Организация и проведение конференций

В целом можно  выделить следующие этапы организации  проведения мероприятия как вида деятельности:

1. Возникновение идеи мероприятия и её юридическое закрепление.

Возникшая идея мероприятия не сможет осуществиться  без процедуры принятия решения  после беседы руководителя с сотрудником, предложившим мероприятие, рассмотрения его служебной записки по данному  поводу либо обсуждения на коллегиальном органе учреждения – собрании трудового коллектива, заседании у директора, ученом совете и т.д.

Принятое решение  реализуется в соответствующем  приказе. Который юридически закрепляет сам факт необходимости проведения мероприятия, ответственных за его организацию, проведение и осуществление контроля за исполнением.

2. Определение  состава участников.

Осуществляется, ответственным за проведение мероприятия, по согласованию с руководителем организации. Часто ответственным лицом за проведение конференций назначается секретарь руководителя.

3. Оповещение  о предстоящем мероприятии.

Оповещение  и приглашение предполагаемых участников конференции зависят от вида мероприятия и его масштабности. В одних случаях (например, юбилей учреждения) это могут быть адресные приглашения в форме письма-приглашения или пригласительного билета, в других – рекламные, коммерческие или информационные письма, текст которых строится по схеме: кто приглашает – куда приглашает – когда и где состоится – порядок участия – приглашение к участию.

4. Встреча  участников мероприятия.

Встреча участников зависит от вида и масштабности мероприятия, условий его проведения. Встреча  иногородних участников происходит в месте прибытия, встреча местных  – в месте проведения.

При проведении масштабных мероприятий встречают обычно почетных участников и участников, определенных регламентом мероприятия (руководители, государственные и политические деятели, иностранные делегации и т.п.). Составляется график встреч, включающий фамилию, место работы и должность прибывающего участника, дату и место прибытия, ответственного за встречу. Заказывается транспорт в зависимости от количества и ранга прибывающих участников. Так, почетному участнику независимо от количества прибывающих вместе с ним участников предоставляется отдельный транспорт.

Некорректно встретить  почетного участника, игнорируя  при этом участников, прибывших одновременно с ним.

5. Размещение  участников мероприятия.

Иногородние участники  мероприятия могут размещаться  в гостиницах, общежитиях, пансионатах, квартирах, принадлежащих учреждению, в частном секторе.

При размещении в гостинице следует учитывать:

• уровень мероприятия;
• количество участников;
• социальный статус участника;
• финансовые условия;
• территориальную удаленность от места проведения мероприятия.

Размещение  в общежитии. Некоторые учреждения (особенно вузы) имеют вполне комфортабельные  общежития, в которых можно размещать  участников мероприятий, прежде всего  проводимых этими учреждениями. Важное обстоятельство: стоимость проживания в общежитии, как правило, вписывается в командировочные расходы на эти цели. Основное требование – участников мероприятия нужно размещать, по возможности, автономно от проживающих в общежитии.

Размещение  в пансионате. Этот способ особенно перспективен, если пансионат располагает  комплексом помещений, специально оборудованных  для проведения различных мероприятий. Кроме того, он используется в случаях, когда мест в гостинице не хватает  для размещения всех участников мероприятия. При этом решается вопрос с питанием (завтрак, ужин) иногородних участников. Неудобство в данном случае в том, что возрастают, и иногда существенно, транспортные расходы по доставке участников к месту проведения мероприятия.

Размещение  в служебных квартирах. Некоторые  учреждения располагают служебной  площадью, предназначенной для размещения командированных сотрудников. В  них можно поселить участников мероприятия, которых не удалось разместить в  гостиницах.

Размещение  в частном секторе. Используется также при нехватке мест в гостиницах. Кроме того, некоторые иногородние участники могут проживать в квартирах своих родственников и знакомых. Неудобство такого размещения заключается в том, что отчет за соответствующие командировочные расходы документально затрудняется.

6. Организация  питания участников мероприятия.

Существует 3 вида организации питания участников мероприятия:

• традиционное питание (завтрак – обед – ужин);
• перерыв на кофе (кофе-брейк);
• товарищеский ужин (неформальная встреча за столом, фуршет, банкет).

Что касается традиционного  питания, то организация завтрака и  ужина не актуальна для организаторов  мероприятия – это, как правило, проблема самих участников. Завтра нередко входит в стоимость гостиничного номера. Но следует продумать, где и как организовать обед участников.

Если обед планируется  в кафе, то необходимо заранее заказать столики и согласовать меню. Если участники будут обедать в  столовой учреждения, то следует позаботиться о том, чтобы они обедали в  другое время, чем сотрудники, либо закрыть столовую (часть столовой) на спецобслуживание.

Следует иметь  в виду, что традиционное питание  осуществляется в большинстве случаев  за счет командировочных средств  участников, а средства эти, как правило, более чем скромные.

7. Регистрация  участников мероприятия.

Регистрация участников проводится непосредственно перед  началом содержательной части мероприятия, а её форма зависит от вида мероприятия  и его масштабности. На многих мероприятиях, особенно массовых, регистрация участников не предусматривается.

Для регистрации  участников мероприятия регулярного  типа используются так называемые явочные (регистрационные) листы, на которых  указывается порядковый номер, фамилия  и инициалы участника и оставляется  место для подписи. Цель проведения регистрации участников регулярных мероприятий – зафиксировать наличие кворума, то есть необходимого по регламенту количества участников, придающего принятому решению юридическую силу. Например, принятое решение (постановление) будет правомочным, если за него проголосовало 75 % избранных членов собрания, заседания и т.п.

При проведении нерегулярных мероприятий также  может использоваться регистрация, но цель её – в возможности в  дальнейшем вести справочно-информационную работу. Поэтому для регистрации используются регистрационные формы, в которых, как правило, отражается следующая информация:

• порядковый номер;
• фамилия, имя, отчество;
• место работы и должность;
• координаты для контакта;
• примечание.

Регистрация проводится одним лицом (преимущественно во время нерегулярных мероприятий) или группой сотрудников учреждения-организатора. Во втором случае используются различные параметры для регистрации, например:

• по алфавитному порядку фамилий;
• по группам учреждений-участников;
• по регионам и т.д.

Перед началом регистрации заранее устанавливаются столы с табличками, на которых указываются признаки группировки: буквы алфавита, наименования учреждений, регионы и т.д.

8. Регламент  (программа, сценарий) мероприятия.

Регламент должен предусматривать четкую организацию хода осуществления мероприятия, порядок рассмотрения вопросов, формы завершения содержательной части, определение процедурных вопросов (время, отводимое на доклад, сообщение, дискуссию, справки и др.), то есть отражать структуру проведения мероприятия, выверенную по времени. Регламент является обязательной составной частью как регулярных, так и нерегулярных мероприятий.

9. Техническое  обеспечение мероприятия.

Оно включает в  себя подготовку:

• зала для проведения мероприятия (количество мест должно превышать количество участников; зал должен быть оформлен);
• места для выступления участников (на столе президиума должен быть установлен микрофон, если участников более 100 человек; количество мест в президиуме должно превышать число членов президиума; необходимо продумать дизайн и оснастить трибуну микрофоном для выступающих);
• технических средств (микрофоны, компьютер, аппаратура для демонстрации слайдов, таблиц, освещенность зала).

Для мероприятий  всех типов используются проекторы, звуковые системы, компьютеризированное оборудование с доступным программным  обеспечением, позволяющим создавать различные визуальные эффекты.

В ходе мероприятия  или по окончании его можно  организовать фотосъемку участников, для чего следует пригласить фотографа  и подготовить необходимую аппаратуру.

10. Культурная  программа.

Если мероприятие  многодневное, то следует запланировать для участников культурную программу. Возможны следующие варианты:

• экскурсия;
• посещение культурно-зрелищных учреждений;
• концерт профессиональных артистов;
• показ художественной самодеятельности;
• анимационные программы с участием зрителей.

При составлении  культурной программы учитываются  продолжительность мероприятия, количество и культурно-образовательный уровень  участников, возможность приобретения достаточного количества билетов. Ознакомление участников с культурной программой производится до начала или в ходе содержательной части, информацию о пожеланиях участников собирают во время перерывов.

11. Отчет о проведении мероприятия.

На последнем  этапе проводится подготовка итоговых документов, обработка материалов анкетирования  и составляется отчет.

Отчет включает в себя:

• введение;
• экспозиционную информацию: общие количественные показатели, отраслевая и географическая структура участников и посетителей и др.;
• отчет о мероприятиях деловой, конкурсной, презентационной программы;
• отчет о рекламно-информационном сопровождении мероприятия;
• результаты анкетирования и социологического исследования;
• приложения (состав рабочих органов, приказы и распоряжения организатора мероприятия, план проведения мероприятия; положения о конкурсах и заключения конкурсных комиссий и др.);
• выводы и предложения.

Данные отчета являются документом по организации  и проведению мероприятия.

 

 

3. Особенности подготовки конференции

Одним из ярких  событий общественной жизни являются конференции, позволяющие обменяться опытом, объединиться в профессиональные ассоциации, привлечь к себе внимание общественности.

Конференция –  собрание каких-либо организаций, групп, а также отдельных специалистов, ученых для обсуждения определенных (часто теоретических) вопросов.

Конференции бывают:

• внутрифирменными;
• отраслевыми;
• межотраслевыми;
• региональными;
• общенациональными;
• международными.

Они могут носить научный, практический или научно-практический характер и проводиться в самых  различных сферах – научно-технической, экономической, природоохранной, медицинской, образовательной, политической и др. Современные методы проведения конференций предполагают использование возможностей телевидения, спутниковой связи и Интернета.

Конференция является комплексным мероприятием, органически  сочетающим в себе такие способы осуществления коммуникации, как: