемого входящего штампа, в  котором от руки указывается дата поступления документов. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 отметка о поступлении проставляется на сопроводительном письме или первом листе документа на нижнем поле справа.

Если конверты в ходе первоначальной обработки  не вскрывались, отметка о поступлении  проставляется на самом конверте. Кроме даты поступления, в отметке может указываться время поступления в часах и минутах, если документ требует срочного рассмотрения.

Первоначальная  обработка документов заканчивается  их сортировкой. Документы распределяются на два массива: регистрируемые и  нерегистрируемые. К нерегистрируемым документам относят документы, не требующие исполнения или использования в справочных целях. Как правило, это рекламные материалы, письма-приглашения, поздравления, благодарности, документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская учетная и отчетная документация и др., плановые, финансовые документы, информационные материалы, присланные для сведения, учебные планы, программы и др. Перечень нерегистрируемых документов, как правило, включают в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству организации.

 

Нерегистрируемые  документы раскладываются по ячейкам  сортировочного шкафа, в котором  каждому подразделению организации  соответствует своя ячейка. При отсутствии такого шкафа могут использоваться папки с названиями подразделений.

Дальнейшая  работа ведется с массивом документов, подлежащих регистрации. Если в организации  принята централизованная форма  делопроизводства, при которой все  документы регистрируются в службе делопроизводства, то экспедиционная обработка этого массива документов завершается их передачей на предварительное рассмотрение и регистрацию. Если в организации смешанная форма организации делопроизводства, при которой документы регистрируются в службе делопроизводства и в подразделениях, то экспедиционная обработка завершается сортировкой документов на две группы:

· документы, поступающие  на рассмотрение руководства (они передаются на предварительное рассмотрение и  регистрацию в службу делопроизводства),

· документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения на регистрацию и рассмотрение.

Документы, предназначенные  для передачи в подразделения, раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, как  и нерегистрируемые документы.

3.2 Этапы обработки  отправляемых документов

Обработка отправляемых документов включает в себя:

· проверку комплектности  документов;

· сортировку;

· нанесение  адреса на конверт;

· фальцовку (складывание  бумажного листа в один, два  и более фальц - сгиба) и упаковку документа;

· отправку документа (сдачу в отделение связи или курьеру).

Оформление  документов для отправки по почте  осуществляется в соответствии с  Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства  РФ от 14.04.2005 № 221).

 

Документы должны передаваться на отправку зарегистрированными, правильно оформленными, со всеми приложениями и сопроводительными документами. При отправке документов проверяется правильность адреса корреспондента, на документах, подлежащих возврату, ставится штамп «Подлежит возврату». Отправка документов должна осуществляться в день их регистрации или, в крайнем случае, на следующий рабочий день. Срочные документы, телеграммы отсылаются незамедлительно.

Если письмо направляется в несколько адресов (до четырех), то работник экспедиции, вкладывая  документ в конверт, подчеркивает наименование того адресата, которому отсылается данный экземпляр письма. Если адресатов больше четырех, отправка документов осуществляется по списку, который готовится исполнителем и передается в экспедицию вместе с экземплярами письма.

На этапе отправки документов производится их сортировка по адресатам. Документы, подготовленные различными подразделениями по разным вопросам, но направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.

Адреса на конвертах  в письмах, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии повторения адресов на русском языке. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи адрес пишется в следующем порядке:

· для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;

· название улицы, номер дома, номер квартиры;

· название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

· название района;

· название республики, края, области, автономного округа (области);

· название страны (для международных почтовых отправлений);

· почтовый индекс (условное цифровое обозначение почтового  адреса, присваиваемое объекту почтовой связи).

Адрес получателя пишется в правой нижней части  почтового конверта, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

После нанесения  адреса на конверт (от руки или с  помощью ПК), документы вкладываются в конверт и заклеиваются. При отправке документов постоянным корреспондентам в экспедиции целесообразно иметь конверты с уже напечатанными адресами или адресами, напечатанными на ярлыках - полосках бумаги, которые при отправке документов наклеиваются на конверт.

В экспедиции могут  использоваться конверты с окнами. Окно - вырез прямоугольной формы на лицевой стороне конверта. Окно закрывается защитной пленкой, через которую должен легко читаться адрес получателя. При использовании конвертов с окнами документ складывается так, чтобы через него читался адрес, напечатанный на документе. В этом случае указывать адрес на конверте нет необходимости.

Почтовые отправления  могут быть:

· простыми (принимаются  от отправителя без выдачи ему  квитанции и доставляемые (вручаемые) адресату (его законному представителю) без его расписки в получении);

· регистрируемыми: заказными, с объявленной ценностью, обыкновенными (принимаются от отправителя  с выдачей ему квитанции и  вручаемые адресату (его законному  представителю) с его распиской  в получении).

Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с описью вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом.

Организациям  рекомендуется отправлять корреспонденцию  заказной почтой (в том числе с  уведомлением) только в тех случаях, когда этого требует законодательство, или в случаях крайней необходимости.

 

Услуги почтовой связи являются платными. Для подтверждения  оплаты услуг почтовой связи по пересылке  простой и заказной письменной корреспонденции, оказываемых организациями федеральной  почтовой связи, применяются государственные знаки почтовой оплаты. В качестве государственных знаков почтовой оплаты используются:

· почтовые марки, наклеиваемые на письменную корреспонденцию  или наносимые типографским способом на почтовые конверты и почтовые карточки;

· оттиски государственных  знаков почтовой оплаты, наносимые  франкировальными машинами;

· иные знаки, установленные  Федеральным агентством связи и  наносимые типографским способом.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи наклеивание почтовых марок на письменную корреспонденцию на сумму стоимости услуги почтовой связи входит в обязанность отправителя. Наклеивать одну почтовую марку на другую запрещается. Государственные знаки почтовой оплаты размещаются в правом верхнем углу письменной корреспонденции.

Простая письменная корреспонденция, оплата услуг, по пересылке  которой подтверждена почтовыми  марками, может опускаться в почтовые ящики. Письменная корреспонденция  с оттисками клише франкировальных  машин и иными знаками, подтверждающими  оплату услуг почтовой связи, принимается в объектах почтовой связи, определенных оператором почтовой связи.

 

 

Заключение

Информационно-документационное обслуживание выступает главной  обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных  профессиональных знаний.

В данной работе были рассмотрена такая неотъемлемая и важная часть документационного  обеспечения управления - документооборот, в ходе которого решается важнейшая  задача обработки документов организации. И лишь только централизованная система учета документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую экономическую эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства.

В работе были рассмотрены  правила написания таких реквизитов как: «резолюция» и «отметка о  контроле», а также практическое написание таких видов документов как письмо-отказ и краткий протокол производственного совещания.

В настоящее  время система делопроизводства претерпевает значительные положительные  изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет  решить многие проблемы в системе  делопроизводства.

 

 

Список используемой литературы

1. Басаков М.И.  Делопроизводство (Документационное  обеспечение управления): Учебное  пособие. - М.: «Дашков и К°», 2004

2. Кирсанова  М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. - М., ИНФРА-М, 2005.

3. Организация  работы с документами: учебник /В.А.Кудряев и др. - М. Инфра-М, 2003. С. 44-47, с.183-186

4. Офисная документация: Подготовка и оформление. /Сост. И.Н.  Кузнецов. - Мн.: Книжный дом, 2004. С.832.

5. «Секретарь - референт» №8 2006г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

http://otherreferats.allbest.ru/management/00031294_0.html