Система учета архивных документов

Центр информационных технологий Росархива осуществляет не только создание базы данных «Государственный реестр уникальных документов АФ РФ», но и исполнение запросов от физических и юридических лиц.

Сохранение принятых на хранение документов – важнейшая задача архивистов. Конечно, компьютер не может осуществлять обеспылевание и дезинфекцию документов, но роль информационных технологий и в этом направлении работы архивов непрерывно увеличивается.

Информационные технологии в области обеспечения сохранности документов применяются:

- для учета наличия  и состояния документов в автоматизированном  режиме;

- для создания фонда  пользования и страхового фонда  с помощью технологий оцифровывания;

- для электронной регистрации документов.

При обеспечении сохранности документов очень важно своевременно принять меры по картонированию, реставрации, консервации, дезинфекции, поиску отсутствующих дел. Для этого нужна точная и оперативная информация о состоянии и физико-химической сохранности документов по всем фондам архива. С целью собирания такой информации в архиве регулярно проводятся проверки наличия и состояния документов.

Однако собрать воедино и проанализировать многочисленные статистические данные о состоянии документов непросто. Для этого создаются специальные базы данных, в которые вводятся сведения дел. Одна из программ – БД «Обеспечение сохранности документов» - была создана ВНИИДАД в середине 1990-х годов. Подобное программное обеспечение позволяет составить сводный отчет о количестве документов с различными дефектами по архиву в целом, по хранилищам и фондам. Данные служат при планировании работы по обеспечению сохранности.

Таким образом, с 1990-х годов начинается активная автоматизация учета документов. Так, как учет документов – требует точности и достоверности, поэтому логично перевести эту работу на плечи электронно-вычислительных машин.

В развитие системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, достигнуты определенные положительные результаты. Создано и функционирует общеотраслевое программное обеспечение – программные комплексы «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», данные в едином электронном формате аккумулируются в автоматизированном ЦФК Росархива.

 

                                     

 

 

 

                                              ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В заключение надо отметить, что учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет, документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет государственным архивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы государственного архива.

Государственный учет документов заключается в определении их количества в установленных единицах учета и отражении этого количества в учетных документах. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).

Учету документов уделяется  огромное внимание и в законодательстве,  так как без учета документов невозможно предоставление их сохранности. Даже экономический аспект работы архивной отрасли невозможен без учета. Ведь если не знать, сколько документов в архиве, то нельзя определить, сколько сотрудников нужно для их сохранения и обработки, и какой фонд заработной платы для этого необходим. Точно так же без централизованного учета невозможно рассчитать финансирования архивной отрасли в целом.

Немалая роль принадлежит проверке наличия и состояния документов, она устанавливает фактическое присутствие дел, числящихся по описям, и выявление дел, требующих профилактической обработки и реставрации.

О важности учета свидетельствует и то, что с 1990-х годов начинается активная автоматизация учета документов. Так, как учет документов – требует точности и достоверности, поэтому логично перевести эту работу на плечи электронно-вычислительных машин.

В развитие системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, достигнуты определенные положительные результаты. Создано и функционирует общеотраслевое программное обеспечение – программные комплексы «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», данные в едином электронном формате аккумулируются в автоматизированном ЦФК Росархива. Ввод данных осуществляют 12 федеральных архивов, 96 архивных субъектов РФ, 325 муниципальных архивов и 54 субъекта РФ. БД «Фондовый каталог» ведется в 18 субъектах РФ. Темпы ввода информации архивами ежегодно увеличиваются. Сведения о динамике роста объемов БД «Архивный фонд», о динамике внедрения, об объемах данных по архивам, об объемах данных по отрасли, о ведении ПК «Архивный фонд» приведены в справке о развитии системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах. Общий объем накопленных данных составляет 229,2 тысяч описаний фондов.21 Значительный объем введенных сведений делает актуальным вопрос об организации использования автоматизированного ЦФК Росархива. Отделом организации НИР и внедрения автоматизированных архивных технологий ведется постоянная работа по приему и учету присылаемых данных, их проверке и корректированию, по восстановлению запорченных в архивах массивов, по совершенствованию программного обеспечения. Процесс развития системы автоматизированного государственного учета документов АФ РФ, хранящийся в государственных и муниципальных архивах. На мой взгляд, развитие системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, имеются недостатки. Не все архивы, ведущие БД «Архивный фонд», регулярно и в срок присылают массивы данных. При передаче массивов введенных данных нередко встречаются элементарные ошибки из-за низкой квалификации сотрудников и небрежности при подготовке данных к передаче. Как правило, не полностью соблюдаются требования Временного порядка ведения автоматизированного государственного учета об обязательном заполнении определенного набора показателей в БД «Архивный фонд», Работа по ведению БД «Архивный фонд» не находит адекватного отражения в планово-отчетной документации архивных учреждений. Архивные учреждения, за редким исключением, не соблюдают требований по представлению в Росархив сведений по имеющейся компьютерной технике, что затрудняет контроль и анализ развития системы автоматизированного государственного учета. Основным фактором, тормозящим развитие системы автоматизированного централизованного государственного учета, является недостаточная обеспеченность архивных учреждений компьютерной техникой.                    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

                                      Источники.

1. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 27.10.2004 г. / Российская газета.-2004.-№125.

2. Регламент государственного учета документов архивного фонда РФ. Одобрен коллегией Федеральной архивной службы России. Протокол №17 от 29.05.1996.

3. Регламент государственного учета документов АФ РФ от 8 июля 1997 года. Режим доступа: www.garant.ru. /reglament/afrf/index.php?a=vconf&c=getForm&r=thesisDesc&CounterThesis=1&id thesis=749.

4. Регламент государственного реестра уникальных документов АФ РФ. Утвержден приказом Росархива №75 от 09.10.2001 / Отечественные архивы. Протокол №2 от 27.10.2000. П.1.5.

5. Решение коллегии ФАС России от 27.03.2002 г. О развитии системы автоматизированного государственного учета документов хранящихся в государственных и муниципальных архивах. [электронный ресурс] (сайт «Архивы России».- Режим доступа: http://rusarcives.ru/news/spr_kollegia/fas #w).

6. Справка о развитии системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся  в государственных и муниципальных архивах. [электронный ресурс] (сайт «Архивы России». – Режим доступа:http://rusarcives.ru/news/spr_sacgud/shtml #w).

 

                                    Литература.

1. Алексеева Е.В. Учет архивных документов – основа обеспечения их сохранности / Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. // Делопроизводство. – 2004.- №3.-С.89-91.

2. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве. Учет документов в архиве организации / Е.В.Алексеева, Л.П. Афанасьева., Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Секретарское дело.-2001.-№1.-С.56-62.

3. Афанасьева Л.П. Применение автоматизированных технологий в области учета и обеспечения сохранности документов в архиве /Л.П. Афанасьева // Делопроизводство.-2005.- №1.-С.76-85.

4. Банасюкевич В.Д., Устинов  В.А. Актуальные научные проблемы  обеспечения сохранности архивных  документов./В.Д. Банасюкевич, В.А. Устинов // Отечественные архивы.-2000.-№1.-С.10-17.

5. Дерусова Е.В. О внедрении  автоматизированной архивной технологии  в РГАЭ/Е.В. Дерусова // Отечественные архивы.1994.№2.С.104-106.

6. Основные направления архивного дела в РФ на 2003 г. // Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба России.-2003.-№38-39.-С.51

7. Попова Е.П. Проверка  наличия и состояния документов/Е.П. Попова//Делопроизводство.-2005.-№1.-С.26-34.

8. Попова Е.П. Что нужно  знать для проведения проверки  наличия и состояния документов/ Е.П. Попова // Секретарское дело.-2004.-№3.-С.67-72.

 

 

                                                                    

 

 

 

 

 

1 Алексеева Е.В. Учет архивных документов – основа обеспечения их сохранности / Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. // Делопроизводство. – 2004.- №3.-С.89-91.

 

2 Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации (с изменениями)

 

2

 

 

4 Алексеева Е.В. Архивоведение.-М.: Академия,  2007.- 270 с.

5 Булюлина Е.В. Актуальные проблемы  архивоведения.- Волгоград, 2008.- 92 с.

6 Вовкотруб О.В. Архивоведение.- Пенза,2005.- 118 с.

7 Малышева С.Ю. Основы архивоведения.- Казань: “Хэтер”, 2002.  240 с.

8 Тельчаров А.Д. Архивоведение.- М.: Приор-издат, 2004.-160 с.

9 Чмыхало А. Ю. Архивное дело.-Томск,2004. – 136 с.

10 Регламент государственного учета документов  Архивного Фонда Российской Федерации от 8 июля 1997 г. Режим доступа http://www.rusarchives.ru

 

12

12

 

13

 

14

 

15 Дерусова Е.В. О внедрении автоматизированной архивной технологии в РГАЭ// Отечественные архивы.-1994.-№2.-С.104-106

.

16 Справка о развитии системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся  в государственных и муниципальных архивах. (сайт «Архивы России» http://rusarcives.ru/news/spr_sacgud/shtml #w).

 

17 Афанасьева Л.П. Применение автоматизированных технологий в области учета и обеспечения сохранности документов в архиве.// Делопроизводство. -2005.- №1.-C.76-85

.

18 Справка о развитии системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах. (сайт «Архивы России» http://rusarcives.ru/news/spr_sacgud/shtml #w).

 

 

19 Основные направления архивного дела в РФ на 2003 г. // Информационный бюллетень Федеральной архивной службы. 2003. № 38-39.С.51

 

 

20 Регламент государственного реестра уникальных документов АФ РФ. Утвержден приказом Росархива №75 от 09.10.2001 / Отечественные архивы. Протокол №2 от 27.10.2000. П.1.5.

 

 

21 Решение коллегии ФАС России от 27.03.2002 г. О развитии системы автоматизированного государственного учета документов хранящихся в государственных и муниципальных архивах. [электронный ресурс] (сайт «Архивы России». – Режим доступа:http://rusarcives.ru/news/spr_sacgud/shtml #w).