Понятие и сфера действия конфиденциального делопроизводства

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 08 Мая 2012 в 20:12, реферат

Краткое описание

Служебная тайна по существующим нормативным документам включает в себя:
поступившую в органы государственной и муниципальной власти информацию, составляющую коммерческую тайну других юридических лиц, которая получена в результате осуществления служебной деятельности этих органов;
информацию, создаваемую самими органами власти и подведомственными им предприятиями, доступ к которой ограничивается служебной необходимостью.

Скачать в ZIP архиве (25.44 Кб) Сколько стоит заказать работу?
Вложенные файлы: 1 файл

конфиденциальное делопроизводство.doc

— 123.50 Кб (Скачать файл)
Понятие и сфера действия конфиденциального  делопроизводства

   
   

А.И. Алексенцев 

     Коммерческая  тайна определяется как вид тайны, включающий информацию, устанавливаемую  и защищаемую ее обладателем в  любой сфере его коммерческой деятельности, доступ к которой ограничивается в интересах обладателя информации.

     Служебная тайна по существующим нормативным  документам включает в себя:

     поступившую в органы государственной и муниципальной  власти информацию, составляющую коммерческую тайну других юридических лиц, которая получена в результате осуществления служебной деятельности этих органов;

     информацию, создаваемую самими органами власти и подведомственными им предприятиями, доступ к которой ограничивается служебной необходимостью.

     Объединение конфиденциальных документов, содержащих и коммерческую, и служебную тайну, одним делопроизводством обусловлено тем, что эти документы почти полностью идентичны по технологическим процедурам их составления, обработки, обращения, хранения и защиты.

     Если  технология секретного и различных типов специального делопроизводства в основном регламентирована государственными нормативными актами, то порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну, вообще не установлен. Его должен определять обладатель конфиденциальных документов с учетом специфики деятельности предприятия. При этом необходимо обеспечивать нужных уровень функционирования предприятия, сохранность документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. Что касается порядка работы с документами, содержащими служебную тайну, то он лишь в части собственной информации (и то слишком общо и далеко не в полном объеме) изложен в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233.

     Поскольку ведение делопроизводства по служебным  документам ограниченного распространения  указанным постановлением Правительства  возложено на подразделения открытого  делопроизводства, а делопроизводство по документам, содержащим коммерческую тайну, на многих предприятиях осуществляют секретари, в журнале планируется опубликовать серию статей, посвященных организации и технологии конфиденциального делопроизводства.

     Конфиденциальное  делопроизводство в целом базируется на тех же принципах, что и открытое делопроизводство, но имеет существенные отличия, обусловленные конфиденциальностью документированной информации. Эти отличия касаются как сферы конфиденциального делопроизводства, так и видов и содержания работ с документами.

     Конфиденциальное  делопроизводство определяется как  деятельность, охватывающая документирование конфиденциальной информации, организацию  работы с конфиденциальными документами  и защиту содержащейся в них информации.

     Первые  две составляющие конфиденциального делопроизводства присущи и открытому делопроизводству. Однако по сфере деятельности открытое делопроизводство распространяется на управленческие действия и включает в основном управленческие документы. Конфиденциальное делопроизводство в силу условий работы с конфиденциальными документами распространяется не только на управленческую, но и на различные виды производственной деятельности, включает в себя наряду с управленческими и научно-технические документы (научно-исследовательские, проектные, конструкторские, технологические и др.). Кроме того, конфиденциальное делопроизводство распространяется как на официальные документы, так и на их проекты, различные рабочие записи, не имеющие всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите.

     По  видам работ конфиденциальное делопроизводство отличается от открытого большим  их количеством и технологией  выполнения многих видов работ. Обусловлено  это главным образом третьей  составляющей конфиденциального делопроизводства – защитой содержащейся в конфиденциальных документах информации.

     Конфиденциальная  информация должна защищаться от утраты и от утечки.

     К утрате конфиденциальной информации могут привести полные или частичные, безвозвратные или временные потеря документа, хищение или несанкционированное уничтожение документа либо содержащейся в нем информации, искажение и блокирование (для правомочных пользователей) информации.

     Под утечкой конфиденциальной информации понимается неправомерный выход информации за пределы защищаемой зоны ее функционирования или установленного круга лиц вследствие разглашения информации, потери носителя информации, хищения носителя информации или содержащейся в нем информации, результатом которых является получение информации лицами, не имеющими к ней санкционированного доступа. Утечка конфиденциальной информации происходит не только в случаях получения ее лицами, не работающими на предприятии, – к утечке приводит и несанкционированное ознакомление с конфиденциальной информацией лиц данного предприятия.

     Таким образом, защита содержащейся в конфиденциальных документах информации должна быть направлена на предотвращение потери, хищения, несанкционированного уничтожения, искажения, блокирования и разглашения информации.

     Та  или другая из перечисленных форм уязвимости документированной информации может реализоваться в результате преднамеренного или случайного дестабилизирующего воздействия на документ или содержащуюся в нем информацию со стороны различных источников: людей, технических средств отображения, хранения, обработки, передачи информации, средств связи, стихийных бедствий и др. Способами дестабилизирующего воздействия на информацию могут быть ее копирование (фотографирование), записывание, передача, заражение программ обработки информации вирусом, нарушение технологии обработки и хранения документов, вывод (или выход) из строя и нарушение режима работы технических средств обработки и передачи документированной информации, физическое воздействие на документ и др.

     Из  сферы действия конфиденциального  делопроизводства вытекают и его задачи:

     1)              документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности;

     2)              защита документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности.

     Первая  задача направлена на организацию и бесперебойное функционирование конфиденциальной деятельности в сфере любого вида производства и управления. Это требует от делопроизводства обеспечения нужд конфиденциальной деятельности полной, своевременной и достоверной документной информацией, организации исполнения и использования документов.

     Полноту документной информации характеризует ее объем, который, с одной стороны, должен быть достаточным для принятия управленческих решений и выполнения производственных заданий, с другой стороны, являться действительно необходимым, не содержащим избыточной, не нужной для деятельности предприятия информации.

     Достоверность документной информации заключается, во-первых, в ее соответствии объективному состоянию того или другого вопроса и, во-вторых, в ее юридической силе, характеризующейся наличием и правильностью оформления  соответствующих реквизитов.

     Своевременность документной информации означает, что за время обработки и передачи информации не изменилось состояние вопроса, к которому она относится.

     Организация исполнения документов включает в себя и оперативное доведение их до исполнителей, и обеспечение своевременного и качественного решения содержащихся в документах вопросов.

     Организация использования документов состоит в обеспечении текущего, оперативного, и последующего, ретроспективного, использования документной информации.

     Вторая  задача конфиденциального делопроизводства регулирует обеспечение сохранности  и конфиденциальности документированной  информации, что требует создания и поддержания специальных условий хранения, обработки и обращения документов, гарантирующих надежную защиту как самих документов, так и содержащейся в них информации. Достигается это путем организации специального режима хранения конфиденциальных документов и обращения с ними, установления разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам, разработки жесткой регламентированной технологии издания и обработки конфиденциальных документов и другими мерами, направленными на предотвращение утраты и утечки документированной информации.

     Сущность  конфиденциального делопроизводства обусловливает его особенности, к числу основных из которых относятся:

     ·             письменное нормативное закрепление общей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;

     ·             жесткое регламентирование состава издаваемых документов и содержащейся в них конфиденциальной информации, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов;

     ·             обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков;

     ·             максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе;

     ·             фиксация движения и местонахождения каждого документа;

     ·             проведение систематических проверок наличия документов;

     ·             разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними;

     ·             жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации;

     ·             регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, по ее защите;

     ·             персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.

     Эти особенности оказывают существенное влияние на структуру, организацию  и технологию конфиденциального  делопроизводства.

("Секретарь-референт" №1 2002) #1477


Организация конфиденциального делопроизводства

Организация конфиденциального делопроизводства означает создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации.

Организация конфиденциального делопроизводства включает создание подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, численного и должностного состава, разработку положения о подразделении и должностных инструкций сотрудников, выделение для подразделения служебного помещения, обеспечение необходимых условий труда, разработку или приобретение нормативных документов и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства, создание постоянно действующей экспертной комиссии, оформление допуска сотрудников к коммерческой тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами.

Конфиденциальное  делопроизводство в силу небольшого по сравнению с открытым делопроизводством  объема документов и в целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальности документов должно быть централизованным, т.е. сосредоточенным в едином подразделении предприятия.

Подразделение конфиденциального делопроизводства может быть самостоятельным структурным подразделением предприятия, подчиненным непосредственно руководителю предприятия, или входить в состав других подразделений, как правило, осуществляющих защиту конфиденциальной информации: службу безопасности, службу защиты информации и др.( В дальнейшем - служба безопасности.)

Наименование  подразделения конфиденциального  делопроизводства, его статус и, при  необходимости, структуру определяет руководитель предприятия, исходя из объема конфиденциального делопроизводства и общей структуры предприятия.

Подразделение конфиденциального делопроизводства является составной частью системы защиты коммерческой тайны, органом, осуществляющим, координирующим и контролирующим работу с конфиденциальными документами. Оно должно рассматриваться как структурное подразделение, непосредственно участвующее в основной деятельности предприятия.

Численный состав сотрудников подразделения  конфиденциального делопроизводства должен определяться объемом выполняемой  работы с учетом норм времени на ее выполнение.

Поскольку государственных нормативов времени на работы, связанные с конфиденциальным делопроизводством, нет, следует использовать государственные нормативы времени, установленные для открытого делопроизводства, например: «Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию», утвержденные постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42 (изданы в 1988 г.), «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994г. № 72 (изданы в 1995г.) и др. Как показывает практика, содержащиеся в названных и других документах нормативы применительно к конфиденциальному делопроизводству должны быть увеличены в среднем примерно на 20-25%, что вызывается большим количеством и большей сложностью операций с конфиденциальными документами.

Обоснованное  определение численности сотрудников  подразделения конфиденциального  делопроизводства на основе нормирования их труда обеспечивает оптимальную загрузку сотрудников, что влечет за собой повышение оперативности и качества работы.

Должностной состав сотрудников подразделения  конфиденциального делопроизводства должен определяться характером и сложностью выполняемой работы. Для более многообразной и более сложной работы следует устанавливать и более высокие должности. При определении должностей следует руководствоваться «Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» (ОК 01694), регламентирующим наименования должностей, а также использовать «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998г., в котором содержатся квалификационные требования к должностям.

При незначительном объеме конфиденциального делопроизводства специальное подразделение конфиденциального  делопроизводства может не создаваться. В этом случае издание, обработка  и хранение конфиденциальных документов возлагается на специально назначенных приказом руководителя предприятия нескольких или одного сотрудника других подразделений, как правило, службы безопасности. На этих лиц распространяются все задачи, функции, права и ответственность, возлагаемые на подразделение конфиденциального делопроизводства.

Если  ведение конфиденциального делопроизводства возложено на одного сотрудника, то для выполнения отдельных делопроизводственных операций, в которых требуется  участие двух лиц (проверки наличия, уничтожение документов) необходимо привлекать (лучше на постоянной основе) второго сотрудника данного или другого подразделения, имеющего доступ к этим документам. Такое привлечение оформляется приказом по предприятию.

Следует подчеркнуть, что в целях более надежного обеспечения сохранности и конфиденциальности документов на подразделение конфиденциального делопроизводства или на специально выделенных для ведения конфиденциального делопроизводства сотрудников должны быть возложены все операции по печатанию, учету, размножению, хранению, передаче, отправлению, систематизации, проверке наличия и уничтожению конфиденциальных документов. Функции исполнителей и пользователей конфиденциальных документов в сфере изготовления и обработки документов ограничиваются подготовкой документов и их исполнением. 

Основные задачи и функции подразделения конфиденциального делопроизводства, а также права и ответственность его руководителя должны быть закреплены в положении о подразделении, а обязанности, права, ответственность сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства или специально назначенных для ведения конфиденциального делопроизводства лиц - в должностных инструкциях, разрабатываемых на конкретные должности. В должностных инструкциях устанавливаются и квалификационные требования к сотрудникам - образование и стаж работы на аналогичной должности.

Положение о подразделении конфиденциального делопроизводства и должностные инструкции сотрудников являются организационно-правовыми документами, регламентирующими статус подразделения в целом и каждого из его сотрудников.

При определении  задач и функций подразделения  конфиденциального делопроизводства необходимо исходить из того, что оно  должно не только организовывать и  осуществлять документационное обеспечение управленческой и производственной деятельности предприятия, но и участвовать во всех мероприятиях по предотвращению утраты конфиденциальных документов и утечки содержащейся в них информации. Это участие не ограничивается разработкой и осуществлением соответствующих мероприятий только в рамках подразделения конфиденциального делопроизводства. Утрата и утечка конфиденциальной информации в большинстве случаев происходят по вине исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, нарушающих по разным причинам правила обращения с такими документами. Поэтому значительная часть функций подразделения конфиденциального делопроизводства связана с обучением исполнителей и пользователей правилам работы с конфиденциальными документами и осуществлением контроля за их выполнением. Этим обусловлены и соответствующие права подразделения конфиденциального делопроизводства, в том числе такие, как участие в подборе кадров для работы с конфиденциальной информацией, внесение предложений об отстранении от конфиденциальных работ, поощрении и привлечении к ответственности исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, участие в проведении расследований по фактам утраты и утечки конфиденциальной информации. В целом комплекс задач, функций, прав и ответственности подразделения конфиденциального делопроизводства вытекает из содержания его работ, изложенных в последующих главах.

При разработке должностных инструкций следует  учитывать, во-первых, необходимость  специализации сотрудников по отдельным  видам работ, что ускоряет их выполнение и повышает качество, и, во-вторых, нормативы времени на работы с тем, чтобы все сотрудники были загружены равномерно в соответствии с должностью и не было пере загруженности, которая отрицательно сказывается на качестве работы. При установлении квалификационных требований к должностям необходимо иметь в виду сложность выполнения некоторых видов работ, требующих специальной подготовки. На соответствующие таким работам должности следует, как правило, назначать специалистов с высшим или средним специальным образованием в области защиты информации.

В соответствии с законодательством сотрудники подразделения конфиденциального  делопроизводства несут дисциплинарную, административную или гражданско-правовую ответственность за утрату конфиденциальных документов или разглашение содержащейся в них информации, поэтому в должностных инструкциях должна быть установлена персональная ответственность сотрудников за сохранность конфиденциальных документов и содержащейся в них информации.

В случаях  особой конфиденциальности документов назначение сотрудников на соответствующие должности в подразделение конфиденциального делопроизводства целесообразно осуществлять после проведения в отношении их полномочными органами проверочных мероприятий при письменном согласии на это сотрудников.

Все сотрудники, принимаемые на работу в подразделение  конфиденциального делопроизводства, а также при отсутствии подразделения  специально назначенные для ведения  конфиденциального делопроизводства лица должны дать письменное обязательство по соблюдению режима коммерческой тайны. Это обязательство фиксируется в трудовом договоре (контракте) или специальном соглашении о соблюдении режима коммерческой тайны. Сотрудники могут допускаться к работе только после изучения в части, их касающейся, требований действующих на предприятии нормативно-методических документов по вопросам организации и ведения конфиденциального делопроизводства, обеспечения режима конфиденциальности проводимых работ и проверки знаний этих требований соответствующим руководителем.

Подразделение конфиденциального делопроизводства должно быть обеспечено служебным помещением (при необходимости - несколькими помещениями) для хранения конфиденциальных документов и работы сотрудников подразделения, а также помещением для исполнителей, если работа с конфиденциальными документами не разрешена в служебных помещениях исполнителей. В служебном помещении следует создавать и поддерживать необходимые условия труда, включающие совокупность компонентов, обеспечивающих работоспособность и здоровье сотрудников. Эти условия можно подразделить на три группы: состояние служебного помещения, организация трудового процесса, поддержание здорового микроклимата в коллективе.

Информация о работе Понятие и сфера действия конфиденциального делопроизводства