Организация документов Архивного фонда Российской Федерации

Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контролем госархивов как возможные источники комплектования.

Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц — источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектовании кинофотофоно- и видеодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими своих документов в госархив.

При приеме документов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении документов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы.

При выборочном приеме в архив поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (групповой выборочный прием), или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочный прием).

Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений через год после их завершения делопроизводством. В госархив дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

Передача документов из ведомственных в государственные архивы происходит по согласованному между ними графику ежегодно. Передача производится по утвержденным госархивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с делами в госархив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним.

 

Подготовка и порядок  передачи документов в архив

1.Понятие архивного дела и порядок его комплектования

Подготовка дела к передаче в архив - оформление и описание дела для передачи в архив.

Дело - совокупность документов или документ, относящихся(йся) к одному вопросу или участку деятельности, помещенных(й) в отдельную обложку. Понятие дела шире понятия единицы хранения. Многотомные дела рассматриваются как одно дело, но несколько, в зависимости от количества томов, единиц хранения, поскольку каждый том составляет обособленную единицу хранения.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.

Порядок формирования дел:

• дела формируются в соответствии с номенклатурой дел;
• в дела помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
• в дела помещаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• документы разных сроков хранения группируются в дела раздельно;
• в дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дублетные экземпляры документов, черновики;
• документы в деле располагаются по их хронологии;
• дело не должно превышать 250листов при толщине не более 4 см;
• приложения к документам независимо от их датировки, присоединяются к тем, к которым они относятся;
• каждый помещенный в дело документ должен быть правильно оформлен;
• документы личного состава формируются в дела отдельно от документов по основной деятельности.

2.Требования к архивному делу

Полному архивному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и личного состава.

Для полного архивного оформления дела обязательно соблюдение следующих основных требований:

• подшивка или переплет дела;
• нумерация листов дела;
• составление листа-заверителя дела;
• составление внутренней описи документов;
• внесение уточнений в реквизиты обложки дела, касающихся названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат и заголовка дела.

Документы временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению, в них допускается не проводить систематизацию документов, не нумеровать листы дела, не составлять заверительную надпись.

Порядок оформления архивных дел следующий:

• дела подшиваются в твердую картонную обложку или переплетаются, при этом из них изымаются все металлические скрепления;
• особо ценные документы вкладываются в подшиваемые в дело конверты;
• в конце дела подшивается бланк для заверительной надписи; при необходимости в начале дела подшивается бланк внутренней описи;
• нумерация листов дела производится черным карандашом в правом верхнем углу листа арабскими цифрами; состоящие из ряда томов дела нумеруются по каждому тому отдельно;
• листы внутренней описи нумеруются самостоятельно; (фотографии, чертежи и другие иллюстративные материалы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа; сложенные в деле листы разворачиваются и нумеруются как обычные листы дела;
• подшитые в дело конверты нумеруются самостоятельно, сначала конверт, затем вложения;
• при наличии ошибок в нумерации листов возможно введение литерных номеров листов;
• помешенный в дело лист-заверитель служит для фиксирования всех изменений в деле, подтверждаемых ссылкой на соответствующие акты;
• внутренняя опись дела служит для учета и раскрытия содержания документов дела.

Основными реквизитами обложки дела являются:

• наименование организации и ее подчиненность;
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела;
• номер дела по описи;
• заголовок дела;
• аннотация (при особо ценных документах);
• дата дела;
• количество листов в деле;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела;
• наличие места для нанесения архивных атрибутов.

3.Передача дела в архив

Передача дел в архив производится при полной архивной обработке дел по их описи.

Существует следующий порядок передачи дел в ведомственный архив:

• передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава;
• передача производится через год после завершения дел делопроизводством;
• прием дел в архив производится зав. архивом поединично по описи в присутствии представителя того структурного подразделения, чьи дела передаются в архив;
• при передаче особо ценных дел производится их полистный просмотр;
• при отсутствии дел на них составляется справка, объясняющая это отсутствие;
• передача фиксируется в описи сдатчика и описи приемщика, при этом в конце каждого их экземпляра делается отметка о наличии дел, указываются их фактическое количество, номера отсутствующих дел, дата сдачи дел в архив;
• по окончании приема дел зав. архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи дел долговременного хранения, при этом вторые экземпляры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве.

По истечении сроков ведомственного хранения дела передаются в госархив на постоянное хранение. При этом:

• передача дел в госархив производится ежегодно или раз в 3—5 лет;
• документы передаются по описям и оформляются актом приема-передачи дел на госхранение в двух экземплярах, один из которых передается сдатчику, а второй остается в архиве;
• документы принимаются в госархив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы;
• при приеме документов производится проверка их физического, санитарно-гигиенического и технического состояния;
• прием документов производится поединично, а особо ценных документов полистно, при этом в описях делаются отметки об их передаче в архив;
• в архив с документами передаются три экземпляра описи, один экземпляр описи возвращается в организацию-сдатчицу;
• при первом приеме документов организации в архив вместе с ними передается историческая справка организации;
• документы негосударственных организаций принимаются в госархив в соответствии с заключаемым между ними договором;
• документы физических лиц поступают в госархив в результате дарения, завещания, купли-продажи.

Основные этапы работы по передаче документов организации госархив:

• утверждение описи передаваемых организацией дел экспертно-проверочной комиссией госархива, при этом один экземпляр описи остается в госархиве;
• проверка состояния дел в организации представителем госархива;
• передача дел организации в архив на основании утвержденной описи; при этом в архив передаются научно-справочный аппарат к передаваемым документам и еще два экземпляра их описи, один экземпляр остается в организации;
• факт передачи документов в госархив фиксируется актом приема-сдачи дел в двух экземплярах, один из которых остается в госархиве, а второй передается организации-сдатчице.