Порядок оформления документов при приеме на работу, переводе, увольнении

Если работник в заявлении о  переводе на другую работу не указал конкретную должность, работодатель направляет работнику уведомление с предложением вакансий. На уведомлении работник ставит отметку о согласии на перевод.

Если работник отказывается от предложенных вакантных должностей, трудовой договор  с ним прекращается по статье 77, части  первой, пункту 8 Трудового кодекса  РФ (см. инструкцию)

3. Ознакомление работника  под роспись с должностной  инструкцией.

Работник должен быть письменно  ознакомлен с должностной инструкцией  и иными локальными нормативными актами, имеющими непосредственное отношение  к работе по новой должности.

Работник может быть ознакомлен с должностной инструкцией с  помощью листа ознакомления, который прошивается вместе с локальными нормативными актами.

4. Оформление дополнительного  соглашения к трудовому договору.

Изменения условий трудового договора оформляются письменно в виде дополнительного соглашения к трудовому договору в двух экземплярах, каждый из которых подписывается руководителем организации и работником. Один экземпляр доп.соглашения остается у работодателя, второй – вручается работнику.

5. Регистрация дополнительного  соглашения к трудовому договору  в Журнале регистрации дополнительных  соглашений к трудовым договорам.

6. Оформление приказа  (распоряжения) о переводе на другую  работу.

Перевод на другую работу оформляется  приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного дополнительного соглашения к трудовому  договору.

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу имеет унифицированную  форму — № Т-5 (о переводе работника на другую работу) или № Т-5а (о перевод работников на другую работу), утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.

Приказ о переводе работника (работников) на другую работу подписывается руководителем  организации.

7. Регистрация приказа  в Журнале регистрации приказов

8. Ознакомление работника  с приказом под роспись

Приказ (распоряжение) работодателя о  переводе объявляется работнику  под роспись.

9. Внесение записи о  переводе на другую работу  в трудовую книжку работника

Следует помнить: запись о временном  переводе в трудовую книжку не вносится.

10. Внесение записи о  переводе в личную карточку  работника. Ознакомление работника  с этой записью под роспись.

 

Глава 5 Оформление документации при приеме и переводе на работу

5.1. Документирование приема на основное место работы

Предъявление работником документов, необходимых при приеме на работу.

Перечень  документов, предъявляемые при заключении трудового договора.

При заключении трудового  договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

1. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

2. трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

3. страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования;

4. документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

5. документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

6. справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного  преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

Подача работником заявления о  приеме на работу

Трудовой кодекс РФ не предусматривает  подачи работником заявления о приеме на работу. Поэтому данный шаг не является обязательным. Однако на практике именно с этого начинается оформление на работу, т.к. это дает возможность кадровому работнику видеть визу руководителя организации, подтверждающую его согласие на прием соискателя на работу.

Заявление  о приеме на работу пишется в произвольной форме, т.к. унифицированной формы данного  заявления законодательством не предусмотрено, и хранится в личной карточке работника

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1. – Форма заявления о приеме работника на работу.

Рисунок 2. – Образец заявления о приеме работника на работу.

Ознакомление работника под  роспись с правилами внутреннего  трудового распорядка, должностной  инструкцией, иными локальными нормативными актами.

Порядок ознакомления работника с  локальными нормативными актами законодательно не закреплен, поэтому работодатель вправе выбрать наиболее удобный  способ:

Лист ознакомления с локальными нормативными актами, который прошивается  вместе с локальными нормативными актами

Общество  с ограниченной ответственностью «Новая компания»

ООО «Новая компания»

Рисунок 3. – Лист ознакомления с Правилами внутреннего трудового распорядка.

Рисунок 4. – Журнал ознакомления работника с локальными нормативными актами.

Включаем  в текст трудового договора пункта об ознакомлении работника с локальными нормативными актами.

Рисунок 5. – Включение  в текст трудового договора пункта об ознакомлении работника с локальными нормативными актами.

Подписываем трудовой договора и договор  о полной материальной ответственности (при наличии оснований).

Трудовой кодекс РФ определяет трудовой договор как соглашение между  работодателем и работником, в  соответствии с которым работодатель обязуется

1. Предоставить работнику работу  по обусловленной трудовой функции,

2. Обеспечить условия труда,

3. Своевременно и в полном  размере выплачивать работнику  заработную плату,

а работник обязуется:

4. Лично выполнять определенную  этим соглашением трудовую функцию,

5. Соблюдать правила внутреннего  трудового распорядка, действующие  у данного работодателя.

 

Регистрируем трудовой договор  в журнале регистрации трудовых договоров.

Рисунок 6 – Журнал регистрации трудовых договоров.

 

Ознакомление работника  с приказом под роспись

Приказ (распоряжение) работодателя о  приеме на работу объявляется работнику  под роспись в трехдневный  срок со дня фактического начала работы (ст. 68 ТК РФ).

По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Копия приказа заверяется следующим образом: пишется фраза «копия верна» или проставляется соответствующий штамп, должность, фамилия и подпись кадрового работника, заверяющего документ, дата, печать отдела кадров.

Рисунок 7. – Ознакомление работника с приказом под роспись

 

Внесение  записи о приеме на работу в трудовую книжку работника.

Работодатель (за исключением работодателей  – физических лиц, не являющихся индивидуальными  предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

 

 

 

 

Рисунок 8. – Запись в трудовой книжке о приеме работника на основное место работы.

 

 

Регистрируем трудовую книжку в Книге учета движения трудовых книжек  и вкладышей к ним. Форма  этой Книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года №69

 

Рисунок 9. – Форма книги учета трудовых книжек.

 

 

Оформляем личную  карточку работника

Личная карточка имеет унифицированную  форму - №Т-2, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

Со сведениями, внесенными в личную карточку, и записью, внесенной в  трудовую книжку, работник знакомится под роспись на 2 и 3 странице личной карточки работника.

 

 

Рисунок 10 – Образец личной карточки работника.

 

5.2. Оформление документации перевода на другую работу

Подача работником заявления  о переводе на другую работу.

Согласно  статье 72.1 Трудового кодекса РФ, перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника. Следовательно, оформление перевода начинается с написания работником заявления  переводе. Заявление визируется руководителем структурного подразделения, из которого переводится работник, и руководителем подразделения, в которое переводится работник, а также руководителем организации. Далее заявление подкалывается в папку с основаниями к приказам по личному составу.

Запрещается переводить и перемещать работника  на работу, противопоказанную ему  по состоянию здоровья.

2. Ознакомление работника  под роспись с должностной  инструкцией.

Работник  должен быть письменно ознакомлен с  должностной инструкцией и иными  локальными нормативными актами, имеющими непосредственное отношение к работе по новой должности.

Работник  может быть ознакомлен с должностной  инструкцией с помощью листа  ознакомления, который прошивается  вместе с локальными нормативными актами;

 

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ С ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИЕЙ

экономиста

(указать наименование должности  (профессии, специальности)

 

№ п/п	Фамилия, имя отчество работника	Отметка об ознакомлении с должностной  инструкцией
		Подпись работника	Дата ознакомления
…	…………………………	..............	……….
24	Соловьева Елена Дмитриевна	Соловьева	18.06.2012

3. Оформление дополнительного  соглашения к трудовому договору.

Изменения условий трудового договора оформляются  письменно в виде дополнительного соглашения к трудовому договору в двух экземплярах, каждый из которых подписывается руководителем организации и работником. Один экземпляр доп.соглашения остается у работодателя, второй – вручается работнику.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1

к трудовому договору от 17.11.2011 № 51

 

 

«18» июня 2012 г.       г. _____________________      

 

Общество с ограниченной ответственностью «Компания» (ООО «Компания»), именуемое  в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Орлова Ивана Игоревича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Соловьева  Елена Дмитриевна, именуемая в  дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящее соглашение о внесении изменений в трудовой договор:

 

1. Работника по его письменному  заявлению перевести в плановый  отдел на должность экономиста.

 

2. В трудовой договор в связи  с переводом внести следующие  изменения:

- пункт 1.1. изложить в следующей  редакции: «Работник принимается  в плановый отдел на должность  экономиста»;