Понятие, структура и схема написания: автобиографии, характеристики, резюме

 

                                                                                                   

                                                                        

 

 

 

ДОКЛАД

 

по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

 на тему:

"Понятие, структура и схема написания: автобиографии, характеристики, резюме"

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ведение.

Автобиография, характеристика на сотрудника организации, резюме относятся к  документам по личному составу.

Все реже и реже при приеме на работу работника просят написать автобиографию. От нее стали отказываться и незаслуженно называть «пережитком» прошлого, заменяя на всевозможные анкеты.

Одной из причин такого отношения  является правовая «свобода» в определении  документов, формируемых в личное дело: нормативно-правового акта, устанавливающего точный состав личного дела нет.

Второй причиной, несомненно, является отторжение «советского» опыта и  увлеченность новыми технологиями управления персоналом, где основной инструмент — анкета, в которой все «продумано и просчитано до мелочей».

Характеристика — официальный  документ, выдаваемый организацией сотруднику в различных ситуациях. И хотя законодательство в сфере труда  не требует обязательного представления  работником характеристики, многие организации  не пренебрегают этим документом, если работник представляет характеристику, например при приеме на работу, а  в некоторых случаях организации  могут обратиться с официальным  запросом на прежнее место работы о представлении характеристики на работника.

В последние годы важным фактором в работе кадровой службы при выборе кандидата на вакантное место, помогающим принять правильное решение, стали  резюме. В их наличии заинтересованы обе стороны: и работодатель и  человек, претендующий на вакантную  должность. Резюме позволяет работодателю получить общую информацию о соискателе и возможностях его профессионального  роста; а для человека, устраивающегося  на работу, это наиболее удобная  форма представления своих данных

Резюме является краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой  кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте. Изучение резюме является обязательной процедурой при подборе персонала на любую должность.

В России резюме обычно не пересылается нанимателю с прежнего места работы гражданина, а заполняется лично  кандидатом на должность.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  Автобиография — это документ, составленный в произвольной форме кандидатом на должность и содержащий изложенные в определенной последовательности сведения об основных этапах его жизни и трудовой деятельности. В автобиографии должны быть указаны фамилия, имя, отчество, год и место рождения, образование (какие учебные заведения были окончены, по какой специальности), .трудовая деятельность, семейное положение, основные сведения о ближайших родственниках и др. 

Автобиография отличается от анкеты тем, что в ней данные отражаются более полно, т.е., например, могут быть указаны причины увольнения с предыдущего места работы, обосновано желание работать именно в этой организации и т. п. Автобиография подписывается и датируется составителем, хранится в личном деле сотрудника.  

 Автобиография это  самостоятельное, свободное и  вольное описание жизни человека. И в связи с этим никаких  регламентированных форм и бланков  для автобиографии не предусмотрено  (дабы не связывать человека  какими-либо "регуляторами").Составляется автобиография на чистом листе, где нет никаких подсказок (граф, вопросов, пр.) . НО существуют определённые правила по оформлению данного документа, придерживаясь которых, Вы сможете чётко и лаконично донести до перспективного работодателя необходимую информацию в выгодном для себя свете. Итак.

Сведения в автобиографии  указываются в хронологическом  порядке. Существует несколько способов соблюдения такого порядка:

1. Вначале строки через дефис ставятся две даты, обозначающие период времени. Например, «1985—1990. Работа на предприятии «Вымпел» в должности инженера по стандартизации» или «1985—1990 — работал на предприятии «Вымпел» в должности инженера по стандартизации». 
2. Временной период указывается с помощью предлогов. Например: «С 1984 по 1989 год работал на заводе «Салют» слесарем-сборщиком авиационных приборов».
3. Даты указываются после события в скобках. Например: «Поступил в аспирантуру Московского государственного университета им. М.В. Ломоносова (1974 год). После окончания аспирантуры (1978 год) работал преподавателем трудового права в Свердловском юридическом институте (до 1984 года)».

Основные блоки информации в автобиографии должны содержать  следующие сведения:

1. Фамилия, имя, отчество; дата и место рождения. Эти данные могут указываться по-разному. Например: «Я, Смирнов Сергей Павлович, родился 9 сентября 1964 года в городе Подольске Московской области». Можно указать эти сведения и по типу анкеты: «Смирнов Сергей Павлович. Дата рождения: 9 сентября 1964 года. Место рождения: город Подольск Московской области».
2. Раньше в автобиографии было принято указывать социальный статус родителей, например «в семье интеллигентов (рабочих, крестьян)». Сейчас человек младше 50 лет так уже не напишет — исчезла необходимость в указании социального класса (и слава Богу). Но потребность в сведениях о родителях не исчезла, поэтому сразу после указания фамилии, имени, отчества, дате и месте своего рождения логично указать эти сведения. Например: «Родился в семье врачей — отец, Иван Павлович Ручкин — хирург, мать, Софья Николаевна Ручкина — терапевт».
3. Полученное образование (какие образовательные учреждения, периоды, результаты). Обычно, пишут так: «Среднюю школу № 3 города Астрахани закончил в 1974 году». Если составитель автобиографии окончил школу с медалью, и он считает эту информацию важной, не следует ограничивать его в желании рассказать о своих успехах и достижениях.  
   После школы следуют все уровни образования (средний, высший, аспирантура и т.д.). Если какое-то учебное заведение не закончено — указывается причина. О таком основании отчисления, как академическая неуспеваемость, как правило, желающих писать нет. Совсем другое дело, если отчисление носит «личный», а то и «политический» характер, например: «Из института был отчислен в 1978 году со второго курса за «антисоветские выступления». Поскольку обучение (особенно, в средних и высших образовательных учреждениях) очень часто совпадает с первыми этапами трудовой деятельности, желательно указать, что одновременно с учебой работал (на таких-то предприятиях, в такие-то периоды, в такой-то должности или по такой-то профессии).
4. Трудовая деятельность. Здесь важной является информация о том, на каком предприятии, в учреждении или организации начал работать, в каком подразделении, в какой должности или по какой профессии. Например: «В сентябре 1986 года по распределению поступил на работу на завод «Орбита» на должность техника».  
   Если на одном предприятии составитель автобиографии работал длительное время и были перемещения, то указываются подразделения, должности (профессии) и периоды. Например: «В феврале 1980 года был принят на работу в Государственный научно-исследовательский институт автомобильного транспорта (НИИАТ) на должность техника информационно-вычислительного центра. С 1984 по 1987 — инженер по эксплуатации вычислительных машин, с 1987 по 1991 — начальник информационно-вычислительного центра». Далее указываются этапы работы на других предприятиях. Если составитель нигде не работал, то желательно указать информацию о том, был ли он официально признан безработным, состоял ли на бирже труда, проходил ли переподготовку и т.д.

При описании этапов трудовой деятельности можно обратить внимание «автобиографа» на причины увольнений, перемещений и смены профессии. Указанные блоки информации являются главными, но не единственными. Одновременно с обучением, трудовой деятельностью в жизни человека происходят и другие важные события. В первую очередь — это изменение семейного положения (женился, развелся, овдовел, родились дети и т.п.).

Для мужчин обязательным является указание периодов воинской службы (например, «на воинскую службу был призван в октябре 1991 года») и срочности, отношения к воинской обязанности, воинских званий. Женщинам в автобиографии желательно отразить периоды нахождения в отпуске по беременности и родам, по уходу за детьми. Нелишними будут и сведения о членстве, участии в профсоюзных и иных общественных организациях (в период обучения в средних и высших учебных заведениях; на протяжении всей трудовой деятельности), о выполнении общественной работы и т.д.

Информация о поощрениях и наградах в автобиографии, как  правило, раскрывается составителем более  полно, чем в других документах. Если при заполнении анкеты человек ограничен  графами и вопросами, то здесь  у него нет четких регуляторов. Поэтому  чаще всего, читая в автобиографии  сведения о поощрениях и наградах, чувствуется, что их писали с гордостью, осознавая значимость своего вклада в общественную и трудовую жизнь.

В конце автобиографии  указываются паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления  автобиографии, а также проставляется  подпись составителя. Автобиография  не заверяется ни подписью работника  отдела кадров, ни иного должностного лица. Не ставится на ней и печать. Автобиография заполняется от руки разборчивым почерком, перьевой или  шариковой ручкой. Использование  зеленых и красных чернил (пасты) не разрешается. В автобиографии  не допускаются исправления и  помарки.

Окончательный вариант автобиографии  помещается в личное дело. Но не следует  забывать о ней навсегда. Произошедшие изменения в автобиографии составителя  за время работы на предприятии, отражаются в отдельном документе-приложении, т.н. «Дополнении к автобиографии». Спустя какое-то время можно целиком обновить автобиографию, при этом старую автобиографию и дополнения к ней помещают в раздел личного дела «Дополнительный материал».

 

Характеристика — официальный документ, в котором содержится оценка деловых и личных качеств сотрудника. В характеристике указываются анкетные данные сотрудника, его должность, время работы в данной организации (на данном предприятии), квалификация, сведения о его отношении к работе, профессиональном росте, моральных качествах, чертах характера и т. д.

Существует два вида характеристик:

 Внутренняя – создается для служебного пользования - идет в личное дело;

 Внешняя – составляется организацией, для того, чтобы ее увидели вне этой организации, чаще всего составляется для судов или иных органов, решающих вопрос о применении к работнику наказания, о выдаче работнику разрешения (например, на усыновление), предыдущим работодателем для следующего, в этом случае указываются трудовые качества работника.

Характеристика составляется представителем администрации и  подписывается руководителем предприятия, заверяется печатью. Лицо, подписавшее характеристику, несет ответственность за ее достоверность.

Характеристика не должна выглядеть автобиографией и не рекомендуется использовать в ней данных об образовании. Такие сведения указываются в резюме и личном деле сотрудника. Характеристика призвана помочь сотруднику в продвижении по службе, при приеме на работу, для участия в конкурсах, семинарах, конференциях. Таким образом, характеристика на сотрудника, в устной или письменной форме, должна кратко, но точно характеризовать личные качества и трудовые достижения сотрудника

Если работник имеет несколько  уровней образования (по разным направлениям)или два (и более) образования одного уровня (например, два высших), то они отражаются в характеристике с акцентом на основное или главное для работника. В этом же блоке указываются сведения о воинской службе. В краткую справку о биографии работника могут быть включены сведения о семейном положении — состоянии в браке, наличии детей и т.д. Краткая справка о трудовой деятельности до последнего места работы редко включается в характеристику — как правило, по просьбе самого работника. В этом случае указывается от 3 до 5 мест работы до последнего места. Данные берутся из трудовой книжки работника. Характеристика трудовой деятельности по последнему месту работы излагается следующим образом:

• должности, которые работник занимал в данной организации, краткое описание обязанностей по последней занимаемой должности или по нескольким последним должностям, интересующих работника, запросившего характеристику
• деловые качества работника, проявленные им в ходе трудовой деятельности. В этом разделе оцениваются профессиональная деятельность (квалификация, компетентность, профессиональные способности, профессиональное мышление, владение знаниями по профессии), исполнительная деятельность (организованность, работоспособность, исполнительность, настойчивость, оперативность выполнения поручений/распоряжений, трудолюбие, добросовестность, дисциплинированность, старательность, аккуратность, самостоятельность), руководящая деятельность (лидерство, умение планировать и организовать работу, авторитет у коллег и подчиненных, требовательность), творческая деятельность (инициативность, умение ставить и решать творческие задачи, умение находить нестандартные подходы к решению задач), социальная и коммуникативная деятельность(коммуникабельность, конфликтоустойчивость, стрессоустойчивость, умение работать в коллективе), образовательная деятельность(собственная обучаемость, склонность к самообучению, умение обучать и воспитывать других) и т.п.
• участие в проектах организации, вклад работника в деятельность организации. Этот блок следует приводить после описания деловых качеств. Если работник участвовал в важных проектах, желательно охарактеризовать степень его участия, личного вклада и, по возможности, проявленные при этом качества
• личные качества работника, проявленные им в ходе трудовой и общественной деятельности, например, отношение к себе (честолюбие, самокритичность, содержание самооценки), отношение к окружающим(вежливость, тактичность, корректность, внимательность, заботливость,  критичность, лояльность, терпеливость, чуткость, отзывчивость, выдержанность, обязательность), общие (последовательность, уравновешенность, уверенность, принципиальность, смелость, решительность, честность, искренность, скромность). Но следует учитывать, что оценка личных качеств субъективна, более того, личные качества могут толковаться по-разному. Например, характеристика «амбициозен» может толковаться как положительная черта, позволяющая сделать выводы о том, что работник стремится к большим достижениям, и как отрицательная, свидетельствующая о том, что работник проявляет чрезмерное самолюбие и самомнение. Поэтому, слова должны выбираться аккуратно. Также следует поступать и в отношении недостатков — если они есть и очевидны, нужно постараться уравновесить их достоинствами
• сведения о наградах и поощрениях, дисциплинарных взысканиях. Эта информация устанавливается по данным личной карточки работника

При характеристике общественной деятельности указывается, в каких общественных объединениях или органах состоит работник, в каких общественных проектах и мероприятиях он принимает участие и т.д. В данном блоке может быть описана общественная деятельность работника как внутри организации, так и за ее пределами.

В конце характеристики указывается, для каких целей выдана характеристика. Далее указывается дата составления характеристики.           Характеристики относятся к документам, содержащим персональные сведения о работнике, поэтому, их подготовка и представление должны осуществляться с соблюдением норм главы 14 Трудового кодекса РФ. Согласно статье 88Трудового кодекса РФ работодатель не может сообщать персональные данные работника третьей стороне без получения письменного согласия на то работника (исключение составляют случаи, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных Федеральным законом).

 В том случае, если  инициатором составления характеристики, предназначенной для внешнего использования, является работник, то характеристика выдается ему под расписку. Взять расписку о получении характеристики следует и у адвоката работника, получающего ее на руки.

 

Резюме - это краткий вывод из сказанного, написанного или прочитанного, сжато излагающий основные положения.

Резюме позаимствовано нами из практики европейского и американского  кадрового менеджмента.

Применительно к поиску работы, резюме - это описание способностей человека, которые делают его конкурентоспособным на рынке труда. Оно должно отображать три основных качества, требуемых от сотрудника: образованность, продуктивность и неограниченность способностей. В контексте нашего времени "резюме" (франц. resume - краткое изложение основного содержания), не столько описывает профессиональную жизнь соискателя, сколько служит основанием для приглашения на собеседование.

Цель резюме - привлечь внимание к себе при первом, как привило, заочном знакомстве, произвести благоприятное впечатление и побудить работодателя пригласить Вас на личную встречу.

Отсюда вытекает главный принцип написания резюме - подчеркнуть все положительные моменты и сделать незаметным, насколько это возможно, то, что вашей сильной стороной не является.

Резюме, с которым работодатель ознакомился до собеседования, позволяет  быстро узнать главное о кандидате, сформулировать дополнительные вопросы  и не записывать необходимые данные о кандидате, что сокращает время  и повышает эффективность собеседования. Чаще всего кадровые вопросы курируют менеджеры по персоналу, секретари, офис-менеджеры, начальники отделов продаж, и даже главные бухгалтера. Специалисты по подбору кадров пользуются субъективным методом отбора резюме, а также методом отбора по ряду формальных признаков (опыт и навыки работы, профессиональные качества, образование, пол, возраст и т.п.). В первом случае большое значение имеет субъективное восприятие менеджера, во втором - профессионально составленное резюме, подчеркивающее достоинства и умело нивелирующее недостатки претендента. На основании резюме формируется первое и довольно устойчивое мнение о человеке, которое, однако, субъективно и зависит от стереотипов восприятия людей. Если приглашение на собеседование получить не удалось, значит, резюме по каким-то причинам не привлекло внимание работодателя. Единственный шанс преуспеть с помощью резюме - момент, когда его читают в первый раз. Как правило, на просмотр резюме затрачивается не более 2-3 минут. Именно поэтому при его составлении используется стандартная форма. По мнению большинства работодателей, очень важно, чтобы информация в резюме была максимально полной и одновременно краткой, а главное, чтобы соискатель во время собеседования мог подтвердить все данные.