Правила работы и оформления международной деловой переписки

Дальше, отступив еще ниже, почти с середины, с прописной  буквы: "С сердечным приветом" (обязательно запятая).

Ниже, под словом "с  сердечным", со строчной буквы "искренне Ваш, господин Иванов". Можно без "господин", просто "Иванов". В конце ставится точка. Слева от подписи "Иванов", на этой же строке, но ближе к полям, пишется "Иванов" - печатными буквами, а роспись идет под словом "Ваш".

Письмо, уведомляющее о том, что приглашение принято

Штамп фирмы с левой  стороны, с правой стороны - число. За основу берем английский вариант, т.е. день (числом) 12, месяц (словом) января, год (цифрами).

Ниже, с левой стороны, с красной строки, с прописной  буквы: "Уважаемый господин Брок" (запятая).

С новой строчки: "С  огромным удовлетворением (или удовольствием) принимаю Ваше любезное приглашение" (точка).

Ближе к середине страницы с прописной буквы: "Я буду рад  установить контакты с моими коллегами" (точка).

С новой строки, с прописной  буквы, ниже: "С наилучшими пожеланиями" (запятая).

С новой строки почти посередине, со строчной буквы: "искренне ваш" (запятая), "Дмитриев".

Отказ от приглашения

Реквизиты те же, отступив, образовав  поля, с красной строки: "Уважаемый  господин Брок" (запятая).

С прописной буквы, с новой  строчки: "В ответ на полученное письмо от... благодарю Вас за любезное приглашение (запятая), но я не в состоянии  принять его (запятая), так как  я уезжаю в отпуск" (точка).

Отступив ниже, образовав  большие поля, с красной строки, с прописной буквы: "С наилучшими пожеланиями" (запятая).

Ниже, почти посередине: "искренне Ваш" (запятая).

Еще ниже: "господин Иванов" (или просто "Иванов"). А слева  тоже печатными буквами будет  написано "Иванов".

Рекомендательное  письмо

Все реквизиты те же самые.

Отступив, с прописной  буквы начинаем: "Уважаемый господин Мюллер" (запятая).

"Цель этого письма  представить Вам господина... (такого-то)".

Ниже, отступив: "Господин Иванов прибывает в Вашу страну в  качестве гостя фирмы..., и мы были бы признательны за помощь, которую  Вы могли бы оказать в организации  его визита на фирму... с целью  изучения... (таких-то материалов, таких-то бумаг, таких-то чертежей и т.д.)".

Ниже, почти с середины страницы, с прописной буквы: "Большое  спасибо" (точка).

Ниже, с прописной буквы: "Искренне Ваш, Иванов".

Письмо-благодарность  за гостеприимство

Бланк бумаги, реквизиты, отступив, с прописной буквы, с красной  строки слева начинаем: "Уважаемый  господин Брок" (запятая).

Ниже, немного отступив, с  прописной буквы: "От имени... (или  фирмы такой-то) я хочу поблагодарить  Вас за гостеприимство, которое Вы оказали... (например, господину Иванову) во время его пребывания в Вашей  стране". (Продолжается письмо тут  же, рядом, в строку). "Господин Иванов имел много интересных дискуссий  со своими коллегами" (точка).

Ниже, почти с середины, "Искренне Ваш,..."

Письмо-просьба

Есть два варианта такого письма.

Первый вариант. Опять-таки нужно соблюсти все реквизиты, отступив от края, с прописной буквы текст: "Обращаемся к Вам с просьбой... (здесь вы можете поставить - или  выслать, или послать) к нам... (свои реквизиты)... (такие-то или такие-то материалы, чертежи и т.д.)".

Второй вариант. Начинается письмо так, отступив, с прописной  буквы: "Мы будем весьма признательны, если Вы сможете прислать (или направить) к нам... (свой адрес, свои реквизиты)... (то-то и то-то)".

Далее, отступив, почти с  середины листа, с прописной буквы: "Искренне Ваша, Ирина Иванова".

Примечания:

Если письмо подписывает  женщина, она должна поставить имя  и фамилию, может поставить: "госпожа  Иванова" или просто: "Ирина  Иванова". Если письмо подписывает  муж чина, он должен поставить только одну фамилию: "Иванов".

Если вы хотите послать  приложения с этим письмом, то это  оформляется следующим образом: в нижнем левом углу письма, ниже подписи, пишется слово "end" - это  означает "прилагается" - и указывается  число приложенных страниц.

Как правильно оформить письмо или поздравительную открытку к  отправке? Правила вложения поздравительной  открытки или любого делового письма в конверт: письмо складывается в  три раза, т.е. гармошкой. Начало письма должно быть лицом к передней стороне  конверта, на котором написан адрес. Открытка вставляется лицевой, праздничной  стороной к стенке конверта, на которой  пишется адрес.

Если письмо попадает в  канцелярию или секретарю фирмы, то, как правило, оно вскрывается  с помощью ножниц: с правой стороны  конверта отрезают его часть. Руководители фирмы пользуются для этой цели специальными ножами, которые часто лежат на письменном столе. Этим ножом надрывается  верхняя часть конверта.

Итак, конверт вскрывается  либо ножницами сбоку, либо ножом  для бумаг вскрывается самый  верх. Письмо всегда должно быть обращено лицевой частью к человеку, который  вскрывает конверт.

 

 

Стандарты международной  организации по стандартизации (ИСО) на оформление переписки

 

При подготовке международных  служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки  деловой документации. Эти правила  выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной  организации по стандартизации –  ИСО (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.

Терминологию в области  документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии  «Документация и информация» (ИСО 5127-1:1983, ИСО 5127-2:1983, ИСО 5127-3:1988 и др.).

Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами  установлено:

1. форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216:1975);
2. межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979);
3. формуляр-образец и конструктивная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990).

Оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления писем международных. Так в ГОСТ Р 6.30-97 с его дополнениями, которые  введены в действие с 1 апреля 2000г., приводятся требования к размещению и оформлению 19 реквизитов, а в  стандартах ИСО их определено 12:

Реквизиты писем в России

Реквизиты международных  писем

Государственный герб РФ Герб субъекта РФ Эмблема организации или  товарный знак Код организации Код формы документа Наименование организации Справочные данные об организации Дата документа Регистрационный номер документа  Ссылка на регистрационный  номер документа  Адресат  Заголовок к тексту Текст документа Отметки о наличие приложения Подпись Отметка об исполнении Индетификатор электронной  копии документа Резолюция  Отметка о контроле

Сведения об отправителе: наименование организации, почтовый и  телеграфный адрес, номер телефона, факса и т.д. Ссылка на индексы отправителя Дата Внутренний адрес (включающий наименование получателя письма и его  почтовый адрес) Указание на конкретное лицо «К сведению» Вступительное обращение Заголовок Основной текст Заключительная формула  вежливости Подпись Указание на приложение Указание на рассылку копий  данного письма

 

В международных стандартах и в отечественном ГОСТ Р 6.30-97 по-разному установлены правила  оформления полей документа. В приложении А ИСО 3535: 1977 оговорены следующие  размеры полей и текстовой  области: левое поле – 20 мм; верхнее  – 10 мм, текстовая область для  формата А4 – 183х280, для формата  А5L – 183х131 мм. По российскому стандарту левое поле должно быть размером 20 мм, нижнее – 20, правое – 10, верхнее – 15 мм.

При построении бланков международных  писем исходный интервал между строками рекомендуется делать равным 4,233 мм, исходный горизонтальный шаг письма – 2,54 мм. По вертикали текстовая  область разделяется на графы, по горизонтали – на колонки. Текстовая  область документа формата А4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72х2,54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок  по девять шагов.

Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле сведений об отправителей документа (issuer field), поле ссылок (reference field) и поле адреса (address field).

Размещение этих полей  показано на рисунке 1.

 

Поле сведений об отправителе	Поле ссылок
Поле адресата

Рисунок 1. Размещение полей (зон) на бланке международного письма

 

Поле адресата стандартами  ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов, в российском стандарте (ГОСТ Р 6.30-97) предусмотрено  указание от одного до четырех адресатов.

В международных письмах  адрес на бланке размещают в соответствии с ИСО 11180: 1993.

Поле ссылок предназначено  для наименования документа, кода документа, даты и др.

На поле сведений об отправителе  документа указывается его наименование, при необходимости – подразделение  или лицо, имеющее отношение к  документу.

Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер  телефона, факса, телеграфный адрес  и т.д.), которые нельзя поместить  в соответствующем поле, могут  быть размещены в нижней части  бланка. В российском письме в соответствии с нашим ГОСТ Р 6.30-97 эти сведения помещаются только в верхней части  бланка.

 

 

Особенности оформления корреспонденции  на английском языке

 

Структура делового письма

Адреса в Англии и Америке  имеют следующий вид:

Различия между британским и американским стилями представлены на следующей схеме:

British          American

Дата

(Date)

12th December, 19 —        December 12, 19—

12 December 19—         12 Dec. 19—

Приветствие

(Salutation)

Dear Sir,          Dear Sir:

Dear Madam, -         Dear Madam:

Dear Mrs. Smith,         Dear Mrs. Smith:

For the attention of         Attention: Mr. E.C. Wilson

Mr.E.Wilson Dear Sirs,        Gentlemen:

Комплементарная концовка

(Complimentary Close)

Yours faithfully,         Sincerely yours,

Yours sincerely,         Yours truly.

В письмах не допускается  никаких грамматических сокращений типа I'm, don't, we've, и т.п. Все эти слова нужно писать полностью.

Формат

1. Шапка письма

2. Внутренний адрес

3. Строка: Внимание (не обязательно)

4. Дата

5. Приветствие

6. Ссылка

7. Комплементарная концовка

8. Подпись, должность,  отдел

9. Посылочные инициалы ..

10. Вложения

11. Копии

 

1. Большинство писем пишутся  на бланках, где уже есть  название, адрес, номера телефонов  фирмы и прочие данные. Адрес  отправителя иногда стоит в  конце письма после имени и  должности.

2. Адрес того, кому предназначено  письмо, размещается вверху слева.

3. Включается в тех  случаях, когда письмо отправляется  на фирму, но адресовано кому-то  лично. Часто пишется на конверте  в нижнем левом углу.

4. Обычно пишется следующим  образом: March 1, 1995 или 7 March 1995.

5. За приветствием стоит  двоеточие или запятая.

6. Заимствована из служебных  записок, но в письмах используется  редко.

7. Обычные окончания: Yours truly, Yours sincerely, Yours faithfully.

8. Подпись, расшифровка  подписи, должность, адрес следуют  друг за другом в строку  в левом либо в правом углу  письма. Иногда письмо может быть  продиктовано одним человеком,  а подписано другим, обычно секретарем. Например, директор, отправляясь в  командировку, оставил напечатать  и подписать письмо секретарю.  В этом случае подпись будет  выглядеть так:

рр Diana Price

David Bradly

Managing Director,

где рр (per procurationem, лат.) означает по доверенности, за кого-то.

9. Посылочные инициалы  указывают на тех, кто писал  (переводил) письмо и/или печатал  его.

10. Если к письму прилагаются  какие-то материалы (прейскуранты, реклама и др.), то об этом  упоминается после посылочных  инициалов.