Правила работы и оформления международной деловой переписки

11. Указания на адресатов  копий письма даются в самом  конце.

 

Структура оформления делового письма на немецком языке

 

В немецком языке, как и  в русском (в отличие от английского), существует обращение на ты (du) и  Вы (Sie). Вся деловая и официальная  переписка оформляется, естественно, с использованием обращения на Вы. Местоимение Вы и все его формы  всегда пишутся с большой буквы.  

 

 

 

Имя и адрес отправителя  ставятся вверху письма справа или  слева в следующем порядке: 

 

Имя Фамилия

Улица, номер дома 

Индекс, название города

Название страны  

 

В настоящий момент в целях  экономии места чаще встречается  вариант с расположением справа, так как в деловом письме помимо почтовых и контактных данных отправителя, туда также добавляют другую информацию как, например, адрес сайта фирмы, часы работы, слоган и т.д. Место сверху письма справа или посередине также может быть использовано, например, для указания названия фирмы или для логотипа. 

 

Адрес отправителя еще  раз дублируется в строчку  мелким шрифтом слева над адресом  получателя таким образом, чтобы  его было видно в прозрачном окошке конверта, если оно есть. 

 

 

 

Адрес получателя располагают  слева таким образом, чтобы его  также было целиком видно в  прозрачном окошке конверта, если оно  есть. Составляется он по той же схеме, что и адрес отправителя. 

 

Оформление конверта для  письма в Германию 

 

Письмо начинается с обращения:  

 

Sehr geehrter Herr (фамилия мужчины),	«Уважаемый господин такой-то»
Sehr geehrte Frau (фамилия женщины),	«Уважаемая госпожа такая-то»

 

 

Если письмо адесованно в  какую-то организацию или вы не знаете, кто конкретно его получит, то используют безличную форму: 

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

«Уважаемые дамы и господа»

 

 

После обращения ставится запятая и следующая строчка  продолжается с маленькой буквы. Красные строки нигде не ставятся. Смысловые абзацы можно выделять двойным пробелом. 

 

Дальше идет само содержимое письма. Тон должен быть вежливым, но деловым без излишних отклонений от темы или общих фраз.  

 

Заканчиваться письмо может  одной из следующих фраз: 

 

Falls Sie noch weitere Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!	«Если у Вас возникли дополнительные вопросы, мы с удовольствием на них  ответим!»
Wenn Sie Interesse an unserem Angebot gefunden haben, bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf.	«Если Вас заинтересовало наше предложение, свяжитесь с нами, пожалуйста»
Wenn Sie weitere Information benötigen, stehe ich Ihnen selbstverstandlich zur Verfügung.	«Если Вам требуется дополнительная информация, я, естественно, в Вашем  полном распоряжении»

 

 

Подпись к письму состоит  из двух частей. Первая это обычно фраза  

 

Mit freundlichen Grüßen

«С наилучшими пожеланиями», если письмо начинается с «Sehr geehrte Damen und Herren», то в обязательном порядке  используется именно эта фраза.

 

 

Если письмо адресовано конкретному  человеку и при дальнейшей переписке  можно использовать и другие варианты подписи. 

 

После заключительной фразы  запятая не ставится. 

 

Ниже идет непосредственно  подпись отправителя от руки или  ее отсканированный вариант.

 

Структура оформления делового письма на французском языке

 

печатный заголовок формуляра (бланка), который содержит:

название организации

полный адрес организации

телефонные номера организации; факс

номера банковских счетов организации

адреса филиалов организации

род деятельности организации  и ее тип

сумму капитала организации

адрес(а) организации, представителем которой является данная организация

ссылки на внутреннюю корреспонденцию

место и дата составления  письма

имя адресата

адрес организации-адресата

цель письма

шапка письма

формула приветствия (можете найти здесь)

тело письма (основное содержание)

вежливая форма прощания (можете найти здесь)

инициалы и фамилии  ответственных лиц

подпись/подписи

приложения

распределение копий

нижнее поле

В письмах, которые составляются от имени физического лица, не используются все элементы, представленные в списке. В этих письмах указывают:

слева сверху имя составителя  письма

полный адрес составителя

телефон составителя

справа ниже полный адрес  получателя

справа место и дата составления письма

слева - цель письма

приветствие

тело письма

вежливая форма прощания

справа внизу - имя и  фамилия составителя с подписью ОТ РУКИ

указание приложений

 

 

MICHO s.a

Société Anonyme au capital de $ 6.800.300

17 bis, av. de Paris - B.P. 12-81702 Soisy - Tel. 707.61.93

 

Recommandé       18, rue Léon Tolstoi

A l’attention de M. Mychkine      Moscou /

RUSSIE

V/réf.: v/tex 713 2173       Soisy, le 17 juillet

19...

du 12/5/01        n/réf.: 7.52.011 WC/LM

 

 

Concerne: Cortrat Rusproducte n.41.502/2175 trans 12579

 

Messieurs,

Suite а notre échange de télex et conformément а notre télex n.1357 du 13 mai 200.., nous vous adressons ci-joint:

- listes de colisage pour les pos. 1, 2b et 3b en 3 exemplaires (ces listes auraient été oubliées lors de la remise documentaire par le canal bancaire).

- notre facture n. 5.70.124 du 2.03.200.., maintenant établie conformément au contrat en ce qui concerne les prix unitaires.

Nous vous prions donc de bien vouloir transmettre ces documents а Rusproducte en leur demandant de bien vouloir régler notre facture le plus rapidement possible.

Vous remerciant d’avance.

Nous vous prions d’agréer, Messieurs, l’assurance de nos sentiments distingués.

 

T.Gisier

MICHOT S.A.

P.j.

3 listes de colisage en 3 exemplaires

Facture n. 5.70.124 du 2.03.200.., en 2 exemplaires

C.C.P. Paris 2.175.0-Télex Soisy: n.570 123-Télex Export n. 1537

 

Оформление конвертов  для деловых писем

При оформлении делового письма на английском языке лучше всего  напечатать текст на конверте. Большинство  компьютерных программ для редактирования текста содержат функции для нанесения  разметки, которые значительно облегчают  процесс оформления конверта для  деловых писем. Все, что вам нужно  сделать, это указать используемый размер конверта и ввести необходимую  информацию в соответствующих полях, например:

Здесь иногда указываютНаименование  компании и адрес отправителя Почтовая марка Mr. Tadao Price  Aero Space Inc.   103 West 3th Street   New York   NY 10026  USA

 

Заключение

Итак, на основе вышеизложенного  можно сделать вывод, что при  составлении делового письма необходимо соблюдать следующие требования:

исполнитель должен отчетливо  представлять себе сообщение, которое  хочет передать, и точно знать, как это выразить в понятной, сжатой и доступной форме;

письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать  двусмысленностей. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют  пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. Фразы  должны легко читаться, нежелательно использование большого количества причастных и деепричастных оборотов;

письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом его текст надо разбить на абзацы, в каждом из которых затрагивается  лишь один аспект данного вопроса;

письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным;

письмо должно быть написано в нейтральном тоне, нежелательно употребление метафор и эмоционально-экспрессивных  фраз;

объем делового письма не должен превышать двух страниц машинописного  текста;

с точки зрения грамматики деловое письмо должно быть безупречным, так как орфографические, синтаксические и стилистические ошибки производят плохое впечатление и действуют  на адресата раздражающе;

деловое письмо должно быть корректным, написано вежливым тоном.