Современные технические средства обработки документов

Распределение документов.

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе  о распределении обязанностей между  руководством, где закрепляются направления  деятельности за каждым должностным  лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации  производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с  функциями и компетенцией должностных  лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения  обязанностей.

Регистрация документов.

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки  о поступлении. Она включает учетный  порядковый номер документа и  дату поступления (при необходимости  часы и минуты). Отметка проставляется  в правом нижнем углу первого листа  документа. Она может проставляться  в виде штампа от руки или электрическим  штемпелевателем. Факсимильное изображение  документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в  регистрационную форму, установленную  в организации (журнал, карточка, электронная  карточка).

Рассмотрение руководством.

Рассмотрение документа  руководством состоит в том, что  соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в  регистрационную форму.

Передача на исполнение.

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться  в срок, поэтому входящие документы  обязательно передаются исполнителю  в день его получения и регистрации  или в первый рабочий день при  поступлении документов в нерабочее  время.

Если документ требует  немедленного исполнения, он может  быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным  исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают  ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный  исполнитель.

Таким образом, основными  задачами обработки входящих документов являются:

• проверка правильности доставки документов;
• проверка целостности вложений и физического состояния     полученных документов;
• фиксация факта получения документов;
• подготовка их к исполнению;
• передача документов исполнителям.

Обработка исходящих  документов.

Исходящие документы — это документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.

Обработка исходящих документов включает:

• составление чернового документа;
• подготовку проекта документа;
• его согласование (визирование);
• удостоверение документа;
• отправку документа.

За подготовку проекта  исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.

В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его  согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых  удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа  утверждения, печати). Документ может  передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми  материалами, на основании которых  он готовился. Если к проекту документа  приложены замечания должностного лица (лиц), визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.

Руководитель, ознакомившись  с проектом документа, может сразу  удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда  исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь  собирает визы согласования. Возврат  проекта может повторяться, и  каждый раз исполнитель должен повторять  всю процедуру подготовки проекта  документа от начала до конца.

Каждый работник службы ДОУ  должен знать» что исполнитель приносит проект документа, полностью оформленный: напечатанный на соответствующем бланке, со всеми визами.

Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих  документов являются:

• проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;
• проверка наличия удостоверяющих реквизитов;
• проставление исходящего регистрационного индекса;
• обработка документа для отправки.

Обработка отправляемой корреспонденции  включает:

• сортировку;
• вложение в конверты;
• адресование;
• сдачу в отделение связи.

Принимая документы для  отправки, обязательно нужно проверить:

• правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);
• наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
• правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

Документы, направляемые в  один адрес, могут быть вложены в  один конверт.

На заказную корреспонденцию  в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой  проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.

Документы на машинных носителях  принимаются только при наличии  сопроводительного письма.

Все документы, исходящие  из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или  не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Обработка внутренних документов.

К внутренним документам относятся  докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих  документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его  согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе  исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

Внутренние документы  имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью  документов:

• проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;
• протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

Передача документов входящих, исходящих и внутренних может  осуществляться:

• фельдъегерской или курьерской связью;
• секретарями;
• с помощью технических средств.

Структурные подразделения  некоторых организаций могут  находиться в разных зданиях или  районах города. В таких случаях  рекомендуется организация доставки документов курьерами.

В пределах структурного подразделения  наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию  из службы ДОУ, возвращать исходящие  документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

К таким документам могут  быть отнесены акты, протоколы, в постановляющей части которых не содержится распоряжений.

   На этапах подготовки  и оформления работа с внутренними  документами организуется так  же, как с исходящей документацией:  составляется проект документа,  проводится его согласование  с соответствующими должностными  лицами данной организации. Если  появляются замечания, проект  документа дорабатывается, затем  подписывается руководителем и  регистрируется. После регистрации  технология работы с внутренним  документом аналогична работе  с входящим документом: его передают  на исполнение соответствующему  должностному лицу, о чем делается  запись в регистрационной форме.  После исполнения документ подшивается  в дело. В случае, когда исполнение  поручается нескольким специалистам, делается необходимое количество  копий документа. Исполнение зарегистрированных  внутренних документов контролируется  службой документационного обеспечения  управления. Особенно это касается  распорядительных документов.

Ряд внутренних документов не требует исполнения.

Такие документы после  их регистрации сразу должны быть помещены в соответствующие дела для использования в информационно - справочной работе.

Движение внутренних документов, как правило, не имеет этапа отправки. Однако есть исключения. Организации  могут направлять внутренние (например, распорядительные) документы в свои территориально разобщенные структурные  подразделения. В этом случае отправка должна осуществляться с учетом правил отправки исходящих документов.

Информационно-документационное обслуживание выступает главной  обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных  профессиональных знаний.

2.2 Архивная обработка  документов.

Архивная обработка документов представляет собой комплекс архивных мероприятий, направленных на упорядочение и систематизацию управленческих документов постоянного, временного и долговременного  хранения, включая дела по личному  составу (личные дела, личные карточки, лицевые счета по зарплате, приказы по личному составу) с составлением учетных документов (опись дел).

             Выгода от архивной обработки  документов:

-Дальнейшее хранение  документов соответствует требованиям  законодательства;

-Обеспечение сохранности  персональных данных, все дела  учтены в описи;

-Экономия занимаемого  документами места;

-Экономия времени на  поиск необходимого документа  при выдачи справок социального характера;

-Документы подготовлены  к передаче на государственное  хранение;

-По результатам архивной  обработки документов, можно составить  акт о выделении документов  на уничтожение с истекшими  сроками хранения.

Для чего необходимо проводить  архивную обработку документов:

-Обеспечение сохранности  и учета особо ценных документов;

-Подготовка дел к передаче  на государственное и ведомственное  хранение;

-Экспертиза и восстановление  утраченных документов;

-Без предварительной  обработки документов, законодательно  запрещается уничтожать документы  с истекшими сроками хранения;

Архивация документов.

Архивация документов – процедура, закрепляемая на законодательном уровне. Согласно законам и нормативным актам РФ, документы хранятся в архиве организации независимо от формы ее собственности. Только грамотная архивная обработка документов способна обеспечить правильное хранение в собственных архивах организации и для последующей передачи в Государственный архив РФ.³

Среди таких документов, подлежащих непременной архивной обработке, штатные расписания, годовая бухгалтерская  отчетность, документы по личному  составу. Эти документы необходимы для составления справок социально-правового  характера (стаж, пенсия, квалификация и др.).

Важно помнить, что руководители организаций несут ответственность  за несоблюдение сохранности документов и нарушение порядка архивной обработки. Именно архивация документов призвана решить целый ряд проблем, связанных с управлением архива.

Как уже упоминалось ранее, все работы по обработке документов для последующего архивного хранения выполняются в соответствии с  законодательством РФ. В комплекс мероприятий по архивации документов входят:

• аудит состояния архивного и документального фондов предприятия: определение количества архивных фондов, состава документов, схемы систематизации дел, уровня систематизации дел, уровня оформления дел, наличия внутренних организационных документов по делопроизводству и архивному делу и др.
• проведение экспертизы научной, исторической и практической ценности: проводится распределение документов по нескольким группам: 1) документы, имеющие научную или практическую ценность и требующие архивной обработки; к ним относятся документы постоянного, долговременного (более 10 лет) срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет включительно), а также документы по личному составу; 2) документы, не имеющие научную или практическую ценность и подлежащие уничтожению.
• формирование дел документов по личному составу, а также постоянного, временного и долговременного сроков хранения: распределение документов по делам в соответствии с выбранной схемой систематизации.
• оформление дел в соответствии с законом: возможно полное оформление дел, включающее в себя подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, составление внутренней описи документов дела, оформление обложки дела; для документов временного срока хранения (до 10 лет) возможно частичное оформление для дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
• составление описей дел и исторической справки к архивному фонду: изучение истории фонда, разработка схемы систематизации единиц хранения в фонде, формирование описей.
• переплетные и реставрационные работы: выполнение переплетных работ.
• подготовка дел к уничтожению дел: выполняется по результатам экспертизы ценности документов с последующим составлением акта на уничтожение.
• передача документов на государственное хранение.
• разработка номенклатуры дел: проводится в соответствии с типовыми и примерными номенклатурами с учетом специфики организации.