Организация и структура службы документационного обеспечения управления на предприятии

организация рабочих мест работников службы ДОУ, условий труда  сотрудников службы ДОУ;

организация работы по рассмотрению и исполнению обращений граждан;

разработка совместно  с подразделениями организации  мероприятий по совершенствованию  форм и методов работы с документами, а также повышению исполнительской  дисциплины;

формирование и совершенствование  автоматизированной системы документационного  обеспечения деятельности организации;

обеспечение защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа  и регламентация допуска к  информации и документации.

К контрольным функциям относят:

контроль за правильностью  оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. исходящих  и внутренних документов);

ведение контроля за прохождением и исполнением документов, обобщение  и анализ сведений о ходе и результатах  контроля исполнения документов, систематическое  информирование руководителя о состоянии  исполнительской дисциплины;

осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации  дел, подлежащих сдаче в архив;

организация контроля за работой  с документами в структурных  подразделениях;

обеспечение хранения дел  и оперативного использования документной  информации;

осуществление контроля за соблюдением правил эксплуатации автоматизированной информационной системы, порядком формирования информационных массивов.

 Методические функции,  выполняемые службой ДОУ, включают:

разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных  нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

проведение экспертизы научной  и практической ценности документов;

проведение совещаний  и консультирование по вопросам, относящимся  к компетенции делопроизводственной службы;

изучение перспективного отечественного и зарубежного опыта  в организации документационного  обеспечения управления [8].

Этот набор функций  относится к типовым, так как  регламентирован в Примерном  положении о службе ДОУ. Эти функции  должны выполняться любой службой  вне зависимости от ее структуры  и масштабов деятельности от секретаря  до управления делами.

Также согласно Примерному положению, служба ДОУ должна взаимодействовать  с другими структурными подразделениями  организациями. Показать это взаимодействие можно с помощью нижеприведенной  таблицы (Таб.1).

Таблица 1 – Взаимодействие службы ДОУ со структурными  
подразделениями организации

Структурное подразделение	Взаимодействие
Все структурные подразделения	Вопросы документационного обеспечения  управления и соблюдения требований стандартов
Юридическая служба	Правовые вопросы, связанные с  подготовкой документов
Службы кадров, труда и заработной платы и соответствующие научно-исследовательские  организации	Вопросы подбора и расстановки кадров делопроизводственной службы и повышения  их квалификации в условиях широкого использования современной офисной  техники, разработки внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием стиля и  методов работы с документами, компьютеризацией делопроизводства
Службы материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания	Обеспечение средствами организационной  и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытовое обслуживание работников службы
Вычислительный центр	Разработка и внедрение новейших информационных технологий в делопроизводство
Структурные подразделения, отвечающие за конфиденциальное делопроизводство	__

 

Примерное положение о  службе ДОУ определяет следующие  права службы:

принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе;

контролировать и требовать  от руководителей структурных подразделений  выполнения установленных правил работы с документами в организации;

запрашивать от структурных  подразделений и организаций  сведения, необходимые для работы службы ДОУ;

проводить проверку организации  документационного обеспечения  управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверки до руководителей  структурных подразделений для  принятия соответствующих мер;

возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции  и др.

Что касается обязанностей службы ДОУ, то она должна:

обеспечивать установленный  порядок в работе с документами  организации;

выполнять указания и поручения  руководства;

соблюдать необходимые условия  труда работников службы делопроизводства [8, с. 12].

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что служба ДОУ берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному  обслуживанию управленческой деятельности.

Она должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь строго установленный круг прав и обязанностей, а также взаимодействовать  с другими структурными подразделениями  организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач  и функций.

На сегодняшний день работа службы ДОУ с документами во многих организациях все еще осуществляется в стандартном «бумажном» виде. Автоматизация  обмена документами в таких организациях находится на уровне обмена файлами  в сетевой среде Windows и электронной  почты. Такой способ имеет следующие  недостатки:

большие временные затраты  на согласование и передачу документов;

невозможность организации  эффективного поиска документов;

неэффективная организация  отслеживания и контроля изменений, вносимых в документ;

дублирование операций обработки (необходимо перепечатывать документ при внесении изменений);

неэффективная организация  разграничения доступа к документам;

неэффективная организация  контроля процесса обработки документов и исполнения поручений, а в ряде случаев – отсутствие контроля и  др. [7, с. 43-44].

В качестве решения существующих проблем документооборота и с  целью значительного повышения  эффективности деловых процессов  и системы управления, считаю необходимым  внедрять автоматизированные системы  документационного обеспечения  управления (АСДОУ). Эта система позволит устранить:

разногласия между структурными подразделениями и отдельными исполнителями, совместно выполняющими работу, возникающие  из-за плохой взаимной информированности  о состоянии деловых процессов;

жалобы специалистов всех уровней на информационную загруженность;

отсутствие целостной  картины происходящего в организации  или в отельных структурных подразделениях;

нежелательные утечки информации, происходящие вследствие неупорядоченного хранения больших объемов документации;

неприемлемые сроки разработки и рассылки документов, поиска и  получения информации;

множество недокументированных  эпизодов управления и отсутствие четких схем и механизмов контроля исполнения принятых решений.

При организации службы документационного обеспечения управления необходимо использовать новейшие тенденции в ДОУ и архивном деле: автоматизация делопроизводства, и др. Нужно автоматизировать все возможные процессы работы службы ДОУ. На мой взгляд, это позволит добиться повышения производительности и качества труда сотрудников всего предприятия, организации, фирмы. Комплексная автоматизация функций службы ДОУ потребует создания единого информационного пространства организации, в котором сотрудники и руководство смогут осуществлять свою деятельность, руководствуясь едиными правилами представления и обработки информации в документном и бездокументном виде.

 

 

Заключение

Совершенствование документационного  обеспечения управления является одним  из наиболее важных элементов в управленческом процессе. Объемы информации возрастают с каждым годом и их своевременная  обработка возможна только при рациональной организации службы ДОУ и применении организационной и вычислительной техники.

В настоящее время для  многих белорусских государственных  организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной  системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение  управления организацией, может существенно  увеличить эффективность деятельности предприятия.

В учреждении любой формы  собственности обязательно должна быть создана специальная служба, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ  или канцелярия. При организации  службы ДОУ необходимо разработать  оптимальную для конкретного  управленческого аппарата структуру.

Что касается должностного состава службы ДОУ, то он должен включать руководителей, специалистов и технических  исполнителей, каждый из которых будет  выполнять свои профессиональные задачи в соответствии с должностными инструкциями. По моему мнению, было бы эффективным  распространение требований по знанию правил и порядка оформления и  работы с документами к работникам организации, не относящимся к службе ДОУ.

Крайне необходимо четко  и правильно рассчитать численность  работников службы ДОУ для эффективного ведения делопроизводства и функционирования организации.

При организации службы ДОУ  необходимо использовать новейшие тенденции  в документационном обеспечении  управления и архивном деле: автоматизация делопроизводства, и др. Нужно автоматизировать все возможные процессы работы службы ДОУ.

Основными задачами службы ДОУ должны быть:

сокращение информационных потоков до оптимального минимума;

обеспечение упрощения и  удешевления процессов сбора, обработки  и передачи информации с помощью  новейших технологий автоматизации  этих процессов.

Таким образом, от правильной организации службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение учреждением  его управленческих функций и  задач, эффективность всего процесса управления.

 

 

Список использованных источников

1. Давыдова, Э.Н. Разработка  и оформление Положения о службе  документационного обеспечения  управления // Архивы и делопроизводство. 2008. № 3. – С. 32-40.

2. Давыдова, Э.Н., Рыбаков,  А.Е. Делопроизводство: учебно-практическое  руководство / Э.Н.Давыдова, А.Е.Рыбаков. - Мн.: ТетраСистемс, 2008. – 288 c.

3. Кудрякова, Г. Нормирование  труда работников архива // Секретарское  дело. 2007. № 7. – С. 29-30.

4. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов / Т.В.Кузнецова, Л.В.Санкина, Т.А.Быкова и др.; под общ. ред. Т.В.Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. – 359 с.

5. Паневчик, В.В. Делопроизводство: учеб. пособие / В.В.Паневчик. – 2-е изд., испр. и доп. – Мн.: Выш. шк., 2008. – 348 с.

6. Паневчик, В.В. Секретарское  дело: практ. пособие / В.В.Паневчик, С.В.Некраха, В.В.Акулич; под общ.  ред. В.В.Паневчика. – Мн.: Дикта, 2006 – 408 с.

7. Полозок, М. Работающая  автоматизированная система документооборота: это реально // Архивы и делопроизводство. 2007. № 5. – С. 43-48.

8. Примерное положение  о службе документационного обеспечения  управления // Секретарское дело. 2008. № 9. – С. 26-27.

9. Решетникова, А. Организация  службы документационного обеспечения  управления (ДОУ) // Секретарское дело. 2007. № 1. – С. 12-15.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Типовой состав структурных  подразделений  управления делами