Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации

Путеводитель - архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архива (ов), краткий справочник по фондам архива, тематический путеводитель по фондам архива.

Путеводитель по архивам - вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях, библиотеках и других архивохранилищах, осуществляющих постоянное хранение документов АФ РФ, отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. Объектом описания в путеводителе по архивам выступает архив или любое из перечисленных выше хранилищ документов АФ РФ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.  Основные цели и формы использования архивных документов.    

Использование документов архива - комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.

Цели использования документов могут быть:

· управленческие;

· политические;

· экономические;

· научные;

· культурно - просветительские;

· социально-правовые (обеспечение прав граждан).

Формы использования архивных документов - это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. По каждой форме использования, как правило, составляются определенные информационные документы.

Основными формами использования в архиве являются:

· информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);

· исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;

· инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;

· предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы;

· выдача подлинных документов и дел во временное пользование;

· публикация документов;

· информационные мероприятия в научных и культурно-просветительских целях (выставки документов, использование документов в средствах массовой информации; организация лекций, экскурсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских мероприятий).

Информационное обеспечение пользователей. Эта форма использования осуществляется либо по инициативе пользователя (исполнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование).

Исполнение запросов. Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов, в том числе социально-правовых.

Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

Исполнение запроса - поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах.

В практике работы некоторых архивов включение темы в план работы по инициативному информированию производится уже после согласования с пользователем.

Затем осуществляется выявление документной информации, соответствующей предполагаемым (согласно вашим расчетам) информационным запросам потенциального потребителя.

В результате работы по инициативному информированию в государственном или ведомственном архиве, как правило, составляется информационное письмо, в котором указывается перечень информационных услуг архива с указанием их стоимости.

Главным результатом работы по инициативному информированию является заключение договора о сотрудничестве или заказа на копирование информации, когда потенциальный потребитель станет реальным.

Предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы. В государственном архиве для предоставления архивных документов пользователям (исследователям) создается специальное структурное подразделение - читальный зал, оснащенный необходимым оборудованием для просмотра документов и микрофильмов, а также необходимым научно-справочным аппаратом.

Предоставление документов и научно-справочного аппарата в читальном зале архивов осуществляется бесплатно. В государственном архиве плата взимается в том случае, если исследователь не ведет самостоятельный поиск (как за исполнение тематического запроса).

Расписание работы читального зала должно быть вывешено на доступном месте, указано в справочниках или размещено на сайте архива в Интернет.

Правила работы исследователей в читальном зале данного архива должны находиться в соответствии с Правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов, утвержденных Росархивом в 1998 г.

При первом посещении государственного архива на каждого пользователя заводится личное дело, в которое подшиваются:

· все письма-направления и заявления данного пользователя;

· анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;

· заказы на выдачу описей и дел;

· заказы на копирование документов.

В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и др.

В случае повреждения или хищения дел, внесения изменений в текст документов и т.д. пользователь несет ответственность: от лишения права пользования читальным залом до уголовной ответственности.

Выдача подлинных документов и дел во временное пользование.

Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение (как физическим, так и юридически лицам), либо органам суда, прокуратуры, Федеральной службы безопасности (ФСБ) или МВД в исключительных случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник Документа. Дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается, для каких целей и какие именно документы (желательно, с шифрами) должны быть выданы.

В архиве составляется акт выдачи дел во временное пользование, в котором перечисляются шифры выдаваемых дел, указывается срок возвращения документов и закрепляется ответственность пользователя за их сохранность. По возвращении дел архивом проводится проверка их наличия и состояния.

Публикация документов. Под публикацией архивных документов понимают совокупность работ по подготовке документов к изданию.

Публикация готовится в несколько этапов:

- выявление и отбор документов;

- выбор и передача текста документа;

- археографическое оформление документа и составление научно-справочного аппарата к публикации;

- формирование макета публикации.

Информационные мероприятия в научных и культурно-просветительных целях.

Формы использования документов в научных и культурно-просветительских целях очень многообразны:

- организация выставок документов;

- использование документов архива в средствах массовой информации;

- организация:

- вечеров-встреч с общественностью;

- экскурсий в архивы;

- презентаций, дней открытых дверей;

- лекций и докладов;

- устных журналов;

- читательских конференций;

- уроков для студентов и школьников.

 

             

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемых источников

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 04.10.2014) "Об архивном деле в Российской Федерации"// "Собрание законодательства РФ". 2004. № 43. Ст. 4169.

1. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П. Архивоведение. - М., 2014.

2. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: ГОСТ Р 51141-98.- Введ.01.01.99.- Москва: Госстандарт России, 2003.-7 с.                            

3. Аналитико-синтетическая обработка информации: Ю.Н. Столярова учеб . / Л.Б. Зурапова, Т.А.Зайцева; под ред. Е.Н.Столярова.-М.:изд.Файр,2007.-400с.-/ спец.изд.проект для библиотеки.                                          

4.В. Архивоведение: учеб.для сред.учеб.заведений/ З.В.Крайская, Э.В.Челлини.- Москва: НОРМА, 1996.-224 с.-Библиогр.:с.219-221