Организация работы с документами

   При получении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. При обнаружении повреждения упаковки составляют акт об обнаруженных повреждениях с их перечислением, который подшивается с документом. Никакие обнаруженные недостатки не должны замедлять ход движения документа, а экспедиция не должна принимать самостоятельного решения о том, что делать с таким документом. Такие документы передаются для утверждения акта об обнаруженных недостатках на рассмотрение и принятия решения руководству службы ДОУ.

   Заказная  корреспонденция принимается под расписку. При получении документов с пометкой "Срочно" проставляется время получения. Документы, полученные работниками при командировках, в других организациях и от посетителей, должны также передаваться в группу первичной обработки.

   После вскрытия конвертов проверяется  правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа  и всех приложений. Для факса так  же проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

   Производится  сортировка корреспонденции на вскрываемую  и невскрываемую.  Не подлежат вскрытию конверты и бандероли с пометкой «ЛИЧНО», адресованные общественным организациям, а также корреспонденция, содержащая документы на машинных носителях. На невскрываемой корреспонденции  проставляют отметка о получении  на упаковке, после чего она передается на сортировку.

   Остальная корреспонденция (даже если в адресате могут быть указаны конкретные сотрудники с указанием их должностей) подлежит вскрытию. При больших объемах  документооборота при вскрытии конвертов  используют конвертовскрывающие машины.

     Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением следующих случаев:

1. Если получена доплатная корреспонденция;
2. Если на документах нет обратного адреса, что часто бывает при получении заявлений, жалоб и предложений граждан, которые указывают обратный адрес только на конверте;
3. Сохраняются конверты и от документов, поступивших уже с просроченным сроком исполнения или с отсутствием даты вообще. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Если только по дате почтового штемпеля можно определить, соблюдены ли сроки отправки документов (документы, отправляемые на конкурсы, исковые заявления и т.п.).

     Кроме того, при получении по  почте просроченного финансового документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работником почты.

   При скреплении документов с конвертами используются различного рода сшиватели  документов (ручные, электрофицированные).  Конверты, которые нет необходимости  сохранять, позже будут уничтожены с помощью бумагоуничтожающих машин.

   На  всех входящих документах, на первом листе  документа в правом нижнем углу  должна быть проставлена отметка  о поступлении документа в  организацию (реквизит 29) . В эту отметку входят порядковый номер и дата поступления ( при необходимости часы и минуты). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в организацию в виде штампа, в правом нижнем углу. [2;14] Кроме того в ней может быть указано сокращенное название учреждения-получателя хотя упомянутым выше гостом это не предусмотрено. Необходимо отметить, что проставление отметки о получении в экспедиции не означает регистрацию полученных документов. Учётный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов, эти данные необходимы прежде всего для учета объема документооборота и фиксации факта получения.

   Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Учитывая, что факс как правило выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, с важных документов снимают копию.

   В последнее время получили распространение  факсимильные аппараты, позволяющие получать документы на обычной бумаге и следовательно не нуждающиеся в копировании. Аналогично проблема решается при получении факсимильных сообщений на компьютер, снабженный факс-модемом и последующей, при необходимости, распечаткой факсов на обычном принтере.

   Далее производится сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые и невскрываемой корреспонденции  по адресатам-структурным подразделениям организации. Для этого используют различного рода стеллажи, сортировальные устройства, где каждая ячейка имеет  наименование конкретного структурного подразделения. Документы, присланные из разных организаций в адрес  какого-либо структурного подразделения, концентрируется в его ячейке. Если в адресате документа нет  указания структурного подразделения, а есть только наименование организации, это означает, что он будет передан  в службу ДОУ, как документы, адресованные руководителю и его заместителям.

   Таким образом, в результате предварительного распределения поступающих документов руководству организации на рассмотрение передается не более 15-20% общего количества документов. Это существенно снижает  нагрузку руководителей, увеличивает  оперативность рассмотрения наиболее важных документов.

   Нерегистрируемые  документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству.

   И в заключении организуется доставка адресатам. Это осуществляется либо курьером, либо представителем структурных  подразделений в определенное врем (как правило, во второй половине дня) сами получают поступившие документы  из экспедиции. Документы передаются под расписку в журнале, где экспедиция заносит данные о количестве передаваемых документов с указанием их собственных  регистрационных номеров. 
 
 

   1.3. Регистрация поступивших документов.

   Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.[11; 211]

   Из  этого следует, что регистрация прежде всего придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтверждён.

   Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

   Регистрации подлежат все документы, требующие  специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации создаётся информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

   Каждый  документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой индивидуальный регистрационный номер, включающий в себя порядковый номер журнала (карточки и т.д.) регистрации и номер регистрационного журнала (карточки) согласно утвержденной номенклатуре дел организации, например 3004/5, где 3004 - порядковый номер записи, 5 – номер журнала.[8;58]

   Документы регистрируются один раз. В небольшом  учреждении, фирме все документы  регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализованно по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

   Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

   Из  документа в процессе регистрации  в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

   - дата получения;

   - входящий № (индекс);

   - дата документа;

   }  его основные поисковые признаки

   - индекс документа 

   - регистрационный номер документа;

   - автор (корреспондент) - т.е. чей  это документ;

   - заголовок (о чем документ);

   - резолюция;

   - срок исполнения;

   - исполнитель (кто с ним работает);

   - ход исполнения (фиксируются все  передачи документа и как исполнен)

   - № дела (куда документ помещен  после исполнения)

   При регистрации отдельных видов  документов, например обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные  формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений граждан записывается их адрес.

   Учреждение  имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

   Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

   Журнальная  система регистрации нужна только тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

   Можно оставить журнальную систему и в  том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. (Приложение №1)

   Во  всех остальных случаях эта форма  регистрации устарела, так как  затрудняет ведение контроля за исполнением  документов и справочную работу по ним.

   Более удобной является карточная система  регистрации документов. Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству. (Приложение № 2)

   Вычертив  на формате А5 или А6 такую форму  карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

   Для ведения карточной системы регистрации  в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

   Количество  экземпляров заполняемых регистрационных  карточек (РКК) определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две.

   Наиболее  рациональной является сегодня регистрация  документов на компьютере. Но и в  этом случае на экран выводится форма  карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.[10;58-65] (Приложение №3)

   Карточку  на документ можно заполнить сначала  не полностью, до передачи документа  руководителю, т.е. без резолюции, срока  исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка до заполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее.

   При четком взаимодействии с руководителем, если руководитель утром просматривает  полученную корреспонденцию, можно  сначала дать документы на просмотр руководителю, а затем уже, имея его  резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму.

   Заполнив  карточку, одну из них помещают в  сроковую картотеку, другую в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.

   При регистрации на ПЭВМ, данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введённых показателей.