Современные технотронные способы документирования

Наиболее важной для практического пользователя характеристикой программы этого класса можно считать область профессиональной деятельности, для которой программный продукт удобен в применении. Инструментальные средства подготовки текстовых документов используются для набора текстов программ, документов различной степени сложности, научных статей, книг и т.д. Ограничивающим фактором может быть квалификация пользователя.

Наиболее актуальным при описании процесса редактирования является понятие интерфейса пользователя, к которому, в первую очередь, относятся язык общения с текстовым процессором, а также устройства ввода-вывода (для ПК это клавиатура, манипулятор мышь, экран дисплея и принтер). Современные системы подготовки текстовых документов обладают, в большинстве своем, дружественным пользовательским интерфейсом. Однако разработчики программ обработки текстов учитывают тот факт, что у каждого пользователя свой стиль работы над документом (что удобно для одной группы пользователей, для другой является помехой). Поэтому наиболее привлекательными для разработчика документа выглядят те программные среды, в которых можно подстроить интерфейс под свои вкусы и потребности.

С точки зрения удобства для пользователя одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие твердой копии образу документа на экране. Такая характеристика по-английски называется WYSIWYG (What You See Is What You Get -что Вы видите, то и получите). Не последнюю роль при выборе текстового процессора играют объем занимаемой памяти (особенно при его использовании в составе систем автоматизированного проектирования) и цена.

Существующие в настоящее время компьютерные системы подготовки текстовых документов (СПТД) можно классифицировать по объему функциональных возможностей или по назначению для применения.

Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он в основном для подготовки текстов, которые в конечном итоге потребляются программами, поскольку текст программы не требует форматирования, т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п. Программный текст исторически первым стал обрабатываться с помощью компьютера. Набор операций текстовых редакторов определяют особенности построчной записи текстов на языках программирования, хотя этот набор и весьма широк.

Результатом работы экранного редактора является файл, в котором все знаки являются знаками кода ASCII (читается: аски) и не содержат знаки, интерпретация которых специфична для данного экранного редактора. Такие файлы называются ASCII-файлами.

Различаясь способами управления и набором сервисных возможностей, текстовые редакторы в том или ином виде позволяют:

набирать текст на экране, используя до 200 символов;

исправлять ошибочные символы в режиме замены;

вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах строки, не переводя неизменившуюся часть строки, а сдвигая ее влево/вправо целиком в режиме вставки;

удалять одну или несколько строк, размножать их или перемещать в другое место текста;

раздвигать строки существующего текста, чтобы вставить туда новый фрагмент;

вставлять группы строк из других текстов;

обнаруживать все вхождения определенной группы символов (контекста);

заменять один контекст другим, возможно, разной длины;

сохранять набранный текст для последующих коррекций;

печатать текст на разных типах принтеров стандартными программами печати одним шрифтом в пределах документа.

Среди систем подготовки текстов на естественных языках можно выделить три больших класса, но с достаточно размытыми границами: форматеры, текстовые процессоры и настольные издательства. Исходя из внутримашинной структуры подготавливаемого документа можно было бы предложить следующий подход к классификации систем подготовки текстов.

Форматер — система подготовки текстов, которая не использует для внутреннего представления текста никаких кодов, кроме стандартных: конец строки, перевод каретки, конец страницы. Текстовый процессор — система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает собственно текст специальными кодами — разметкой. В основном экранные редакторы и текстовые процессоры различаются по назначению: первые создают ASCII-файлы, которые используются затем компиляторами или форматерами, вторые — предназначены для подготовки текстов для последующей печати на бумаге, форма представления текста имеет большое значение.

 

1.3 Типы и виды документов

Любая сфера человеческой деятельности, так или иначе, связана с документированной информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

а) документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе;

б) документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания - один из главных отличительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может;

в) информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе, становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника);

г) как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Значение или смысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования информации. Фиксированное сообщение имеет знаковую форму потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями. Знаковость - обязательное свойство любого документного сообщения;

Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" определяет понятие документ (документированная информация), как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Данное понятие чаще всего используется в настоящее время.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

· по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

· по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

· по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

· по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

· по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

· по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

· по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Рассмотрим виды документов более подробно:

1. Организационно-правовые документы (ОД) являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Такие документы содержат правила, нормы, положения, определяют статус организации её компетенцию, структуру, штатную численность, должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, её подразделений и работников, их права обязанности и другие аспекты. Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например общим собранием акционеров, советом директоров и др.)

С точки зрения срока действия ОД относятся к бессрочным они действуют впредь до их отмены или утверждения новых (исключением является штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в ОД могут вноситься изменения, для чего руководитель издаёт распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые ОД. Порядок внесения изменений и их пересмотра зависит от вида ОД.

Текст большинства ОД состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделённых на пункты и подпункты, нумеруемыми арабскими цифрами. В процессе подготовки ОД обязательно проходят процедуру визирования и согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой, заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

К ОД относятся: устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном) органе организации, регламент , штатное расписание, инструкция, должностная инструкция.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

2. Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

· правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

· правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

· правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

· необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

· необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

· документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

· документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

3. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.