Розпорядчі документи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат на тему:

Розпорядчі  документи

 

План

1.Розпорядчі документи

2. Інформаційно-довідкові  документи

3. Планові документи

Література 
1. Розпорядчі документи

Розпорядча діяльність в органах державної податкової служби документується шляхом прийняття рішень колегії, видання наказів та розпоряджень.

Рішення колегії

Рішення як розпорядчий  документ є правовим актом діяльності колегій органів державної податкової служби України. Його текст складається  із двох взаємопов’язаних частин: констатуючої та розпорядчої. У констатуючій частині пояснюється, чим викликане рішення і включає в себе вступ, оцінку ситуації, переказується суть акта вищого органу управління, на виконання якого видається рішення.

У розпорядчій частині  документа, яку прийнято розпочинати словами: “колегія ВИРІШИЛА:” дається перелік заходів, визначаються виконавці, вказуються терміни виконання. Важливо, щоб текст розпорядчої частини, який може поділятися на окремі пункти, був сформульований конкретно, чітко, ясно, не вступав у суперечність із раніше прийнятими розпорядчими документами.

Рішення підписуються головою  та секретарем колегії і втілюються у життя наказами керівників ОДПС або доводяться до виконавців у формі  витягу з протоколу засідання  колегії.

Накази

Накази за своїм змістом  і призначенням поділяються на накази з питань основної діяльності, з кадрової роботи, праці і заробітної плати тощо.

Наказ із питань основної діяльності – це розпорядчий документ, в якому керівником приймається  управлінське рішення з організаційних питань, планування, звітності, фінансування, удосконалення структури тощо з метою повного і своєчасного виконання законів, рішень та доручень органів вищого рівня.

Накази бувають ініціативні  та на виконання рішень вищих органів. Ініціативний наказ видається з  метою оперативного впливу на діяльність колективу з урахуванням ситуації, яка склалася, та перспектив розвитку. 

Проекти наказів готуються працівниками установи, організації, погоджуються з  керівниками чи головними спеціалістами  відповідних структурних підрозділів, юридичною службою і підписуються керівником.

Накази вступають у силу з  моменту їх підписання, якщо в тексті не вказано іншого терміну.

Накази оформляються на відповідних  бланках і мають такі реквізити: назва установи, організації; назва  виду документа (Наказ); дата; індекс; місце складання; заголовок до тексту; текст; підпис; візи; прізвище і номер телефону виконавця.

Текст наказу складається із двох частин: констатуючої та розпорядчої.

У констатуючій частині може вказуватись  мета і причини видання наказу, дається посилання на документ, який став підставою для підготовки наказу.

У розпорядчій частині передбачаються необхідні заходи, прізвища відповідальних за їх виконання осіб, терміни виконання. Розпорядча частина починається  словом “НАКАЗУЮ”, яке друкується великими літерами на окремому рядку без абзацу.

Розпорядча частина тексту наказу, як правило, поділяється на пункти, які позначаються арабськими цифрами. У кожному пункті вказується конкретна  дія, виконавці і терміни виконання. В останньому пункті наказу, як правило, вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу.

У наказах, які видаються на виконання  рішень вищих органів, констатуюча  частина, як правило, не пишеться. Замість  цього вказується, на виконання якого  документа підготовлено наказ.

Зміст доручень, вказаних у наказі, доводиться до конкретних виконавців найчастіше у формі витягів з  наказу.

Розпорядження

З оперативних питань діяльності та для організації виконання доручень органів вищого рівня, наказів органів  державної податкової служби, рішень колегій можуть видаватися розпорядження.

Реквізити розпоряджень аналогічні реквізитам наказів. При цьому констатуюча  частина тексту в них відділяється від розпорядчої словами: “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”, “ПРОПОНУЮ”, “ДОРУЧАЮ”, “ВИМАГАЮ”  та ін.

Підписуватися розпорядження  можуть, крім керівника, його заступниками в межах їх компетенції.

2. Інформаційно-довідкові документи

До інформаційно-довідкових документів можна віднести різноманітні документи, якими підтверджуються  певні факти, обґрунтовуються конкретні  дії, відображається хід розгляду окремих питань тощо. До цієї групи документів належать різноманітні листи, телеграми, телефонограми, службові записки, акти, протоколи та інші документи.

Акти

Акт – це організаційний документ, який складається групою осіб для підтвердження встановлених фактів та подій.

Акт, як правило, оформляється на бланку і має такі реквізити: назва  організації; гриф затвердження (при  необхідності); назва виду документа (Акт); дата; індекс (номер); місце складання; заголовок до тексту; текст; підписи.

Заголовок до тексту повинен відповідати на запитання: “чого?” (“Інвентаризації”, “Перевірки стану ...” і т. д.).

Текст акта складається  із вступної та констатуючої частин.

У вступній частині вказуються підстави для складання акта та називаються  особи, які склали акт або були присутні при цьому.

При переліку осіб, що брали  участь у складанні акта, вказуються їхні посади, прізвища та ініціали.

Якщо акт складено комісією, то першим вказується прізвище голови, а потім, за алфавітом, прізвища членів комісії.

У констатуючій частині викладають суть, завдання, характер виконаної роботи, встановлені факти, пропозиції та висновки. Констатуюча частина може оформлятися у вигляді таблиці.

У кінці тексту слід вказувати  дані про кількість примірників  складеного акта, місце їх знаходження або адресатів, яким вони направлені.

Акт підписується головою  і членами комісії, а також  особами, які брали участь у складанні  акта (без зазначення посад). Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його і викладає свою думку  на окремому аркуші, який додається до акта.

Датою акта є дата актованої  події.

Службові листи

Службовий лист – це один із основних засобів обміну інформацією  між громадянами, установами, організаціями  і підприємствами, а також засобом  оперативного управління діяльністю організацій і установ.

Усі листи поділяються  на такі види: ділові; особисті (приватні); рекомендаційні; прямої поштової реклами.

Ділові листи за функціональною ознакою поділяються на дві категорії: листи, що потребують (вимагають) відповіді (лист-запит; лист-пропозиція; лист-прохання; лист-вимога; лист-нагадування) та листи, що не вимагають відповіді (лист-відповідь; лист-підтвердження; гарантійний лист; супровідний лист; лист-відмова).

За кількістю адресатів  розрізняють листи: звичайні (надсилаються на одну адресу) і циркулярні (за багатьма адресами).

За кількістю авторів  є листи індивідуальні та колективні.

Вкажемо характерні ознаки окремих видів листів:

1. Інформаційні листи  – це службові листи, в яких  автор інформує адресата про  якісь факти, події, заходи. Такі листи можуть готуватися як листи-відповіді про виконання певного доручення ОДПС вищого рівня.

Інформаційні листи  можуть бути також ініціативними.

Різновидом інформаційних  листів є рекламні листи. Вони мають  ініціативний характер і містять  детальний опис товарів або послуг. Направляються такі листи конкретним адресатам з метою залучення їх до числа замовників – покупців готової продукції чи послуг.

Особливістю таких листів є те, що в тексті зазначається поштова  адреса автора листа, телефон для  довідок, номери рахунків у банках, незважаючи на те, що листи оформляються на фірмових бланках.

2. Листи-підтвердження  – це службові листи, в яких  підтверджується той чи інший  факт (участь у конференціях, нарадах;  одержання вантажів, цінних паперів  тощо). 

У листах-підтвердженнях може бути також інформація про чинність затверджених інструкцій, правил, положень, раніше укладених угод та ін.

Розпочинається текст  таких листів словами “підтверджуємо”, “підтверджуючи” і т. п.

3. Листи-нагадування –  це службові листи, за допомогою яких нагадується про наближення чи закінчення раніше встановлених термінів виконання певних доручень, завдань чи взятих зобов’язань з проханням (вимогою) вжити відповідних заходів. Тексти таких листів, як правило, розпочинаються словами: “нагадуємо”, “нагадую”.

4. Гарантійні листи  – це такі службові листи,  якими підтверджуються певні  зобов’язання чи умови, дається  гарантія оплати за товари  чи послуги, надання роботи  тощо. Якщо в гарантійному листі  містяться дані фінансового або  матеріального характеру, то в тексті необхідно продублювати банківські реквізити автора листа, незважаючи на те, що вони можуть бути відображені на фірмовому бланку.

Гарантійні листи підписуються керівником і головним бухгалтером, підписи засвідчуються печаткою.

5. Супровідні листи – це такі службові листи, в яких повідомляється про направлення адресатові документів, що додаються до листа.

Такі листи оформляються у більшості випадків на бланках  формату А5, оскільки текст їх невеликий  за обсягом. Обов’язковим реквізитом таких листів є позначка про наявність додатків.

6. Листи-відповіді –  це службові листи, в яких  даються відповіді на різного  роду ініціативні листи (запити, прохання, звернення тощо). Якщо в  тексті таких листів ставиться  декілька питань, то відповідати  необхідно на кожне з них. При цьому, якщо відповідь негативна, обов’язково треба обґрунтувати неможливість позитивного вирішення прохання.

До складання листів ставляться ті ж вимоги, що і до інших  службових документів. Листи повинні  бути присвячені, як правило, одному питанню, тобто простими.

Реквізити службових  листів: назва й адреса організації-відправника  листа; дата; індекс; адресат; заголовок  до тексту; текст; перелік додатків; підпис керівника; прізвище виконавця  та номер його телефону. 

У листах-відповідях заповнюється реквізит “посилання на індекс і дату вхідного документа”.

Особливості оформлення листів іноземним партнерам

Листи діловим партнерам  із зарубіжних країн повинні складатися з урахуванням міжнародних стандартів на основні документи. Від якості підготовленого листа, його оформлення нерідко залежить результат спілкування адресата з автором, особливо на початковій стадії, коли стосунки лише зав’язуються.

Готуючи листа іноземному партнеру, необхідно написати так, щоб  привернути його увагу до певної ситуації чи проблеми, дати змогу легко зрозуміти суть послання, спонукати його діяти у бажаному для автора напрямі.

Для цього після визначення мети листа доцільно скласти його план (вступ, основний зміст, заключна частина), обрати необхідний стиль і тон  листа.

Стиль міжнародного листа швидко змінюється, спрощується, стає менш офіційним. Наводимо рекомендації до підготовки листів іноземним  партнерам:

– кожне положення пишіть з нового рядка;

– пишіть про те, чого ви хочете, найбільш просто, зрозуміло;

– не пишіть агресивно;

– знайте міру, висловлюючи компліменти;

– пам’ятайте, що справжні почуття  створюють більший ефект, ніж  фальшиві;

– не допускайте командно-бюрократичних  фраз, які стали нормою вітчизняного діловодства. Виключіть фрази типу “Ми пропонуємо всім взяти участь ...”, “Про виконання повідомте ...”, “Направляється для керівництва” тощо. Етично відстоюйте свої інтереси;

– не перебільшуйте значущості свого  становища; пам’ятайте, що для іноземного партнера вітчизняні звання не мають  навіть другорядного значення. Здобути авторитет можна тільки справжніми знаннями та досвідом роботи;

– прискіпливо перевіряйте текст  з погляду повноти відображення інформації та ясності викладу. Згадуйте вираз французького теоретика класицизму Ніколя Буало: “Хто ясно мислить, той ясно викладає”.

Складаючи діловий лист до іноземного партнера, використовують такі елементи (реквізити), як заголовок, дата, найменування, адреса того, хто отримує листа, вступне  звертання, основний текст, заключна форма  ввічливості, підпис, позначка про наявність додатків.

Реквізити листа розміщуються відповідно до національно-культурних традицій, згідно з вимогами законодавства країни адресата.

Особливості оформлення окремих реквізитів листів до іноземних партнерів:

дата (відправлення) – проставляється у правому верхньому куті під заголовком (дані про автора листа) так, щоб остання цифра закінчувала рядок правого поля листа;

адресат – складається  з найменування організації, посади адресата, його імені та поштової адреси. Розташовується нижче від рядка  з датою;

вступне звертання –  це формула ввічливості. Пишеться з  лівого боку листа під адресою;

основний текст листа  – складається з інформації для  адресата, і є головним реквізитом документа.