Принципы отбора документов при ЭЦД

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«ТЮМЕНСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

По дисциплине:

Архивоведение

(часть 1)

 

Тема: Принципы отбора документов при ЭЦД

 

 

 

 

ВЫПОЛНИЛА: Верещагина Д.Г.

Студентка IV курса ОЗО

Специальность «ДОК и ДОУ»

ПРОВЕРИЛА: Туров С.В.

 

 

 

 

 

 

 

Сургут

 

 

Содержание

 

 

 

 

Введение

 

В процессе деятельности учреждений образуются документы, ценность которых как источников информации различна. Одни несут действительно ценную информацию о политической, научной и культурной жизни общества, другие лишь обеспечивают оперативную деятельность учреждений и организаций, теряют свое значение вскоре после возникновения и по истечении определенных сроков хранения могут быть уничтожены. В связи с этим возникает необходимость проведения экспертизы ценности документов в учреждениях, организациях, на предприятиях.

Методологическую базу при  определении ценности документов составляют принципы, основанные на обобщении опыта работы с современными документами.

Цель данной работы – исследование принципов отбора документов при экспертизе ценности документов.

Достижение  обозначенной цели будет происходить  через следующие задачи:

- рассмотрение общего понятия и назначения экспертизы ценности документов, обзор основных задач и этапов проведения ЭЦД.

- исследование  принципов и систематизация основных  критериев определения ценности  документов.

Объект исследования в данной работе – общее понятие об экспертизе ценности документов, предметом исследования является совокупность принципов и критериев оценки при определении ценности документов.

Информационной  базой исследования послужил, во-первых, Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», регулирующий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Во-вторых, в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002 подробно изложены основные аспекты проведения экспертизы ценности документов, ее нормативно-методические основы.

В-третьих, Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения является основным документом при определении сроков хранения и отборе на хранение документов, образующихся в деятельности организаций.

Также в работе использовались учебные пособия, периодические издания, электронные ресурсы, помогающие подробно раскрыть данную тему.

Итак, перед  тем как перейти к непосредственно  к предмету исследования, определимся  с понятием экспертизы ценности документов, ее назначением, задачами, организационным  и нормативно-методическим обеспечением.

 

Глава 1. Экспертиза ценности документов: понятие, задачи и этапы

1.1. Понятие  и назначение экспертизы ценности  документов.

 

Экспертиза  ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.¹

Федеральный закон  от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» гласит, что «экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях  любого вида, находящиеся в федеральной собственности, муниципальной или частной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается»².

Необходимость проведения экспертизы объясняется  неравноценностью документов как источников информации. Одни документы несут ценную информацию о политической, научной и культурной жизни общества, развитии народного хозяйства, работе государственного аппарата и т. п. Они могут служить источниками изучения различных областей знания и отраслей государственной и общественной жизни. Информационное значение других документов не выходит за рамки узкопрактических целей. Отражая организационные, административные и хозяйственные вопросы, они служат лишь средством обеспечения оперативной деятельности учреждений. Роль их как источников научных исследований невелика. Встречаются документы, информация которых теряет свое значение почти тотчас же после их возникновения.

Таким образом, если отпала необходимость в информации, то теряют значение и первичные источники информации — документы, которые могут быть уничтожены. Следовательно, значение информации предопределяет возможность и длительность использования документов и обусловливает в связи с этим продолжительность их жизни.

Назначение  экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения государства, науки, общества, а также и отдельных граждан необходимой информацией. Соответствующие сроки их хранения устанавливаются экспертизой. Документы, содержащие ценную научную информацию, по истечении сроков возможного их использования в оперативной деятельности учреждений поступают на вечное хранение в государственные архивы. Материалы же справочного информационного значения хранятся только в архивах ведомств и учреждений в течение сроков возможного их использования, после чего уничтожаются³.

1.2. Задачи  и этапы ЭЦД.

 

В процессе экспертизы ценности документов решаются следующие  задачи:

во-первых, из откладываемых  в делопроизводстве документов отбираются для вечного хранения  ценные  документы,  а  также документы  длительных  сроков хранения (свыше десяти лет), имеющие долговременное практическое значение;

во-вторых, выделяются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также черновики, дублетные экземпляры, отклоненные варианты, т.е. малоценные материалы, утратившие практическое и справочное значение.

Экспертиза ценности документов проводится в  несколько  этапов:

Первый  этап осуществляется на стадии делопроизводства:

а) при разработке номенклатуры дел;

б) при регистрации  поступающих в учреждение документов;

в) при формировании документов в архивное дело.

Второй этап экспертизы ценности документов проводится после завершения их в делопроизводстве на стадии подготовки к передаче дел в архив организации.

Третий  этап экспертизы ценности документов проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив или на государственное хранение.

Основными нормативно-методическими  документами. Которыми следует руководствоваться  при проведении ЭЦД, являются:

- Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002;

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

- ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558.

Перечни документов с указанием сроков хранения являются основными нормативными документами  при определении сроков хранения и отборе на хранение документов, образующихся в деятельности организаций, независимо от форм собственности организации и от того, выступает ли данная организация источником комплектования какого-либо архивного учреждения⁴.

 

Отбор документов на хранение.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует  сроку хранения аналогичных видов  документов на традиционных носителях.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться  путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных  подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

В делах, предназначенных  для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию  дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

Отбор документов к уничтожению

Отбор документов за соответствующий  период к уничтожению и составление  акта о выделении их к уничтожению  производятся после составления  описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт  рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.

В случае если организация  является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи  и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение  ЭПК соответствующего архивного органа.

Организации, документы  которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими  сроками хранения без согласования с архивными органами при условии  упорядочения документов по личному  составу. В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

Если организация передает свои документы на государственное  или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.

 

При отборе дел на хранение и уничтожение уточняется характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при  этом учитывается вид, форма и  полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

В следующей главе  подробно рассмотрим принципы и критерии отбора документов при проведении экспертизы ценности документов.

 

Глава 2. Принципы и основные критерии отбора документов при экспертизе ценности документов.

2.1. Принципы  отбора документов при ЭЦД.

 

Общенаучные принципы, т.е. универсальные, принятые во всех научных дисциплинах, используются и в архивоведении. Применительно к экспертизе ценности документов и комплектованию архивов ими являются: историзм, системность, целостность. Они находят выражение в архивоведческих принципах: историзма, всесторонности и комплексности.

Классически принцип историзма понимается как подход к действительности, изменяющейся во времени, развивающейся. Объекты (в данном случае документы) рассматриваются: 1) с точки зрения внутренней структуры, как система; 2) с точки зрения процесса, т.е. исторических связей; 3) с точки зрения выявления и фиксации качественных изменений в их структуре в целом; 4) с точки зрения закономерностей развития. При таком рассмотрении историзм совпадает с научной объективностью.

Принцип историзма  всегда признавался основным («ведущее начало в теории и практике экспертизы ценности документов»), определяющим происхождение, содержание документа, его внешние особенности. Знание конкретно-исторической обстановки, в которой возникли документы, их классовая природа, изучение всех сторон жизни общества, которую они отражают в комплексе с другими документами фондообразователя и других фондов, позволяет обеспечить полноценное комплектование Архивного фонда РФ.

До настоящего времени принцип историзма, как  правило, определяли через положения марксизма-ленинизма, но содержание его раскрывалось как развитие в конкретных условиях, как генезис объекта, познание закономерностей развития, конкретных условий проявления этих закономерностей, т.е. документы каждой эпохи имеют свои особенности на фоне общих закономерностей возникновения. Подчеркивалось, что хотя документ и является продуктом определенной эпохи, но оценка его должна осуществляться с позиции сегодняшнего дня и будущего.

Принцип всесторонности и комплексности совпадает с общенаучным принципом целостности, т.е. пониманием явлений действительности, как единства частей целого в многообразии их проявлений, связей, а также с общенаучным принципом системности, т.е. рассмотрением объекта как системы взаимосвязанных и взаимообусловленных элементов.

Ранее архивисты  давали определение принципа всесторонности и комплексности как принципа, предполагающего анализ содержания документа и всех его внешних признаков и требующий при оценке значения документов учета их состава, организации, взаимообусловленности и сохранности.