Отчет по практике в администрации городского округа ЗАТО Большой Камень Приморского края

Экспертная комиссия руководствуется  в работе методическими указаниями архивных учреждений. Основанием при отборе дел на постоянное хранение и уничтожение является Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения и сводная номенклатура дел администрации.

Экспертная комиссия администрации  осуществляет следующие функции:

- рассматривает проект номенклатуры дел;

- организует ежегодный отбор дел на хранение и уничтожение;

- рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащих передаче в архивный отдел, описи дел по личному составу;

- рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению [4, с.39].

Заседания экспертной комиссии протоколируются.

Отбор документов к уничтожению  оформляется актом. Акты рассматриваются  ЭК администрации, подписываются председателем  ЭК и утверждаются главой города.

Оформление дел включает в себя оформление реквизитов обложки, брошюровку, нумерацию листов и составление  листа-заверителя дела.

Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются  или переплетаются в твердую обложку, листы нумеруются черным графитным карандашом в правом верхнем углу. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись, на обложке указывается количество листов в деле.

Дела временного хранения (до 10 лет  включительно) оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы не нумеруются, но на обложках должен быть четкий заголовок, срок хранения и индекс по номенклатуре.

По окончании делопроизводственного  года в структурных подразделениях администрации на обложки дел  постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) вносятся необходимые уточнения заголовка, даты, подлинности или копийности документов в деле.

По окончании делопроизводственного  года в структурных подразделениях администрации производится отбор  дел постоянного хранения, подлежащих включению в опись. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел.

Опись ведется с единой валовой  нумерацией в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с архивным отделом.

При передаче документов на государственное  хранение описи должны иметь титульный  лист. На титульном листе пишется  официальное название организации -фондообразователя со всеми его  переименованиями, изменениями подчиненности  с указанием дат и сокращенными названиями (в круглых скобках), относящимся к периоду, за который документы включены в опись в хронологической последовательности.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся в администрации по номенклатуре дел, составляется справка о причинах их отсутствия за подписью главы города.

В администрации ответственность  за обеспечение сохранности документов возлагается на руководителей структурных  подразделений.

При смене работника, ответственного за архив, все документы должны передаваться по акту. Акт приема- передачи документов утверждается главой города.

Изъятие или выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. Снятие копий и производство выписок  из документов осуществляется с разрешения управляющего делами администрации.

Дела постоянного хранения в  течение 5 лет хранятся в администрации, а затем сдаются на хранение в  архивный отдел. Дела по личному составу  хранятся в администрации города 75 лет [4, с.41].

Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводства.

Заключение

За 6 недель прохождения производственной практики  в администрации городского округа закрытого административно-территориального образования Большой Камень Приморского края была ознакомлена со структурой  и деятельностью организации, с правилами внутреннего трудового распорядка, с правилами охраны труда и техники безопасности. Полностью и своевременно были выполнены задания, предусмотренные руководителем практики от предприятия, закреплены и расширены теоретические и практические знания, приобретены навыки ведения самостоятельной и практической работы.

Правила создания и оформления документов в отделе по жилищным вопросам администрации  городского округа ЗАТО Большой Камень установлены Инструкцией по делопроизводству. Был подробно изучен процесс движения документов на всех этапах документооборота от момента получения и создания документа до момента отправки его на исполнение.

При прохождении практики в отделе по жилищным вопросам администрации  городского округа закрытого административно-территориального образования г. Большой Камень появилась возможность подробно изучить особенности ведения, как текущего делопроизводства, так и процесса подготовки документов к сдаче в архив. Было принято участие в таких этапах работы с документами, как регистрация исходящих документов, сортировка, набор текста документа на компьютере, копирование документов, подготовка дел к передаче на хранение (нумерация листов, оформление обложек дел).

Регистрация исходящих документов, таких как постановлений о признании граждан малоимущими в целях предоставления жилы помещений по договору социального найма; постановлений о предоставлении служебных жилых помещений; постановлений об отказе в признании семьи малоимущей в целях предоставления жилого помещения по договору социального найма и т.д., заключалась в занесении сведений (номер, дата, адресат, исполнитель, краткое содержание) о данных документах в журнал регистрации.

Подготовка дел к хранению заключалась  в оформлении личных дел граждан, которым было представлено жилье по договору социального найма. Были составлены внутренние описи, оформлялись обложки дел, нумеровались страницы. Для облегчения предоставлялись образцы оформления личных дел. Дела оформлялись согласно положениям инструкции по делопроизводству.

За время прохождения практики под руководством начальника отдела по жилищным вопросам администрации  городского округа закрытого административно-территориального образования г. Большой Камень было составлено множество различных проектов документов, например: ответ на заявление, ответ на обращение, уведомление, расписка (Приложение Р, С, Т,У).

.Документационная система администрации города изучена на основании номенклатуры, Инструкции по делопроизводству в администрации города.

Сложностей при прохождении  практики не возникло, так как практически  все дисциплины уже изучены, а  именно, документоведение и организация  и технология документационного  обеспечения управления, поэтому  при прохождении практики было достаточно знаний для выполнения заданий.

Весь коллектив Администрации, а именно отдела по жилищным вопросам отличает дружеская и теплая атмосфера, что позволяет чувствовать всем присутствующим себя комфортно.

В ходе прохождения практики убеждение в том, что теоретические знания необходимы и успех практической деятельности напрямую зависит от полученных нами знаний за время учебного процесса, еще раз подтвердилось.

Для письменного отчета по практике собраны и обобщены необходимые материалы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

1 Устав г. Большой Камень [Электронный ресурс], 2011. - Режим доступа: www.protown.ru/russia/city/articles/articles_1284.html.

2 Должностная инструкция начальника отдела по жилищным вопросам администрации городского округа закрытого административно-территориального образования Большой Камень от 16.06.2010 № 108р.

3 Положение об отделе по жилищным  вопросам администрации городского  округа закрытого административно-территориального образования Большой Камень от 16.06.2010 № 108 р.

4 Инструкция по делопроизводству  в администрации городского округа  закрытого административно-территориального  образования Большой Камень Приморского края: утв.постановлением главы муниципального образования ЗАТО г.Большой Камень о 23.04.2002 № 352.

5  Государственная система документационного  обеспечения управления. Основные  положения. Общие требования  к документам и службам документациооного  обеспечения [Электронный ресурс], 1991. – Режим доступа: www.gdm.ru/uload/document/GOSsistemDOU.pdf

6 Энциклопедия делопроизводства [Электронный ресурс], 2011. – Режим доступа: www.edou.ru/enc/

7 Должностная инструкция главного специалиста 1 разряда отдела по жилищным вопросам администрации городского округа закрытого административно-территориального образования Большой Камень от 29.06.2010.

8 Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации городского округа закрытого административно-территориального образования Большой Камень и ее структурных подразделениях: утв.постановлением администрации городского округа ЗАТО Большой Камень от 28.07.2011 № 1203.