Роль и значение информационно-справочных документов в управленческой деятельности

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ 4

Глава 1 РОЛЬ И ЗНАЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 5

1.1.Понятие информационно-справочных документов 5

1.2. Роль информационно-справочных документов в деятельности организации 7

Глава 2 ПЕРЕПИСКА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ЭЛЕКТРОСВЯЗИ 10

2.1.  Правила оформления телеграмм 10

2.2. Оформление телефонограмм 13

2.3. Правила приема и передачи факсимильных сообщений 14

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 15

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 16

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Основой управленческой деятельности организации является информация. Сам процесс управления представляет собой непрерывную деятельность по сбору, обработке и передаче информации. Наиболее часто используемым носителем информации в бизнесе является бумага. Информация, закрепленная на бумаге и снабженная необходимым набором реквизитов (гриф, исходящий номер и др.) становится документом. Документ является материальным объектом информации, содержащим в себе данные, закреплённые созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Осуществление деятельности любого предприятия тем или иным способом связана с получением, составлением, направлением документов. Именно поэтому результативность их управленческой деятельности напрямую зависит от эффективного использования вопросов документирования и организации работы с документами.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями  и нередко служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых  гражданскими, арбитражными и третейскими  судами.

Документооборот в организации носит настолько отработанный характер, чтобы не отвлекать работников от основных производственных целей.

Не имеет значения, как ведется делопроизводство: традиционным способом или при помощи современных электронных средств связи с безбумажным обменом электронными документами – в любом случае работа с документами осуществляется по установленным правилам.

Целью письменной экзаменационной квалификационной работы является исследование роли и значения информационно-справочных документов в управленческой деятельности. Объектом исследования является документация.

 

Глава 1 РОЛЬ И ЗНАЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1. Понятие информационно-справочных документов

 

Процесс принятия секретарем обоснованного управленческого решения всегда включает в себя этапы сбора и аналитической обработки объективной и максимально достоверной информации о фактически сложившейся ситуации в системе управления. Ресурсы для необходимой актуальной информации могут быть самыми разнообразными. Важнейшими источниками такой информации являются справочно-информационные документы, которые, наряду с другими документами, позволяют секретарям делать выводы о текущем положении дел в организации и принимать самые эффективные управленческие решения.

В структуре информационно-справочной документации можно выделить следующие виды материалов:

1. Справочная документация. Это документация, носящая индивидуальный характер, выдаваемая по единоразовому запросу, относящемуся к области обязанностей, касающихся одного работника. Справочная документация может быть внутренней либо внешней в зависимости от своего адресата.

2. Отчетно-справочная документация. Данный вид документации предоставляется своим адресатам с четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) и характеризуется существованием типовых форм, сводных таблиц, итогов. Отчетно-справочная документация может быть внутренней либо внешней в зависимости от своего адресата.

3. Справочно-аналитическая документация. Данные материалы могут выдаваться по разовому, либо периодическим запросам с разных уровней управления. Справочно-аналитическая документация носит обобщающий характер и характеризуется разнообразием запрашиваемых показателей. В зависимости от адресата может быть внутренней или внешней.¹

К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д.

Справка – это вид документа, который содержит описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки содержат в себе информацию о фактах или событиях служебного характера и выдаются гражданам или организациям для подтверждения какого-либо юридического факта. Примерами наиболее часто встречающихся справок могут служить справки о зарплате, о месте работы, о наличии иждивенцев и т.п.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю структурного подразделения либо непосредственно руководителю данной или вышестоящей организации и информирующий адресата о сложившемся положении дел, имевшей место ситуации или о факте выполнения работы, а также может содержать выводы или конструктивные предложения составителя. Докладная записка составляется как по инициативе работника, так и по непосредственному указанию руководителя. Инициативная докладная имеет цель побудить руководителя к принятию определенного решения.

Предложение — документ, представляющий собой разновидность докладной записки, который содержит перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Предложения составляются аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения  не содержит аналитической части, а  только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

Объяснительная  записка – это документ, объясняющие вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Заявление — это группа документов, адресованных должностному лицу и содержащих просьбы работника. Работниками организации заявления составляются, как правило, по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.д.

Акт – это документ, составленный рядом лиц и подтверждающий какой-либо установленный факт, событие или же действие. Чаще всего акты составляются назначенными комиссиями (постоянно действующими или назначаемыми приказом), в некоторых случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами. Примерами актов могут служить акты о списании, акты о порче имущества, акты об уничтожении и прочее.

Телеграмма – документ, передаваемый при помощи каналов телеграфной связи. Телеграмма служит для срочной передачи информации при помощи телеграфа.

1.2. Роль информационно-справочных документов в деятельности организации

 

Информационно-справочная документация носит служебный, вспомогательный характер, по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

В отличие от организационно-правовой и распорядительной документации, информационно-справочные документы не содержат никаких поручений  и не обязывают к строго предписанным действиям. Информация, содержащаяся в  информационно-справочных документах, содержит лишь материалы, способные  инициировать процесс принятия управленческого  решения, либо быть приняты к сведению и использованы впоследствии.

Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному  составу и играют большую роль в информационном обеспечении процесса принятия решений. Для обеспечения наиболее полного информационного обеспечения информация должна носить объективный характер, быть четкой, полной и своевременной.

Информационно-справочный комплекс документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления данной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству.

Особенностью этой группы документов является то, что, как правило, такой вид документации имеет восходящий способ движения по системе управления, то есть от секретаря подразделения до заместителя руководителя организации или непосредственно самому руководителю организации; от подведомственной структуры до вышестоящей организации.

Некоторые разновидности справочно-информационных документов (к примеру, деловая переписка) используются для осуществления информационных связей на одном уровне управления (между сотрудниками подразделений), между не состоящими в соподчинении организациями и должностными лицами.²

Служебная корреспонденция (переписка) – это обобщенное название разнообразных по содержанию документов, выступающих в роли инструмента оперативного обмена информацией как внутри, так и между организациями. Корреспонденция занимает весьма значительное место в системе общего документооборота. Являясь связующим звеном между различными организациями, переписка занимает около 80 % входящей и исходящей документации.

Переписка играет роль своеобразной визитной карточки организации, влияя  на ее имидж и показывая уровень  культуры управленческого труда. В  связи с этим в служебных письмах  особое внимание уделяется вопросам этики и специфике делового стиля  переписки.

Виды деловой переписки  и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная  связь.

Деловая переписка отличается широким видовым разнообразием: от носящих нормативный характер писем и телеграмм государственных учреждений до обращений граждан и типовых заявок. Весьма разнообразна корреспонденция и по своему содержанию: запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии, приглашения и т.д.

При ведении переписки  необходимо учитывать соблюдение следующих требований:

• письма оформляются на специальных бланках (бланках для писем) и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
• письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;
• независимо от содержания тон письма должен быть спокойным, выдержанным, информация должна излагаться официально-деловым языком, аргументировано, точно, полно, ясно, последовательно, кратко;
• содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы (приложения).

Информационный обмен  с помощью переписки следует  использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена информацией (телефонные переговоры, личные встречи и др.). Однако, в современных условиях крайне низкого уровня исполнительской  дисциплины в нашей стране, многие предпочитают именно такой способ общения, поскольку он дает возможность документально  подтвердить, в случае необходимости, те или иные взаимоотношения и действия.

 

Глава 2 ПЕРЕПИСКА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ЭЛЕКТРОСВЯЗИ

 

Одним из видов служебных  писем являются телеграммы, телексы, факсы, телефонограммы. До начала 90-х  годов телеграфная связь являлась практически единственным видом  документальной электросвязи, который  был доступен широкому кругу потребителей в нашей стране.

2.1. Правила оформления телеграмм

 

В настоящее время в  телеграфии имеют место кризисные  явления, которые проявляются в  постоянном снижении спроса на телеграфные  услуги. Основная причина кризиса  заключается в отставании возможностей телеграфной связи от уровня современных  требований к услугам документальной электросвязи. Снижение спроса на услуги телеграфной связи и рост потребностей на современные услуги документальной электросвязи является общемировой  тенденцией. Тем не менее, потребность  в услугах телеграфной связи  сохраняется до настоящего времени  и тем более остро стоит  проблема правильного использования  в организациях данного вида передачи служебных писем.

Телеграммы оформляются  на специальных телеграфных бланках  или на стандартных листах бумаги. Телеграмму печатают в двух экземплярах  на одной стороне листа через  два интервала прописными буквами.

Телеграмма включает следующие  реквизиты:

• служебный заголовок, составляющийся работников связи, передающим телеграмму;
• категория и вид телеграммы (к примеру, прочная, правительственная, международная);
• адрес получателя (почтовый адрес или условный телеграфный адрес);
• текст;
• дата регистрации;
• регистрационный номер;
• подпись.³

В зависимости от того, насколько  быстро необходимо передать информацию, содержащуюся в телеграмме, ее составитель  указывает степень срочности (категорию): «правительственная», «срочная», «внеочередная» и т.д. Категория телеграммы указывается  перед адресатом. 

Если телеграмма с одним текстом отправляется в один город разным адресатам, то реквизит «Адресат» оформляется одним из следующих способов, как указано на (Рис 1).

 

Рисунок 1 Пример адресования телеграммы, направляемой в одни город разным адресатам

 

МОСКВА МИНСВЯЗИ ВЛАСОВОЙ МОСКВА МИНОБРАЗОВАНИЯ ПЕТРОВУ

или

МОСКВА МИНСВЯЗИ ВЛАСОВОЙ КОПИЯ МИНОБРАЗОВАНИЯ ПЕТРОВУ