Совершенствование систем работы с входящей документацией в организации

По мере исполнения соответствующие документы могут выводиться из оперативной информационной базы и храниться в архивной банке документов. Остаются только акты, имеющие нормативно-правовой характер.

В целом, современные системы автоматизации  делопроизводственной деятельности в  той или иной мере обеспечивают:

- Регистрацию  всей поступающей корреспонденции  (включая письма и обращения  граждан);

- Регистрацию  всей исходящей корреспонденции  и внутренних документов организации;

- Ввод  резолюции, отчетов об исполнении, согласование (визирование) документов;

- Списание  документов в дело в соответствии  с принятой в организации номенклатуры  дел;

- Контроль  своевременного исполнения поручений,  обращений граждан, организаций,  а также резолюций и указаний  руководства; проверку правильности  и своевременности исполнения документов;

- Поиск  документов и получение статистических  отчетов по документообороту  организации.

1.3. Автоматизированные  рабочие места

Согласно Государственной  системе документационного обеспечения  управления, автоматизация работы с  документами осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.

Типовое АРМ  состоит из компьютера, подключенного  к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.

Для объединения  компьютеров в единый комплекс используются различные линии связи: кабельные (связь по кабелю типа телевизионного), волоконно-оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация передается световыми импульсами) и телефонные (связь по телефонному кабелю).

Каждое автоматизированное рабочее место, а также организация  сетей разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов) предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.

К современным  техническим средствам автоматизации  информационно-управленческой деятельности относятся:

1) персональные  компьютеры, объединенные в сети;

2) электронные  пишущие машинки;

3) текстообрабатывающие системы;

4) копировальные  машины;

5) коммуникационные  средства, телефонная техника;

6) средства для  автоматизации ввода архивных  документов и 
поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);

7) средства для  обмена информацией - электронная  почта;

8) видеоинформационные  системы;

9) локальные  компьютерные сети;

10) интегрированные  сети учреждений.

К автоматизированному  рабочему месту руководителя предъявляются  следующие требования: наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных средств, регулирующих организационную и административную деятельность; обеспечение оперативной связи с другими источниками; обеспечение возможности накопления в памяти документов и решений.

Основные требования к АРМ подготовки проекта документа  состоят в следующем: возможности  доступа к банку текстовых  заготовок и автоматизированной информационно-поисковой системы; возможности работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможности ведения диалога с дополнительными источниками информации; наличии технических средств для печати документов.

1.4 Электронные офисные системы

Офисная система - это программная среда, ориентированная  на совместное, скоординированное использование  электронных методов обработки, хранения и передачи информации.

Круг задач  электронной офисной системы:

автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;

организация одновременного доступа к документам различных  пользователей;

осуществление эффективного поиска информации;

обеспечение высокой  скорости и необходимого качества подготовки документов.

Офисные системы  должны обеспечить эффективное выполнение следующих функций:

- ввод, подготовка  и редактирование документов;

- регистрация  документов;

- совместная  работа над документами;

- контроль исполнения  документов;

- создание баз  данных (хранение документов);

- прием и пересылка документов;

- систематизация  документов, формирование дел;

- подготовка  к хранению и архивное хранение  дел.

Рассмотрим несколько  характерных офисных систем.