Система руководства и контроля в ведомственных архивах

 

Простота и  удобство

• Программно-аппаратные компоненты решения не требуют специальной квалификации от сотрудников для работы с ними;
• Интуитивно-понятный русифицированный интерфейс для ПО и техники;
• Обучение сотрудников работе с входящими в состав решения программно-аппаратными средствами;
• Техническое сопровождение программно-аппаратного комплекса решения в течение всего срока действия.

 

Надежность

• Централизованное хранение электронных документов подразделения в надежной архивной системе;
• Хранение электронного архива в виде специального закодированного файла собственного формата, исключающее возможность несанкционированного копирования и использования информации;
• Возможность полного восстановления индексной базы данных в случае ее разрушения;
• Гарантированный срок хранения информации электронного архива в роботизированных накопителях несколько десятков лет;
• В случае хранения электронного архива на архивном накопителе НСМ; — отсутствие необходимости в резервном копировании архивного ресурса, быстрое восстановление данных на сервере после любых сбоев работы оборудования и ПО.

 

Безопасность

• Гарантированная защита как от случайного, так и от умышленного уничтожения документов архива пользователями;
• Регламентация прав доступа к делам, документам, а также к отдельным страницам или их фрагментам;
• Ведение протокола доступа пользователей к документам электронного архива.

 

 

 

 

 

 

 

 

Права и ответственность  ведомственных архивов.

 

Для выполнения основных задач и функций архив организации  имеет право4:

• требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
• контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;
• запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования - необходимые для работы архива сведения;
• участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

Архив совместно с  руководителем организации несет  ответственность за:

• несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
• утрату и несанкционированное уничтожение документов;
• необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;
• нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

 

Нормативно  – правовая основа работы ведомственных  архивов.

 

Сегодня правовой основой  создания архивов организации является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», где говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов5.

В своей работе архив  организации, расположенной на территории Республики Татарстан, руководствуется  Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом  Республики Татарстан от 13.06.1996 «Об  архивном фонде Республики Татарстан и архивах» (с изменениями № 63-ЗРТ от 28.07.2006), распорядительными документами руководителя организации, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Главного архивного управления при Кабинете Министров РТ, научно-методическими разработками Национального архива РТ и др.

«Основные правила работы архивов организаций» являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Для организации работы архива необходимо принять положение об архиве. В положение об архиве включаются следующие разделы6:

1) основные положения;

2) состав документов  архива;

3) задачи и функции  архива;

4) права архива;

5) организация работы  архива.

При необходимости положение  об архиве может дополняться другими разделами.

В своей работе ЭК руководствуется  Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде  Российской Федерации и архивах, распорядительными документами  отраслевого федерального органа управления, приказами руководителя учреждения, нормативно – методическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, курирующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК учреждения7.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Современное состояние  и перспективы развития ведомственных  архивов.

 

За время существования России как самостоятельного государства  произошло несколько полных реорганизаций  структуры федеральных органов, что естественно сказалось на сохранности документов и деятельности архивов организаций.

История создания ведомственных архивов  показывает, что появление их связано  с объективными потребностями общества в сохранении использовании архивных документов до поступления на вечное хранение.

Ведомственные архивы оформились в  три вида: текущие архивы собственно ведомств, текущие архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в  состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды  с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.

Все три названных  типа архивов в той или иной степени в настоящее время  испытывают воздействие нескольких факторов. Первый фактор – это законодательное  регулирование их деятельности. Применительно  к решению задач управления, главным  последствием воздействия этого фактора стало обособление архивных служб отдельных государственных структур (Президента Российской Федерации, силовых ведомств, МИД, Госфильмофонда и др.) в системе организации ведомственных архивов.

Второй фактор – это  организационная перестройка экономической, политической, социальной и интеллектуальной сфер жизнедеятельности российского общества. Он способствовал бурному росту различных видов негосударственных архивов, ограничению полномочий государственной и ведомственных архивных служб в отношении контроля за негосударственными архивами, породил известные трудности в решении вопросов, связанных с судьбами архивных документов негосударственного происхождения.

Третий фактор – изменение  ценностных ориентиров жизнедеятельности  общества, подчас противоречивое, что особенно характерно для переходных периодов, - привел отчасти к снижению общественного статуса ведомственных архивов и одновременно способствовал повышению престижа отдельных подвидов негосударственных архивов.

Четвертый фактор – концептуальная неготовность архивистов к пересмотру сложившихся, имевших давние традиции профессиональных представлений в новых политических и социально-экономических условиях.

Нынешняя ситуация предельно  обострила накапливаемые годами проблемы ведомственного хранения и создала новые: нехватка площадей, перегруженность архивохранилищ, сокращение количества штатных работников.

За последние годы во многих министерствах и ведомствах утрачена подведомственная сеть. В  прежнем виде «отраслевой» подход к  работе с документами невозможен. Но, тем не менее, многие федеральные органы осуществляют общеотраслевую координацию деятельности подведомственных учреждений: разрабатывают перечни документов со сроками хранения, примерные номенклатуры дел, осуществляют проверки обеспечения сохранности документов.

В последнее годы активизировалась деятельность организаций по созданию архивов, упорядочению документов, передаче их на постоянное хранение. Возникают  новые формы хранения архивных документов: депозитарное хранение – хранение документов органами власти и организациями в течение сроков установленных на основании договора с архивными учреждениями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Архивы вооруженных  сил Российской Федерации и их задачи. 

 

Архивы Вооруженных  Сил Российской Федерации (далее - архивы) осуществляют прием, учет, хранение законченных  делопроизводством дел и обеспечение  использования архивных документов.

Систему архивов Вооруженных Сил Российской Федерации составляют:

• Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (далее - ЦАМО) с филиалом;
• Центральный военно-морской архив (далее - ЦВМА);
• архив Ракетных войск стратегического назначения;
• архив военно-медицинских документов Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации;
• архивы округов, группы войск, флотов и флотилий (далее – окружные и флотские архивы).

Архивы являются юридическими лицами, имеют гербовую печать с  действительным наименованием.

ЦАМО подчиняется начальнику Генерального штаба Вооруженных  Сил Российской Федерации. Непосредственное руководство деятельностью ЦАМО осуществляет по решению начальника Генерального штаба Вооруженных  Сил Российской Федерации один из его заместителей через ИАиВМЦ.

ЦАМО пользуется правами  управления Генерального штаба Вооруженных  Сил Российской Федерации и является головным по отношению к архивам  округов.

На архивы Вооруженных  Сил Российской Федерации возлагается:

• прием, учет и хранение архивных документов;
• фондирование принятых в архив дел и документов;
• научно-техническая обработка принятых на хранение документов;
• создание научно-справочного аппарата, обеспечивающего быстрый поиск документов;
• выдача архивных справок, копий и выписок из документов;
• обеспечение работы исследователей;
• изготовление копий документов; высылка архивных дел (документов) во временное или постоянное пользование;
• проведение экспертизы ценности документов, находящихся на хранении в архиве, и уничтожение в установленном порядке документов с истекшими сроками хранения;
• контроль за состоянием, сохранностью и экспертизой ценности документов, за подготовкой и сдачей документов в архивы воинскими частями и учреждениями;
• консультация лиц, ответственных за ведение делопроизводства в воинских частях и учреждениях (по вопросам составления номенклатур, формирования и оформления дел, проведения экспертизы ценности документов, подготовки сдачи документов в архивы);
• подготовка и передача документов на дальнейшее хранение в другие архивы.

Таким образом, Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦАМО РФ) — ведомственный архив Российской Федерации, в котором хранятся документы различных штабов и управлений, объединений и соединений, частей, учреждений и военно – учебных заведений Министерства обороны с 1941 до конца 1980-х гг.8 Подчинён Архивной службе Вооружённых сил Российской Федерации, относится к числу подразделений истории, культуры и воинского воспитания Министерства обороны.

 

Экспертиза  ценности документов в ЦАМО. 

 

Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для дальнейшего  хранения.

Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов  историзма, комплексности и всесторонности путем комплексно применяемых критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Центральная экспертная комиссия Министерства обороны Российской Федерации создается из представителей управлений Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации, главных штабов видов Вооруженных Сил Российской Федерации, штабов родов войск, главных и центральных управлений Министерства обороны Российской Федерации. В состав комиссии на правах ее членов включаются начальники центральных архивов. Центральная экспертная комиссия Министерства обороны Российской Федерации рассматривает и выносит общие рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и снятия с них грифа секретности.

Экспертно – проверочные  комиссии ЦАМО и ЦВМА создаются для  решения общих для отделов (отделений, архивохранилищ) данного архива методических и практических вопросов экспертизы ценности документов, комплектования архива документами, проверки деятельности экспертных комиссий отделов (отделений, архивохранилищ) и снятия грифа секретности с архивных документов. Экспертно – проверочные и экспертные комиссии создаются в основном из сотрудников архивов.

К работе экспертно –  проверочных комиссий центральных  архивов привлекаются представители главных и центральных управлений Министерства обороны Российской Федерации для рассмотрения архивных материалов их структурных подразделений.

Подготовку к экспертизе ценности документов необходимо начинать с изучения истории фондообразователя и фонда, а также состава и содержания документов.

Перед экспертизой ценности документов больших, сложных фондов или групп фондов составляется рабочая  инструкция, в которой определяется особенности работы применительно  к специфике профильных для фонда документов. В инструкции определяются цели, основные задачи, методы и порядок проведения работы, подкрепляемые конкретными примерами.