Порядок оформления документов при приеме на работу, переводе, увольнении

Трудовое  законодательство закрепило юридические  гарантии трудящихся при определении  оснований прекращения трудового  договора. Так, согласно ст. 77-84 ТК основаниями прекращения трудового договора являются: соглашение сторон; истечение срока трудового договора; призыв или поступление рабочего или служащего на военную службу; расторжение трудового договора по инициативе работника (ст. 80 ТК), по инициативе работодателя (ст. 81 ТК); перевод работника с его согласия на другое предприятие или переход на выборную должность; отказ рабочего или служащего от перевода на работу в другую местность вместе с предприятием, а также отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда; вступление в законную силу приговора суда, которым рабочий или служащий осужден (кроме случаев условного осуждения и отсрочки исполнения приговора) к лишению свободы, исправительным работам не по месту работы либо к иному наказанию, исключающему возможность продолжения данной работы и другими обстоятельствами.

 

Глава 2 Правила  заключения и расторжения трудовых договоров

2.1. Порядок заключения трудового  договора

Трудовой  договор – основной документ, регламентирующий трудовые отношения между работником и работодателем, которые являются сторонами трудового договора. Заключение трудового договора с каждым работником – это обязанность работодателя. Оформление договоров обязательно не только в случае, если сотрудник принимается на постоянную работу, но и в случае совместительства и выполнения работниками определенного объема работ временного характера

Трудовой  договор (контакт) в  письменной форме  в двух подлинных  экземплярах. Подписывается  руководителем организации и  работником. Роспись руководителем  заверяется гербовой печатью организации. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. В  зарубежной практике существует понятия  «временный контракт» «контракт  на  использованный срок».

В отличии от приказа по  личному составу трудовой договор детализирует все типовые и индивидуальные стороны трудовой договор, а также устанавливаются временные границы этого договора. Трудовой договор должен содержать следующие основные положения:

1.наименование работника  и работодателя, место работы;

2.дата  вступления  в   силу  трудового договора;

3.наименование должности,  специальности, профессии с указание  квалификации в

4.соответствии с штампом расписание организации или конкретная трудовая  функция;

5.права  и обязанность   работника  и работодателя;

6. достоверное характеристика условии труда, компенсации и льготы работнику; режим

7.труда и отдыха;

8.условия оплаты труда; 

9.иные существенные условия.

В трудовом договоре могут предусматриваться  условия об установлении испытательного срока, о неразглашении государственной, служебной, коммерческой и иной охраняемой законом тайны, об обязанности работника  отрабатывать после обучения не менее  установленного договором срока, если обучения произвелось за счет средств  работодателя, и другие условия, не ухудшающие положения работника  по сравнению  с законами, иными  нормативными правовыми актами, соглашением  и коллективным договором.

Заключение  трудового договора предусматривает  следующий порядок его оформления:

- трудовой  договор заключается в письменной  форме;

- составляется  в двух экземплярах, каждый  из которых подписывается сторонами

- один  экземпляр трудового договора  передается работнику, другой  хранится у работодателя (срок  хранения трудовых договоров  не менее 75 лет)

Причем  получение работником экземпляра трудового  договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового  договора, хранящимся у работодателя.

Трудовой  договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с  ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а второй хранится у работодателя (ст. 67 ТК РФ).

Ответственность за надлежащее выполнение порядка заключения трудового договора во всех случаях  несет работодатель.

После заключения трудового договора гражданин становится работником, а организация в лице администрации становится работодателем, кроме того работодателем может  выступать и физическое лицо.

Трудовой  договор является основанием для  издания приказа (распоряжения) работодателя о приеме на работу. При этом приказ (распоряжение) о приеме на работу не подменяет трудовой договор, а является внутренним распорядительным документом, издаваемым работодателем в одностороннем  порядке.

Порядок оформления приема на работу урегулирован в статье 68 ТК РФ. В соответствии с положениями указанной статьи прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового  договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать  условиям заключенного трудового договора.

Любые условия  трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон трудового  договора, за исключением случаев, предусмотренных  ТК РФ. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового  договора заключается в письменной форме и является неотъемлемой частью трудового договора.

Согласно  ч. 1 ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание этого приказа должно соответствовать заключенному трудовому договору (т.е. в приказе должны быть дословно воспроизведены условия трудового договора, подлежащие фиксации и необходимые для кадрового учета).

Приказ  о приеме на работника (работников) на работу составляются по унифицированным  формам  № Т-1 или № Т-1а, утвержденным Госкомстатом России.

При их заполнении должны  выполнятся следующие правила:

Если  заключен срочный трудовой договор, то в графе «Дата» указывается  и дата приема на работу, и дата, до которой заключен трудовой договор. При печатании бланка приказа о приеме на работу по отдельным срочным трудовым договорам ширину граф «с» - «по» рекомендуется увеличивать (необходимость в увеличении поля для текста возникает тогда, когда оформляется прием на работу для замены временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы. Если трудовой договор заключается на неопределенный срок, то ячейка (строка) «по» графы «Дата» (форма Т-1) или графы «Период работы» (форма Т-1а) не заполняется; табельный номер присваивается работнику до оформления приема на работу.

По сложившимся  правилам табельный номер работника  не должен превышать 6 цифр. Для того чтобы с помощью автоматизированной системы обработки информации можно  было правильно считывать табельный  номер работника, изначально для  этого номера определялся разряд (количество знаков)  Так, если в организации  был штат около 1000 человек, вводилось 4 разряда – 0000. В этом случи первый  табельный номер записывается «0001», десятый «0010», сотый – «0100» и т. д.

Сейчас, когда автоматизированная обработка  учетных документов почти не производится, табельный номер устанавливаются  без учета разряда, например, «10», «100», «435» и т. д. и присваиваются  работника нарастающим итогом.

В ряде организации  проход к установлению табельных  номеров не ограничивается простым числами, определяемыми в порядке возрастания. Табельный номер формируются как настоящий справочный код работника, в котором последовательность знаков несет определенную информацию. Так, например, первый два разряда могут указывать на принадлежность к структурному подразделению. Например, «20135», где первые два знака (20) указывают код структурного подразделения, а три последних (135) непосредственно номер работника. Нередко в табельном номере (обычно последним знаком) кодируется категория должности (1- руководитель, 2- специалист, 3- технический исполнитель); профессия обозначается знаком «0» или «4».

Не всегда такой подход можно назвать продуктивным, так как табельный номер, присвоенный  работнику, не должен меняться при любых  переводах или перемещениях внутри организации вплоть до увольнения. Кодирование же в табельном номере информации о структурном подразделении  или профессиональном статусе работника не позволяет сохранить табельный номер не измененный.

При традиционном подходе присвоению табельных номеров  табельный номер после  увольнения работника « резервируется»  на определенное время ( 3года- в соответствии с ОСТ 4.071.034-82 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров», 1-2 года – согласно Опасным положения по учету труда и заработной платы в промышленности строительстве « письмо Госкомтруда СССР от 27.04.1973 № 75- АБ /89/10-80), а по истечении этого присваивается новому работнику. Эта схема применяется по отношению ко всем применяемым на работу работникам, в том числе и к тем, кто принимается с условием об исполнительном сроке. В том случае, если для последнее категории работников вводится сокращенный срок резервирование табельных номеров, нужно продумать их надлежащий учет.

Все применяемые  в организацию коды систематизируется  в специальных справочниках. Присвоенный  работнику табельный номер так  же подлежит регистрации.

При автоматизированном кадровом учете справочник табельных  номеров ведется по  форме, предложенной разработчиками программного обеспечения. При отсутствии такого обеспечения, форма справочника разрабатывается  кадровой службы самостоятельно. Например, может использоваться нижеприводимая форма, в которой книга (альбом) делятся  на два раздела: первый предназначенный  для учета присвоения и снятие табельных номеров, второй- для учета уже использованных табельных номеров, помещенный в архив до повторного использования.

Обложка этого справочника изготавливается  по правилам, из лаженным в параграфе 6 главы II настоящего пособия;

Наименование  профессии или должности записывается в соответствии с заключенным  с работником трудовым договором. Поскольку  записанное в трудовом договоре наименование впоследствии переносится в приказ, а затем и в трудовую книжку, которая является основанием для назначения пенсий, его установление должно осуществляться по правилам, предусмотренным законодательством. Напомним, что в соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ  наименование должности указывается в соответствии со штатным расписанием организации. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставлении льгот либо наличие организаций, то наименование этих должностей, специальностей или профессии и квалификационные требования с ним должны соответствовать наименования и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Наименование профессии рабочих указывается в соответствии с выпуском Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, а наименования должностей служащих – в соответствии с Квалификационным справочником должностей  руководителей, специалистов и служащих, а также сборниками тарифно-квалификационных характеристик должностей служащих (см. пункт 1.1 главы Iнастоящего пособия);

Условия приема на работу и характер предстоящей  работы – «по совместительству», «в порядке переводе из другой организаций» , «для замещения временного отсутствующего работника», « для выполнения определенной работы» и т.д. – указывается без сокращений. При этом следует обратить внимание на то что, в соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ  режим рабочего времени и временном отдыхе указывается в трудовом договоре тогда, когда он в отношении работника отличается от общих правил, установленных в организации. Так же схема применяется и при составлений приказа о приеме на работу.

Размер  оклада устанавливается и записывается в соответствии со штатным расписанием. Основой для определения размера  тарифной ставки является применяемая  организацией тарифная система (тарифная сетка). Эти сведения проставляются  в виде чисел. Размер надбавок так  же указывается в цифрах;

Если  работнику устанавливается испытание, то в трудовом договоре делятся соответствующая  запись и указывается продолжительность  испытательного срока. В соответствии с ч. 2 ст. 70 ТК РФ отсутствие условия об испытании в трудовом договоре означает, что работник прият без испытания.

Те же требование должны соблюдаться при  составлении приказа о приеме работников на работу по  форме №Т-1а. Следует отметить, что последняя по разным причинам так и не получила большого распространения в кадровой практике. Один из  его недостатков заключается в том, что в ней не предусмотрено место для отражения условий приема и характера предстоящей работы (основная работа или по  совместительству; др.) Его можно установить введением дополнительного столбца. При этом должны выполнятся требования, установленные Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20.

Проект  приказа подлежит визированию руководителем  кадровой службы и руководителем  структурного подразделения, в которое  принимается работник.

При заключении трудовых договорах с работниками, должностные обязанности (выполняемые  работы) которые связаны с материальной ответственностью (коллективной или  индивидуальной), визирование приказа  бухгалтерии обязательно.

Согласно  ч.2 ст.68 ТК РФ приказ о приеме на работу объявляется работнику под расписку в 3-дневный срок  со дня фактического начало работы. Если работник попросил выдать копию приказа, то кадровая служба в соответствии с ч. 2 ст. 68 ТК РФ обязана подготовить копию этого приказа, заверить её надлежащим образом и выдать её работнику.

При приеме на работу (до подписание трудового  договора ) кадровая служба в силу ч.3 ст. 68 ТК РФ обязана ознакомить работника с действующим в организации Правилами внутреннего распорядка, иные локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Кроме того, с работником проводится инструктаж по охране труда, занятие по обучению безопасным методам и приемом выполнения работ.