Принципы планирования рабочего дня секретаря

Федеральное агентство морского и речного  транспорта

Федеральное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«МОРСКОЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

имени адмирала Г.И. Невельского»

Кафедра документоведения и регионоведения 
 
 

РЕФЕРАТ

по дисциплине: «Организация секретарского обслуживания»

на тему: «Принципы планирования рабочего дня  секретаря» 
 
 

 
 
 
 

Владивосток

2011

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Глава 1. Принципы планирования рабочего дня

1.1 Понятие рабочего времени

1.2 Принцип Парето и принцип Эйзенхауэра

1.3 Рекомендации по планированию рабочего дня

Глава 2. Планирование рабочего времени секретаря

2.1 Расписание рабочего дня секретаря

2.2 Правила планирования рабочего дня секретаря

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

    

 

ВВЕДЕНИЕ

     Есть важнейший жизненный ресурс, данный каждому, но используемый нами с различной отдачей. Причем от эффективности его использования в значительной степени зависит успех в жизни. Этот ресурс – время.

     Как  часто доводилось наблюдать,  что люди с одинаковыми способностями  (и прочими равными стартовыми условиями) добиваются в жизни совершенно несравнимых успехов лишь только потому, что один из них стремился максимально использовать главный жизненный ресурс – время, а у других время расходуется бездарно.

     Как видно, не случайно многие великие люди (Наполеон, например) спали по 4 часа в сутки – они понимали ни с чем не сравнимую ценность временного ресурса. Как часто мы возвращаемся с работы с ощущением непонятно на что потраченного дня. Слова «текучка заела!» - одно из наиболее частых оправданий за несделанное. «Времени не хватает тому, кто не умеет его использовать». Высокая личная организованность есть один из важнейших факторов преуспевания. Планирование рабочего дня является хорошим приемом для повышения производительности труда.

     В настоящее время существует много рекомендаций по планированию рабочего дня в общем и относящихся к отельным профессиям в частности.

Рассмотрим  рекомендации по планированию рабочего дня в общем и

планированию  рабочего дня секретаря. 

     Целью реферата является изучение принципов планирования рабочего дня секретаря.

    Объектом исследования является рабочее время секретаря.

     Задачи:

1. Изучение теоретических источников по данному вопросу;

2. Рассмотрение практической стороны данной темы.

    

    

 

Глава 1. ПРИНЦИПЫ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ

1.1 ПОНЯТИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ                    

     Рабочее время – часть календарного  времени, затрачиваемого на

производство  или выполнение определенного объема работ и услуг. Оно является косвенной оценкой затрат труда.                        

     Неотработанное время подразделяется на не использованное по уважительным причинам (болезнь, например) и не использованное без уважительных причин – потери рабочего времени (прогулы, простои и др.).

     В целом расписание работы характеризуется устойчивостью. Однако в настоящее время значительный интерес представляют новые типы рабочего графика: гибкий график, сжатая неделя (суммированный рабочий день), частичная занятость.

     Под гибким рабочим графиком понимается расписание работы, при котором работник может выбрать время прихода-ухода в пределах, устанавливаемых руководством. Сжатая рабочая неделя представляет собой график работы, в котором происходит обмен между количеством часов, отрабатываемых ежедневно, и количеством рабочих дней в течение недели. Так, обычное число часов может отрабатываться не за пять дней, а за четыре (по десять часов ежедневно) или за три для (по двенадцать часов ежедневно). Частичная занятость (частичный найм) – это работа с выполнением тех же обязанностей, но в течение меньшего времени¹. 

1.2   ПРИНЦИП ПАРЕТО И ПРИНЦИП ЭЙЗЕНХАУЭРА                       

     В. Парето открыл эффект концентрированного напряжения. В данном случае имеется в виду, что концентрация на жизненно важной деятельности больше всего влияет на достижение желаемых результатов. Отсюда вытекает правило 20/80: концентрация 20% времени на наиболее важных проблемах может привести к получению 80% результатов. Остальные 80% времени обеспечивают лишь 20% результатов. Определение важности осуществляемой деятельности имеет решающее значение для эффективности работы руководителя.

     Принцип Эйзенхауэра очень важен для определения значимости задач. Эйзенхауэр подразделял задачи по их важности и срочности на задачи А, В и С. А – задачи: очень важные и срочные – выполнять немедленно. В – задачи: важные, несрочные – определить, в какие сроки их следует выполнять. С – задачи: менее важные, но срочные – делегировать.

     Дела, которые не являются ни важными, ни срочными не должны отвлекать внимание руководителя. Наибольшая опасность для руководителя заключается в  увеличении срочностью (С - задачами), в то время как В -  задачи (или даже А - задачи) остаются невыполненными². 

1.3  РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПЛАНИРОВАНИЮ РАБОЧЕГО ДНЯ             

     Основные правила планирования рабочего дня:                 

1.      поставить перед собой задачи. На этой основе составить перечень  дел

(на  длительный период);

2. изучить перечень дел. Крупные задачи разбить на мелкие (морфологический анализ);

3.      установить конкретную дату исполнения  каждой задачи и подзадачи;

4.      на первое место в календаре  поставить дела с фиксированным  сроком

выполнения (например, подготовка к совещанию, которое должно состояться в этот день).

     Наивысшим приоритетом должны пользоваться также задачи, требующие больших усилий (например, выработка новой стратегии, вопрос о реконструкции и т.д.). Специалисты рекомендуют включать в эту группу и «неприятные» задачи, выполнение которых может явиться причиной плохого настроения (например, неприятный разговор с подчиненным).

     К делам второй степени важности можно отнести различного рода среднесрочную работу, а также работу, связанную с выполнением обычных функций.

     На третье место следует поставить второстепенную работу, невыполнение которой не будет иметь сколько-нибудь значительных отрицательных последствий (малозначащие телефонные звонки и т.д.);

5. внести в календарь срочные дела, которые возникли накануне;

6. попытаться  сократить список работ.

     Рекомендуется:

1.       Не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один

день;

2. Планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для Вас время суток; оставлять легкие и приятные дела на конец рабочего дня;

3.  Не приступать к выполнению новой задачи до завершения предыдущей;

если  Вас прервали, то следует вернуться  к незавершенному делу;

4.     Вписывать невыполненные дела в  календарь на следующий день, а если

одна  и та же задача появляется в вашем  календаре в течение нескольких дней

подряд, подумать  о том, нельзя ли от нее  отказаться, передать на исполнение

другому лицу³. 

ГЛАВА 2. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ СЕКРЕТАРЯ               

2.1 РАСПИСАНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ СЕКРЕТАРЯ

     Первая половина дня                         

1.      Приход на работу за 15 мин. до  прихода руководителя для того, чтобы

привести  себя в порядок, проверить состояние  рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день.

2.      Подборка в соответствии с  планом нужных документов и  дел.

3.      Рассортировка и регистрация  полученной корреспонденции.

4.      Подготовка вариантов возможных  ответов или распределение по

исполнителям  не сложных документов.

5.      Просмотр поступивших обзоров,  отчетов, ведомственных изданий,

приглашений, а также сообщений о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях.

6.      Доложить руководителю о полученной  корреспонденции.

7.  Уточнение вместе с руководителем содержания намечаемых мероприятий на текущий день и на следующий.

8.      Передача по телефону (или лично)  указаний руководителя

соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

9.      Работа с посетителями, телефонные  переговоры (в течение всего дня).

10.  Подшивка  исполненных документов в дела.

11.  Выполнение  работ на компьютере

12.  Организация  копирования документов в соответствии  с указаниями

руководителя.

   Вторая половина дня

13.  Продолжение  работы с посетителями и на  телефоне.

14.  Сбор  и подготовка для подписи исполненных  документов.

15.  Уведомление  руководителя об исполненных  документах.

16.  Обработка  и отправка исходящих документов  адресатам.

17.  Наметить  мероприятия на следующий день.

 Конец рабочего дня

18.  Просмотр  своего ежедневника и информирование  соответствующих отделов о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы).

19.  Если  руководитель остается работать  после окончания рабочего дня  –

обеспечение его всей необходимой информацией, материалами.

20.  Приведение  в порядок своего рабочего  места⁴. 

2.2 Правила планирования рабочего дня секретаря

  Рабочий день секретаря принято делить на четыре неравных по продолжительности этапа: начало рабочего дня, первую половину рабочего дня, вторую половину рабочего дня, конец рабочего дня.

  Выделение непродолжительных по времени начала и конца рабочего дня объясняется  их важностью, в частности, в планировании работы руководителя и секретаря. Как  правило, эти этапы включают следующие  действия секретаря.