Создание и внедрение единой государственной системы делопроизводства

С общенаучными тесно  связаны специальные методы. Однако область их применения гораздо уже  и ограничена, как правило, одной  или несколькими, тесно связанными между собой науками. К специальным  методам в документоведении относятся:

- методы унификации  и стандартизации документов;

- метод формулярного  анализа; 

- метод однократности  в документировании и делопроизводственных  операциях.

1.1 Документоведение в 1960-1970-е гг.

Изучение документоведческих проблем  в учебных курсах стимулировало научные разработки в этой области. Переломными стали 1960-е годы, когда документоведение становится самостоятельной научной дисциплиной. В 1969 г. оно было внесено в номенклатуру специальностей научных работников.

Внимание к теоретическим проблемам документоведения особенно усилилось в связи с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), а также в процессе создания информационной базы автоматизированной системы управления (АСУ). Для этих целей в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Именно в те годы появились первые специальные теоретические работы, посвящённые выяснению объекта документоведения и его задач.

Начиная с 1960-х годов, в нашей стране определились два основных центра, активно и эффективно ведущих научные исследования в области документоведения – это МГИАИ, где в 1964 г. был создан факультет государственного делопроизводства, и ВНИИДАД.

Не последнюю роль в интенсификации научных документоведческих исследований сыграл своеобразный “взрыв документальной активности общества” в 1960-е – 1970-е годы. Число копий документов во всём мире перевалило тогда за 1 трлн. в год, а в центральных ведомствах СССР годовой документооборот (с учётом размножения) вышел за пределы 1 млн. штук. К тому времени обнаружилось, что сугубо делопроизводственный подход в организации и проведении документоведческих исследований во многом себя исчерпал, вследствие своей ограниченности. В рамках этого подхода изучались преимущественно документы текущего делопроизводства, равно как и процессы, происходившие с уже составленными документами.

Между тем начавшееся в середине 20 столетия бурное развитие наук об информации способствовало утверждению совсем иного взгляда на документацию. Она стала рассматриваться как единая информационная система, способствующая достижению тех или иных управленческих целей и задач. При этом само понятие управления значительно расширилось и стало представляться как упорядоченное воздействие на какие-либо объекты. Системный подход в документоведении позволил комплексно исследовать каждый документ или вид документов, существенно расширил их количественные и качественные характеристики. Таким образом, рубеж 1960-х – 1970-х годов явился своеобразным поворотным моментом в развитии документоведения.

Начало системного подхода в  документоведческих исследованиях  во многом было связано с появлением фундаментальных работ Г.Г. Воробьёва, прежде всего его книги “Документ: информационный анализ” (М., 1973). В дальнейшем в рамках этого подхода появились многочисленные публикации В.Д. Банасюкевича, Б.С. Илизарова, М.П. Илюшенко, В.И. Кокорева, Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина, В.М. Магидова, К.И. Рудельсон, Е.А. Степанова, В.Ф. Янковой и других авторов. Итог научным исследованиям в области документоведения 1960-х – первой половины 1980-х гг. был подведён в докторской диссертации А.Н. Соковой (1986).

1.2 Разработка литературы по вопросам ЕГСД

В 1963 г. ГАУ изданы "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР", которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности. На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. "Материалов к Единой государственной системе делопроизводства". В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. "Основные положения ЕГСД" одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата. Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение.

Наличие специфики состава и  содержания документов личных фондов ученых диктовало необходимость дальнейшего обобщения опыта по научному описанию этих документов. В 1960 г. вышло в свет методическое пособиеhttp://www.arran.ru/index.php?page=publications/kiselev/a2&ARFOND=50a69d585021b706af8e47748aebd2e9 - _edn14#_edn14, подготовленное сотрудниками Архива Академии наук, в котором освещена методика описания документов фондов ученых.

Пособие способствовало созданию научных описей и других архивных справочников, раскрывающих состав и содержание фондов ученых и ориентирующих, прежде всего, на использование документов в научных и практических целях. В нем впервые были отражены этапы научного описания документов личных фондов ученых: фондирование, экспертиза ценности, классификация документов по основным разделам и внутри разделов, формирование единиц хранения и их описание, составление справочного аппарата к описи и другие. Общая схема классификации, предложенная в пособии, была разработана с учетом опыта других хранилищ страны по научному описанию фондов личного происхождения и включала следующие разделы: 1) научные и другие работы фондообразователя и рабочие документы к ним; 2) биографические и бытовые документальные материалы; 3) документы по научно-организационной и общественной деятельности; 4) переписка с отдельными лицами; 5) иллюстративные материалы; 6) документы других лиц; 7) документы о фондообразователе.

В пособии выделены особенности классификации документов внутри указанных разделов. В частности, отмечалось, что научные труды ученого не делятся по жанрам, их нельзя распределить по форме (статьи, монографии, доклады и т.д.). Методика описания впервые представлена по каждой группе документов с учетом их состава, содержания и специфических особенностей. Так, при систематизации научных трудов фондообразователя предлагается учитывать специализацию ученого в одной или нескольких отраслях научных знаний.

Важным, по нашему мнению, является отражение  в пособии наряду с описями и других справочников, составляемых в Архиве Академии наук. В первую очередь, это именной и предметно-тематический каталоги, в которые включались карточки, составленные в процессе научного описания фонда ученого. Другим элементом научно-справочного аппарата к фонду ученого предложено обозрение – краткая аннотация содержания документов фонда, предназначенная для включения в очередной том путеводителя Архива.

Таким образом, пособие определило основные этапы и методику научного описания личного фонда ученого, схему классификации документов, состав научно-справочного аппарата к фонду: описи, именной и предметно-тематический каталоги, а также присущий только Архиву Академии наук элемент НСА – обозрение.

Несмотря на важное практическое значение пособия, оно не лишено отдельных недостатков. Так, в нем не были отражены специфические особенности таких документов фондов ученых, как картографические и научно-технические материалы. Недостаточно полно классифицированы иллюстративные документы, документы других лиц, переписка, биографические документы. В пособии остались нерешенными и вопросы аннотирования наиболее ценных по содержанию документов (научных работ, подготовительных документов, научной переписки).

В связи с наличием в Архиве Академии наук такого только присущего ему элемента научно-справочного аппарата к фондам как обозрение, в 1965 г. Методической комиссией Архива утверждена «Инструкция по составлению обозрений».http://www.arran.ru/index.php?page=publications/kiselev/a2&ARFOND=50a69d585021b706af8e47748aebd2e9 - _edn15#_edn15 Инструкция определяла методику подготовки и состав элементов обозрения к документам фонда: название обозрения; учетно-справочные данные о фонде; биографическая справка о фондообразователе; аннотация документальных материалов; сведения по истории фонда; библиография. Несмотря на практическую ценность «Инструкции…» одним из ее недостатков было отражение в ней методики подготовки обозрений только к личным фондам ученых, тогда как в отдельные тома путеводителя включались обозрения фондов учреждений и организаций Академии наук.

В 60-е годы прошлого столетия в стране были заложены принципы построения единой системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов. Основные направления практической работы по созданию и совершенствованию входящих в систему элементов научно-справочного аппарата были сформулированы в «Методическом письме ГАУ при СМ СССР». Оно закрепило состав научно-справочного аппарата архивов, выделив как основные, так и вспомогательные справочники, содержало предложения о всестороннем анализе состояния НСА, позволяющем выделить приоритетные направления по созданию и совершенствованию его элементов.

В 1967 г. Главным архивным управлением  при СМ СССР был разработан «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения материалов».

Отличительной особенностью вышеуказанного документа является выделение номенклатур  дел институтов, учреждений и организаций  Академии наук, тогда как в «Пособии…» 1960 г. предлагалась единая номенклатура дел и других документальных материалов, находящихся в делопроизводстве всех учреждений Академии наук СССР. Детализированы, расширены и конкретизированы типовые заголовки дел для институтов и других учреждений, а их количество возросло с 149 до 266. Этому способствовало широкое использование статей «Перечня…» 1969 г.

Введение типовых номенклатур  дел для различных учреждений и организаций Академии наук способствовало созданию более качественных описей и унификации заголовков дел.

Таким образом, в первой части курсовой работы мы рассмотрели понятие Документоведение, как дисциплину об обществе. Почему об обществе? Появление тех или иных документов, не говоря уже о системах документации, непосредственно связано с эволюцией общества, с определёнными её этапами.

Документоведение очень  тесно связано с такими науками  как исторической, экономической, архивоведением, книговедением, правоведением.

Документоведение испытывает также влияние таких прикладных дисциплин как социология управления, психология управления и делового общения, социальная информатика, документалистике, вычислительная техника, программирование, информационная безопасность и защита информации и др.

Ряд авторов и исследователей по-разному рассматривают непосредственную связь между документоведением и той или иной науки, но неизменным остается факт, что объектом документоведения является документ в его развитии.

Изучение документоведческих проблем в учебных курсах стимулировало  научные разработки в этой области.

Внимание к теоретическим  проблемам документоведения особенно усилилось в связи с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), а также в процессе создания информационной базы автоматизированной системы управления (АСУ).

Как уже упоминалось  ранее, сугубо делопроизводственный подход в организации и проведении документоведческих исследований во многом себя исчерпал, вследствие своей ограниченности. В рамках этого подхода изучались преимущественно документы текущего делопроизводства, равно как и процессы, происходившие с уже составленными документами.

Итак, начало системного подхода в документоведческих исследованиях во многом было связано с появлением фундаментальных работ Г.Г. Воробьёва, прежде всего его книги “Документ: информационный анализ” (М., 1973). В дальнейшем в рамках этого подхода появились многочисленные публикации В.Д. Банасюкевича, Б.С. Илизарова, М.П. Илюшенко, В.И. Кокорева, Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина, В.М. Магидова, К.И. Рудельсон, Е.А. Степанова, В.Ф. Янковой и других авторов. Итог научным исследованиям в области документоведения 1960-х – первой половины 1980-х гг. был подведён в докторской диссертации А.Н. Соковой (1986).

Также значительную роль сыграли в делопроизводстве 1960-1970-х  гг. появления в свет таких изданий  как, «Пособие по технической обработке фондов ученых в Архиве Академии наук СССР». – М.-Л., 1960. – 94 с.